Hogyan lehet megállítani a munkahelyi dolgok elfelejtését

Képzeld el ezt: hétfő reggel van. Feljegyezted az aznapi összes feladatodat, és izgatottan várod, hogy elérd a céljaidat. De délre elfelejtetted a felét, amit meg kellett volna tenned, és emiatt frusztráltnak érzed magad.

Ez egy olyan forgatókönyv, amelyet mindannyian túl jól ismerünk. Munkavállalása gyakran azt jelenti, hogy rengeteg feladatot kell elvégezni egy nap alatt. És megpróbálni emlékezni ezekre a feladatokra önmagában is munka lehet.

Ha hajlamos megfeledkezni a munkahelyéről, ezen változtathat. Ez a cikk hasznos tippeket ad, amelyek segítenek abban, hogy ne felejtsen el dolgokat a munkahelyén, így a nap végére sikeresebbnek érezheti magát. Így maradhat naprakész a tennivalókkal kapcsolatban:

1. Ellenőrző listák használata

Hozzon létre ellenőrzőlistákat az ismétlődő és az egyszeri feladatokhoz. Az ismétlődő feladatokhoz használjon olyan alkalmazást, amely lehetővé teszi az elemek bejelölését és a bejelölések eltávolítását, hogy elkerülje a lista minden alkalommal történő létrehozását.

Egyszeri feladatokhoz hozzon létre egy kézzel írott listát, és tartsa jól látható és könnyen elérhető helyen az íróasztalán. Próbáljon meg egy jegyzettömböt használni, és dobjon ki minden olyan oldalt, amelyen jegyzeteket készített.

2. Hozzon létre egy teendőlistát a következő napra

A teendők listája nem újdonság, de a játékváltó a munkanapja előtti napon készíti el a feladatlistát. Este, amikor kipihent állapotban vagy, gondold át, mit kell teljesítened másnap, és jegyezd le.

Bónusztipp: készíts egy „nagy ötös” listát a következő napi öt legfontosabb célodról vagy feladatodról. E feladatokat jelölje ki vagy válassza el a lista többi részétől, mivel ezek azok a tételek, amelyeket prioritásként kezel. Még akkor is tudni fogja, ha valami közbejön, nem szabad hagyni, hogy ez zavarja a listán szereplő feladatokat.

3. Erősítse meg a Teendők listáját

Mielőtt elkezdené a munkát, nézze át az előző este összeállított listát, hogy felfrissítse a fejét, mivel foglalkozik majd a nap folyamán.

És ha a nap folyamán több feladat kerül a tányérodra, tedd fel magadnak a kérdést, hogy az új feladatok fontosabbak-e, mint a "nagy ötös" listád bármelyik eleme. Ha igen, cserélje ki ezeket az elemeket az új feladatokkal. De ha nem, egyszerűen adja hozzá őket a listához, és később hozzáférhet.

4. Használjon címkéket (vagy bármely más címkéző rendszert) a fontos e-mailek nyomon követésére

Az e-mailek címkékkel vagy kategóriákkal való címkézése intelligens módszer az e-mailek folyamatának nyomon követésére. Ha több címkét is hozzá tud adni egy e-mailhez, megcímkézheti azt prioritása, előrehaladása, valamint a hozzá tartozó projektek és csapatok szerint.

Például, ha az „X projekt” feladatán dolgozik, négy címkét adhat hozzá az adott feladathoz kapcsolódó e-mailhez: az első címke a projektre vonatkozik. A második címke annak a csapatnak szólna, amelynek a projekt szól. A harmadik azt jelzi, hogy mennyire fontos az e-mail, a negyedik pedig azt, hogy folyamatban van.

5. Automatizáld, amit tudsz

Használja ki a technológiát, hogy időben elvégezhesse a dolgait. Például megteheti ütemezze az e-maileket az Outlookban, így később kiküldhetők. Ha Ön közösségimédia-menedzser, ütemezze be az összes bejegyzését egy alkalmazásban.

A feladatok automatizálása leveszi a nyomást, hogy ne felejtse el időben elvégezni a dolgokat, különösen akkor, ha több időérzékeny feladatot kell elvégeznie.

6. Delegálja, amit tud

Nem szabad mindent egyedül csinálni, ha nem muszáj. Kollégái azért vannak, hogy segítsenek elérni a közös célt. Használja ki csapata tagjainak erősségeit és képességeit, hogy bizonyos feladatok delegálásával könnyítsen a terhelésen.

Csak ügyeljen arra, hogy időben kommunikáljon csapatával, hogy megszilárdítsa a napi prioritásait, és felmérje, tudnak-e segíteni.

7. Állítson be emlékeztetőket telefonján vagy laptopján

Az Emlékeztetők alkalmazás felbecsülhetetlen értékű eszköz azoknak, akik feledékenyek vagy elfoglaltak. Használja extra lépésként a teendők listáján kívül. Ha el szeretné kerülni, hogy a már meglévőnél több alkalmazást töltsön le, használja azokat, amelyeket az eszközzel kapott.

Mindaddig, amíg a használt alkalmazás lehetővé teszi egyszeri, napi vagy heti emlékeztetők beállítását – az Ön igényei szerint. Ügyeljen arra, hogy az emlékeztetővel együtt ébresztőt állítson be, hogy ne maradjon le róla. Ha pedig siet, használja telefonja hangutasítási funkcióját az emlékeztető beállításához másodperceken belül.

8. Használjon szokáskövető alkalmazást

Az ismétlődő feladatokhoz használjon szokáskövető alkalmazást. Szokáskövető alkalmazások segít elszámoltatni. A legjobbak a napi és heti prioritásokhoz. A Habitica például „A mai nap legfontosabb feladatán dolgozott” célkitűzéssel rendelkezik.

Példák a hozzáadható feladatokra: a heti csapatmunka, az e-mailek minden reggel ellenőrzése, és még az ebédidő is. Bár ezek egyszerűnek tűnhetnek, amit meg kell jegyezni, könnyű elfelejteni megtenni őket, amikor egy határidőt hajszolunk.

Letöltés: Habitica for iOS | A Google Play (Ingyenes)

9. Vizuális segédeszközök beállítása

Nehéz elfelejteni valamit, ha fényes cetlik vannak körülötted. Ezért a színes öntapadós cetlik nagyszerű módja annak, hogy a fontos feladatokat a szem előtt tartsa.

Ragaszd őket laptopodra vagy naptáradra. Állítsa őket fontossági sorrendbe, és mindig ugyanazokat a színeket használja ugyanazokhoz a projektekhez. A Post-it® jegyzetek alkalmazással akár digitálisba is léphet, így elkerülheti, hogy egy csomó papír zsúfolja össze az asztalát.

Letöltés: Post-it® for Alkalmazásbolt | A Google Play (Ingyenes)

10. Hagyd abba a multitaskingot!

Milyen gyakran próbált túl sokat csinálni egyszerre, de elfelejtett elvégezni egy feladatot? Koncentráljon egy feladat elvégzésére, majd lépjen a következőre. Kezdje először a legnagyobb prioritásokkal, majd haladjon a legkevésbé fontos feladatokig.

Ez biztosítja, hogy a legfontosabb feladatait elvégezze, még akkor is, ha kifut az időből, vagy eltereli a figyelmét az utolsó pillanatban zajló találkozók és előre nem tervezett hívások.

11. Tartsa lekötve az elméjét

Adjon lendületet agysejtjeinek egy gyors játékkal, hogy elkerülje a mentális fáradtságot. Próbálja ki a böngésző alapú játékokat úgy, hogy egyszerűen nyisson meg egy új lapot, és játsszon – például Wordle, a kirakós játék, amivel minden nap más szót találsz ki.

És ha kevés az időd, játszhatsz I/O flipper, a Google személyre szabott, lebilincselő flippere, amely egy üdítő pörgés a gyerekkori kedvencekhez.

12. Szünetet tartani

Szándékosan tartson szüneteket, hogy kitisztítsa az elméjét és pihenjen. Használja ezt a lehetőséget a teendők listájának újralátogatására, hogy meghatározza, milyen feladatokat kell még elvégeznie.

Ha időt szán erre nyugodt állapotban, akkor jobban emlékszik a dolgokra, nem úgy, mint amikor nyomás nehezedik az asztalánál.

13. Riasztások beállítása

Állítson be egyszeri vagy ismétlődő riasztást, hogy emlékeztesse magát egy kis szünetre, telefonhívásra vagy egy értekezleten való részvételre. Csak győződjön meg arról, hogy néhány perccel a feladat esedékessége előtt megszólal az ébresztő, hogy felkészülhessen annak elvégzésére.

Például, ha közeleg egy értekezlet, beállíthatja az ébresztőt 15 percre az értekezlet előtt, így be tudja fejezni azt, amivel éppen elfoglalt. Ez megakadályozza, hogy aggódjon, amikor eljön az ideje, hogy részt vegyen a találkozón.

Legyen proaktív, hogy ne felejtse el a munkahelyén

A kulcsa annak, hogy emlékezzen az elvégzendő feladatokra, hogy proaktív legyen. Ha időt szán a napra való felkészülésre, az mindent megváltoztat.

Legyen szó teendőlista összeállításáról, e-mailek ütemezéséről vagy ébresztés beállításáról, ha néhány percet szán a rendszerezésre, átveszi az irányítást a napjai felett. Ez viszont segít abban, hogy ne felejtsen el dolgokat a munkahelyén.

Hogyan készítsünk produktív távmunka ütemtervet

Olvassa el a következőt