Az e-mailek elengedhetetlen kommunikációs eszközök a modern irodákban. Az e-mail-sablonok használata biztosítja, hogy betartsa a munkahelyi e-mailek kimondatlan szabályait és formátumait, miközben professzionálisan és udvariasan továbbítja az üzenetet.
A különböző munkahelyeken eltérő szabályok vonatkoznak az e-mailek megjelenésére: van, amelyik formális, és van, amely alkalmi. Ha Ön egyfajta munkakultúra képviselője, és e-mailt küld egy másik típusú munkakultúrához szokott címzettnek, üzenetét durvanak vagy szakszerűtlennek értelmezhetjük. Az évek során egyesek összegyűjtötték a legjobb e-mail etikett-tippeket, és sablonokká vagy előre elkészített válaszokká alakították őket. Ezek a webhelyek és alkalmazások lehetővé teszik a sablonok ingyenes használatát a Gmailben vagy bármely más, választott levelezőalkalmazásban.
1. Az e-mailek művészete (Web): 80+ ingyenes üzleti sablon különféle irodai feladatokhoz és igényekhez
Az Art of Emails egy olyan webhely, amely kizárólag bevált e-mail sablonok gyűjtésére szolgál különböző típusú irodai feladatokhoz és igényekhez. Mindegyik ingyenesen elérhető, és a célod alapján gyűjthetők össze. Az aktuális lista például olyan e-mail sablonokat tartalmaz, mint például:
- Hogyan lehet hidegen e-mailezni a potenciális ügyfeleket és az ügyfeleket
- Hogyan lehet nyomon követni és újraéleszteni a kihűlt vezetékeket
- Hogyan kérjünk bocsánatot a rossz vásárlói tapasztalatokért
- Hogyan lehet nyomon követni az értékesítést
- Hogyan indítsa el a befektetőket, hogy növeljék a következő kört
- Hogyan terjesszük a sajtót és a médiát
Mindegyik célnak több különböző sablonja van, amelyek több konkrétumra vonatkoznak. Például, amikor bocsánatot kér a rossz vásárlói tapasztalatokért, megtanulhatja, hogyan adjon tapintatos választ egy online zsivajra, vagy hogyan tegyen különbséget a rossz tapasztalat és a széles körben elterjedt probléma között.
Bármilyen sablont gyorsan átmásolhat, beilleszthet az e-mail kliensébe, és lecserélheti a releváns részleteket. Az összes sablont letöltheti PDF-fájlok csomagjaként is.
2. Kezdő történet (Web): E-mail sablonok, amelyek segítségével megtanulhatja, hogyan mondjon nemet udvariasan, de határozottan
Szakemberként elengedhetetlen a tanulás hogyan mondjon nemet udvariasan de határozottan. Ellenkező esetben fennáll annak a veszélye, hogy az emberek átsétálnak rajtad, és nyomasztók lesznek. Könnyebb mondani, mint megtenni, különösen, ha szereti az embereket, vagy általában ideges attól, hogy szerethető legyen. Tehát ha legközelebb ezzel küzd, használja ezt a kiváló csomagot, amelyet a Starter Story állított össze e-mail sablonokból, hogy nemet mondjon.
31 sablonja a professzionális kommunikáció szakértőitől származik, mint például a The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, az Office Ninjas és mások. Gyorsan szűrheti az e-maileket aszerint, hogy kinek szeretne nemet mondani: telefonos csevegés, rámenős emberek, befektetők, társasági események, toborzók, munka, ügyfelek, találkozók, interjúk, értékesítők és még randevúk is.
Bármely e-mailt kimásolhat és beilleszthet a Gmailbe, hogy azonnal elkezdhesse használni. Ha használ Galamb a Gmailhez, a produktív bővítmény a Gmailhez, akkor az összes sablont importálhatja a bővítmény előre elkészített válaszaiba.
A Resume Worded, az egyik kedvenc önéletrajzi és álláskeresési forrásunk, összeállított egy e-mail-sablonkészletet, hogy segítse az álláskeresést. Lényegében ezek öt kategóriába sorolhatók további alkategóriákkal:
- Utólagos e-mailek: Újbóli kapcsolatfelvétel egy régi kapcsolattartóval, nyomon követés egy álláspályázat után, és még akkor is, ha nem kap választ
- Tájékoztató interjúk: Hogyan kérhet tájékoztató interjút, ahol betekintést nyerhet a pályázott terület szakértőjétől
- Köszönő e-mailek: Köszönet küldése interjúk, tájékoztató interjúk után vagy a toborzóknak
- LinkedIn üzenetek: Bemutatkozás a LinkedIn-en, álláskeresés vagy ajánlások kérése a LinkedIn-en
- Egyéb: Visszajelzés kérése, bemutatkozás kérése, bemutatkozás és még sok más
Minden alkategóriához több sablon tartozik, amelyeket átnézhet, és egyszerűen bemásolhatja őket az e-mailbe. Minden sablon megemlít néhány tippet az oldalsávban, amelyek magyarázatot adnak arra, hogy miért van így megfogalmazva, és hogyan javíthatja vagy testreszabhatja saját maga. A Resume Worded további információkat is tartalmaz, például a válaszadási arány alapján használható legjobb tárgysorokat.
4. Dover sablonok (Web): A legjobb e-mailek a jelöltek elutasításához vagy toborzásához
A Dover egy munkaeszköz a vállalatok számára, amelyek segítségével felfedezhetik a jelölteket és kitalálhatják, kit szeretnének felvenni. Természetesen a csapat több vezető céggel dolgozott együtt, és ismeri az elit munkaerő-felvételi menedzserek által küldött e-maileket. A Dover ezeket elemezte, hogy néhány sablont ingyenesen biztosítson.
Jelenleg példákat kaphat a legjobb elutasító e-mailek (összesen 36) és a legjobb toborzó e-mailek (összesen 20). Ezen kívül megtalálja a Google, az IKEA, az Apple, a Facebook, a NASA, az NPR, az Y Combinator stb. e-mailjeit. Ezek PDF formátumban állnak rendelkezésre, amelyeket e-mailben küldünk el, amikor megadja a Dover e-mail címét.
Ezekben az e-mailekben lenyűgöző meglátások vannak arra vonatkozóan, hogy egy jó munkaerő-felvételi vezető hogyan tudja biztosítani a potenciális jelöltet értékesnek érzi magát, vagy hogyan lehet enyhíteni az ütést, miközben elutasít valakit, hogy úgy érezze, ismét jelentkezhet jövő. Ezek néhány a legjobb eszközök a jobb menedzserek megszerzéséhez.
5. Hunter sablonok (Web): Sablonok hideg e-mailek küldéséhez, amelyek választ kapnak
Az üzleti e-mailek legnehezebb típusa a hideg e-mail. Ha a címzett nem ismer téged, miért kellene megadnia a napszakot? Hogyan fogod felkelteni az érdeklődésüket a rád fordított véges figyelem iránt? A Hunter professzionális e-mail alkalmazás segítséget nyújt az ingyenes, kipróbált hideg e-mail sablonok gyűjteményéhez, amelyek választ kaptak.
A Hunter 266 hideg e-mail sablont kínál hat széles kategóriában: értékesítés, nyomon követés, SEO, toborzás, hálózatépítés és marketing. A sablonokat relevancia vagy aktualitás szerint rendezheti, és további alkategóriákba léphet az egyes e-mailek alatti címkékre kattintva. E-mail használatához egyszerűen másolja be a Levélírás mezőbe.
Ahol a legtöbb más sablon csak egy mutatót kínál, például „[[mutatkozik be]]”, a Hunter lehetőséget ad a mintaadatok megtekintéséhez. Ez egy apró, de hasznos funkció, amellyel megtekintheti, hogyan néz ki egy sikeres e-mail, majd testreszabhatja saját adataival.
Az AI az e-mail sablonok jövője
Ezen öt webhely között e-mail sablonokat találhat bármilyen szakmai vagy munkahelyi helyzethez. Érdemes ezeket a sablonokat válaszfalként menteni az e-mail kliensébe, hogy a jövőben is rendelkezésére álljanak.
De ha a jövőről beszélünk, lehet, hogy nem kell sokáig támaszkodnia ezekre a sablonokra. Egyre több mesterséges intelligencia-eszköz irányítja a felhasználókat a hatékony üzenetek írására. Bár jelenleg ezek mind fizetős alkalmazások, amelyek értelmesebbek a vállalatok számára, már nincs messze a nap, hogy a Gmail és az Outlook beépítse ezeket a funkciókat.