A sikeres együttműködés kulcsa a kommunikáció. Nem csak arról, hogy eleget kommunikálj, hanem arra is, hogy ne vigye túlzásba.

Valószínűleg ott voltál. Úgy érzi, többször válaszolt egy kérdésre, vagy több beszélgetés is folyik ugyanarról a projektről. Másrészt zavaró lehet, ha ismétlődően ugyanazokat az üzeneteket kapja.

Ha szeretné megtudni, hogyan kerülheti el a túlzott kommunikációt, olvassa el. Itt megtudhatja, hogyan tölthet kevesebb időt a kommunikációval – és több időt a munkával – a ClickUp segítségével.

Hogyan csökkentsük az e-maileket a ClickUp Tasks használatával

Feladatok delegálásához vagy megosztásához nem kell tökéletes e-mailt készítenie. Nem kell átfésülnöd a válaszok szálát azokkal az emberekkel, akik CC-t kaptak. Mindössze egy kiváló projektmenedzsment szoftverre van szüksége.

Sokan vannak időtakarékos előnyökkel jár a projektmenedzsment szoftver használatával. A használat egyik legfontosabb előnye Kattintson a Fel gombra segít csökkenteni a feladatokkal vagy megbízatással kapcsolatban küldött és kapott e-mailek számát.

Ennek az az oka, hogy a kezdetektől fogva részletes áttekintést ad munkatársainak az alapvető információkról. Nem csak ők, hanem bárki, aki hozzáfér a feladathoz.

Ez lehet az egész részleg, az egész cég, vagy akár egy kis csapat, amely közösen kezeli a projekteket. Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindenki kap értesítést.

A szükséges munkatársakat gyorsan bevonhatja a körbe, ha megfigyelőként adja hozzá őket a feladatkártyán található szem ikon segítségével. Ellentétben azzal, hogy valakit e-mailben küldenek figyelőként, a jövőben automatikusan megkapja az összes frissítést. Ezenkívül a régebbi információkat akkor is látni fogják, ha később hozzáadja őket a feladathoz.

A ClickUp feladatok használatának fő előnye az, hogy amikor valaki először pillantja meg a feladatot, azonnal láthatja az alapvető információkat. Ritkább az is, hogy elmulasztja a részletek hozzáadását, mivel minden létrehozott feladat alapvetően a lista oszlopaiból álló sablonnal kezdődik.

Az e-mailek további csökkentése a ClickUp feladatleírások segítségével

Amellett, hogy megadja a feladat nevét, a határidőt, a prioritást és az egyéb jellemzőket, a ClickUp számos helyet kínál az együttműködéshez. A projektkérési e-mailek cseréjére a legfigyelemreméltóbb a feladatkártyákon található leírásmező.

A leírás mező pontosan olyan, mint amilyennek hangzik, de többet kínál, mint egy hely a szöveg rögzítésére. Itt egyedi projektspecifikációkat adhat hozzá, amelyek egyébként nem férnének el az oszlopokba, és parancsokkal öltöztetheti őket.

Ennek a területnek a használatakor a fontos információk nem kerülnek eltemetve a munkatársak beérkező levelei közé vagy egy rendkívül hosszú szálba, mert a helyükön maradnak – még akkor sem, ha szerkeszti vagy hozzáadja őket. Sőt, ez a mező olyan verzióelőzményeket kínál, amelyek segítségével szükség esetén visszatérhet a leírás korábbi kiadásaihoz.

Hogyan töltsön kevesebb időt megbeszéléseken a ClickUp használatával

A ClickUp számos hasznos nézetet kínál hogy segítsen megszervezni projektjeit és együttműködni másokkal. Az egyik ilyen nézet az Csevegés.

Ha hozzáad egy Chat nézetet a listához, Ön és munkatársai valós időben kommunikálhatnak a projekt részleteiről. Ráadásul később mindenki tudni fogja, hová hivatkozzon a szálra, ha frissítésre van szüksége.

A ClickUp csevegésében megemlíthet másokat, hogy értesítést küldjön nekik, vagy mindenkit, aki a @watchers szolgáltatást használja. Ha megemlít egy feladatot, közvetlen hivatkozást hozhat létre hozzá. A parancsokkal, képernyőfelvételekkel vagy fájlok hozzáadásával is mélyebbre kaphat.

A Csevegés nézet egyik praktikus funkciója másokat is hozzárendel a megjegyzésekhez. Ha valakinek olyan kérdése vagy megjegyzése van, amelyre egy munkatársa válaszolhat, felhívhatja a figyelmét – vagy hozzárendelheti saját magának emlékeztetőül későbbre.

A Slackhez hasonlóan válaszolhat egy szálban, ha rendben és rendezetten szeretné tartani a dolgokat. Ezzel a sokféle funkcióval a Csevegés nézetet használhatja a projektspecifikus értekezletek vagy a napi állómegbeszélések helyettesítésére. Egy másik előnye annak, hogy ez a messenger közvetlenül a projektterületen elérhető, hogy segít minimalizálni a nem kapcsolódó fecsegést.

Hogyan lehet egyszerűsíteni a kommunikációt a ClickUp-ban

Sokféleképpen kommunikálhat munkatársaival. Ezt megteheti messengeren, SMS-ben, e-mailben, gyors hívással vagy rövid látogatással. Később, amikor felfrissítésre van szüksége, megpróbálhatja emlékezni arra, hogy melyik alkalmazással beszélt, vagy hová írta le.

A ClickUp megjegyzések szekciója segít elkerülni, hogy több alkalmazást és médiát lapozzon át, mivel minden egy szoftverben található. Ha kérdése van egy konkrét feladattal kapcsolatban, közvetlenül a megfelelő kártyán teheti fel.

A Csevegés nézethez hasonlóan itt is megemlíthet más személyeket, megemlíthet feladatokat, megjegyzéseket rendelhet hozzá, parancsokat, képernyőfelvételeket használhat, vagy fájlokat adhat hozzá a magyarázathoz. Ezenkívül a megjegyzésekben új dokumentumokat hozhat létre, ahol Ön és munkatársai együttműködhetnek.

Hogyan lehet gyorsan együttműködni a ClickUp dokumentumokban

A ClickUp dokumentumokban való együttműködés ugyanúgy működik, mint a Google Dokumentumok. Megtarthatja őket privátként, vagy meghívhatja munkatársait, hogy járuljanak hozzá az oldalhoz.

Itt az oldalon belül szöveget és elemeket tartalmazó parancsokkal dolgozhat. Oda-vissza megjegyzéseket fűzhet a munkatársaihoz, ha nem szeretne egyszerre változtatásokat végrehajtani.

Munka közben valós időben láthatja munkatársa kurzorát és szerkesztéseit. Ha meg akar győződni arról, hogy látnak valamit, felhívhatja a figyelmet a téren belüli meghatározott vonalakra, hogy kérdéseket tegyen fel vagy ötletet közöljön.

Ezenkívül, ha Ön és munkatársa készen állnak, exportálhatja PDF formátumban, ha meg szeretné osztani a ClickUp szolgáltatáson kívül.

Töltsön kevesebb időt az oda-vissza mozgással a ClickUp segítségével

Számos kommunikációs eszközének köszönhetően a ClickUp segít csökkenteni a projekt-együttműködést és a delegálást. Azt is tapasztalhatja, hogy sokkal kevesebb időt tölt az alkalmazások közötti lapozgatással és a beszélgetések között, hogy megtalálja a szükséges információkat.

Akár egy gyors kommunikációs módot keres az egész csapattal a projektek során, akár konkrét emberekkel a feladatok során, itt a helye. Ha a túlzott kommunikáció hátráltatta a fejlődésedet, miért nem próbálod ki?