A Zoho mail egy biztonságos, az adatvédelem garantált és hirdetésmentes e-mail szolgáltatás. Funkciókban gazdag e-mail csomagot kínál, így ideális személyes és üzleti használatra. Ha a Gmailt használta, és át szeretne váltani a Zoho Mailre, számos beállítást láthat, amelyek zavaróak lehetnek.
Testreszabhatja a megtekintési élményt, az e-mailek készítését, szűrők segítségével rendszerezheti az e-mailjeit, gyors műveleteket végezhet a melléklettel, kezelheti a levélszemét-listákat, és akár importálhatja vagy exportálhatja az e-maileket EML-ként. Megmutatjuk, hogy konfigurálhatja a Zoho levelezését, és zökkenőmentesen válthat át a Gmailről.
A Zoho Mail konfigurálása előtt megteendő lépések
A Zoho mail testreszabása előtt győződjön meg arról, hogy megfelelően hozzárendelte az egyéni tartományt az MX rekordhoz, és konfigurálta az SPF/DKIM paramétereket megakadályozza az e-mail-hamisítást. Olvassa el útmutatónkat migrálhat a Gmailből a Zoho levelezőbe az egyéni domainnel és fejezze be a folyamatot.
Amikor másik e-mail szolgáltatásra vált, banki, hitelkártya-, számlázási, biztosítási és egyéb szolgáltatóinak tudniuk kell az Ön naprakész e-mail címét kommunikációs célból.
A migráció lassú folyamat, de hosszú távon képes lesz a fontos e-maileket egy helyen összevonni. Ezt is érdemes megfontolni az automatikus továbbítás beállítása a Gmailben, csak azért, hogy elérje azokat a szolgáltatásokat, amelyekről lemaradt.
E-mailek írása a Zoho Mailben
A Zoho mail átfogó eszköztárat kínál az e-mailek írásához. Kattints a Új levél gombot a bal oldali ablaktáblában a megnyitáshoz Zeneszerző. Alapértelmezés szerint a zeneszerző ablak új lapon nyílik meg (Beállítások > Írás > Nyissa meg a Levélírás itt), de választhatja a beágyazottat (megismétli a Gmail funkciót) vagy egy új ablakot.
A Gmailhez hasonlóan a Zoho is gazdag formázási lehetőségeket kínál az e-mail üzenetek formázásához. Lehetőség van táblázatok beszúrására (ami a Gmailből hiányzik) konfigurálható szélesség- és szegélyopciókkal. Még e-maileket is csatolhat a kimenő e-mailekhez (EML-ként) a fogd és vidd módszerrel, és hivatkozhat a régebbi üzenetekre anélkül, hogy újraírná azokat.
A zeneszerzői beállítások testreszabásához lépjen a következőre: Beállítások > Írás és tekintse meg a lehetőségek teljes készletét. Módosíthatja az előnyben részesített szövegirányt, testreszabhatja a betűtípusokat, automatikusan hozzáadhat címzetteket a névjegyekhez, és ellenőrizheti az üzenetet, hogy nincs-e benne helyesírási hiba.
Adjon hozzá nagy mellékleteket az e-mailekhez a Zoho Mailben
A Gmail legfeljebb 25 MB méretű mellékleteket engedélyez. A Zoho mail segítségével küldhet nagy fájlokat küldhet a címzetteknek emaileken keresztül. A melléklet mérete az előfizetési csomagtól függ. 250 MB-tól Mail Lite csomaggal és 1 GB-ig Mail Premium esetén.
A Mail ezeket a mellékleteket hivatkozásokká alakítja, és elküldi a címzett(ek)nek. Ha ugyanazt a fájlt különböző címzetteknek szeretné elküldeni, válassza ki a fájlt a következőből Saját melléklet > Hatalmas mellékletek és küldje el újra. Minden melléklethez beállíthat hozzáférési engedélyeket.
A korlátozott hozzáférés alkalmas arra, hogy mellékleteket küldjön más Zoho-felhasználóknak vagy a kapcsolódó fiókokkal rendelkezőknek. Nyilvános hozzáféréssel nagy fájlokat küldhet bárkinek biztonságos és egyedi hivatkozás segítségével. Alapértelmezés szerint minden melléklet rendelkezik Korlátozott hozzáférés. Kattintson erre az opcióra az elkészítéséhez Nyilvános és hozza létre a melléklet hivatkozást.
E-mail ütemezése a Zoho Mailben
A Zoho mail „Később küldés” opcióval egyéni ütemezést (dátum/idő) állíthat be az e-mailekhez. Bár ez a funkció a Gmailbe is be van építve, a Zoho képes rendszeres időközönként ismétlődő e-maileket beállítani.
A szokásos módon fogalmazza meg e-mailjét, és kattintson Küldés később. Válaszd ki a Ütemezés lap és válasszon dátumot és időt.
Ismétlődő e-mail beállításához ismételje meg a fenti eljárást, és kattintson a gombra Ismétlődő lap. Válassza ki a gyakoriságot (napi vagy heti, befejezési dátum és időzóna, ha van ilyen). Hasznosak, ha emlékeztetőket szeretne küldeni ügyfeleinek a számlákkal kapcsolatban.
Az e-mailek elhalasztása a Zoho Mailben
Lesz néhány fontos e-mail, amelyre nem tud azonnal válaszolni, de később kell. A Zoho mail Szundi funkciója külön „Szundi” mappában tárolja az e-maileket, és a megadott időintervallum elteltével visszaküldi az üzenetet az eredeti mappába.
Válassza ki az elhalasztani kívánt e-mailt, és kattintson a gombra Szundikálás ikonra a felső menüben. Válassza ki az időtartamot, vagy válasszon egyéni dátumot és időt. A kiválasztott e-mail az eredetiről a következőre kerül Elhalasztva mappát.
E-mailek olvasása a Zoho Mailben
Időnként előfordulhat, hogy szeretne látni egy e-mailt egy feladótól, amelyet néhány napja vagy hete kapott. Az e-mail lista görgetése helyett a Zoho mail listázhatja egy adott feladótól vagy tárgytól származó e-maileket.
Kattintson a jobb gombbal az e-mail üzenetre, és válassza a lehetőséget E-mailek listázása ettől a feladótól vagy Sorolja fel az ezzel a tárgyú e-maileket. Még az e-mail lista mezőit is személyre szabhatja, például zászlót, mellékletet, megjegyzések számát, méretét stb.
Testreszabhatja a Zoho Mail elrendezési és nézeti beállításait
Alapértelmezés szerint az e-mailek a „Klasszikus” nézetben jelennek meg. A viselkedés testreszabásához kattintson a Válts nézőpontot ikonra, és válassza ki a „Tömör vagy Szuperkompakt” nézetet. Mindegyik nézetben csökken az e-mailek közötti távolság, és több e-mail jelenik meg.
Ha kiválaszt egy e-mailt, az megnyílik a Függőleges előnézet mód alapértelmezés szerint. Menj Beállítások > Levélnézet beállításai és válassz Vízszintes előnézet az e-mailek megtekintéséhez az e-mail lista alatt. Vagy válassz Új lap hogy új lapon tekintse meg őket.
A Zoho Mail kínál beszélgetési nézetet?
A Gmailben, amikor az emberek válaszolnak egy e-mailre, a válaszokat beszélgetési nézetben csoportosítja úgy, hogy alul a legújabb e-mail.
A Zoho mail a teljes beszélgetést fanézetben halmozza fel a feladó adataival, idővonallal, mappákkal, mellékletekkel és még sok mással anélkül, hogy kinyitná az e-mailt. Ezenkívül rendezheti a beszélgetési szálat (Beállítások > Beszélgetés) a legújabb vagy a legrégebbi levelekkel a tetején.
Mellékletek megtekintése és kezelése a Zoho Mailben
A Gmail egyik legnagyobb hátránya a mellékletek megtekintéséhez/kezeléséhez szükséges irányítópult hiánya. Amíg lehet megkeresheti a csatolt üzeneteket a Gmail keresési operátorai segítségével, ez egy kis gyakorlást igényel. A Zoho mail egy központi irányítópultot kínál a mellékletek (akár elküldött, akár más Zoho-alkalmazásokhoz hozzáadott) egyetlen helyen történő megtekintéséhez.
Kattints a Mellékletmegjelenítő ikonra, hogy a fájlokat a fájltípusok szerint rendezve tekintse meg. Válassza ki bármelyik bélyegképet, ha meg szeretné tekinteni őket, vagy gyors műveleteket hajthat végre a mellékleteken. Kattintson Nyissa meg a Hivatkozott e-mailt a melléklettel hivatkozott e-mail megnyitásához csatoljon és küldjön egy új e-mailt, vagy adja hozzá egy megjegyzéshez vagy feladathoz.
A fontos e-mailek nyomon követése a Zoho Mailben
Gyakran követnünk kell az e-mailt, függetlenül a választól. A Zoho Mail beépített opcióval rendelkezik, hogy emlékeztetőt adjon az e-mailekhez. Fogalmazza meg e-mailjét, és kattintson a gombra Óra ikonra.
Beállíthat egy adott időpontot, amikor emlékeztetni kell az e-mailre, függetlenül attól, hogy megkapta-e a választ vagy sem. Vagy állítson be egy határidőt, és ha senki nem válaszol az e-mailre, a határidő lejárta után értesítést kap róla. A Zoho mail értesítésekkel vagy e-mailben emlékeztetheti Önt a levélre.
Ugyanígy beállíthat egy emlékeztetőt a bejövő e-mailekre. Válassza ki az e-mailt, amelyhez emlékeztetőt szeretne hozzáadni, majd kattintson a gombra További beállítások > Emlékeztető. Válassza ki a kívánt lehetőséget, és folytassa. Irány Beállítások > Előre beállított az ébresztési beállítás testreszabásához a kívánt időzítéseknek megfelelően.
Rendszerezze az e-maileket a Zoho Mailben
A Zoho mail szűrői segítenek a bejövő/kimenő e-mailek automatikus rendszerezésében. A Gmailhez hasonlóan itt is beállíthat feltételeket, és megteheti a szükséges lépéseket. A Zoho-ban azonban az AND/OR operátort használhatja annak meghatározására, hogy figyelembe kell-e venni bármely vagy az összes feltételt.
A kezdéshez menjen a Beállítások > Szűrők és hozzon létre egy új szűrőt. Most állítsa be a feltétel típusát (ÉS/VAGY feltételek kombinációja), feltételeket (Feladó, Tárgy, Címzett, Másolat, Titkos másolat, Melléklet típusa) és műveleteket (Áthelyezés mappába, Címke másként, E-mail továbbítása ide, E-mail törlése).
A Gmailben a „címkéket” használjuk az üzenetek rendszerezésére. A Zoho alkalmazásban több mappát is létrehozhat különböző szinteken az e-mailek rendszerezéséhez vagy kezeléséhez. Kattintson a mellette lévő (+) jelre Mappák mappa létrehozásához és helyének kiválasztásához. Ezenkívül létrehozhat címkéket (Válasszon ki egy e-mailt > Címke másként) a projekt, az adott csapat, az ügyfelek stb.
A Zoho Mail integrációja harmadik féltől származó szolgáltatásokkal
A Zoho mail kiválóan integrálható külső és belső alkalmazásokkal, hogy kiegészítse a munkafolyamatot. A belsőek a Zoho alkalmazások (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), a külsők pedig a harmadik féltől származó alkalmazások által biztosított API-n keresztül integrálódnak a levelezésbe. Az elérhető integrációk megtekintéséhez keresse fel a következőt: Beállítások > Integrációk.
Kattintson Menjen a Marketplace oldalra és válassza ki kedvenc alkalmazásait. Néhány népszerű az Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting és Integrately. Lépjen a bővítmény oldalára, és aktiválja azt. Ezután lépjen vissza az Integrációk szakaszhoz, és kapcsolja be a Engedélyezze gomb.
Most, hogy a Zoho Mail konfigurálva van, próbálja meg legyőzni az e-mail-függőségét
A Zoho Mail a Gmail nagyszerű alternatívája. A Levelezési beállítások oldalon ügyetlen/nehezen navigálható, időbe telik, míg megszokja, de ha követte az eljárást, akkor pillanatok alatt elkezdheti használni a Zoho leveleit.
Manapság az embereknél az egyik gyakori trend, hogy néhány percenként ellenőrzik az e-maileket. Bár ez a rögeszmés postafiók-ellenőrzési szokás ártalmatlannak tűnik, negatívan befolyásolhatja jólétét és termelékenységét. Ha többet szeretne megtudni, olvassa el útmutatónkat, amelyben megtalálja az e-mail-függőség leküzdésének módjait.