A körlevél egy egyszerű módja annak, hogy egyszerre több személy számára készítsen dokumentumokat, az e-mailektől és űrlapoktól a levelekig és borítékokig. Csak releváns adatokra és szoftverekre van szüksége, mint például a Google Dokumentumok levélegyesítési eszközökkel.
Miközben rendszerezi a címzettek adatait, fedezze fel a legjobb Google Dokumentumok-bővítményeket, amelyek nagyban megkönnyítik a körlevél folyamatát.
1. Körlevél
A Google Dokumentumok első bővítménye a Quicklution által készített Mail Merge. 20 egyesítésből álló ingyenes próbaverziót és egy további ingyenes hetet kínál a korlátlan verzió kipróbálására. Ha továbbra is használni szeretné, éves vagy élettartamdíjat kell fizetnie.
Egy egyszerű, de hasznos eszköztárat kap. Bármelyik dokumentumot is használja, aktiválja a Körlevél funkciót, és az alkalmazás lehetővé teszi egy meglévő adattáblázat megnyitását a Google Táblázatokból vagy a Drive-ból. A Táblázatok használatával is létrehozhat újat. Bármit is választ, ezután személyre szabhatja a körlevél-beállításokat, többek között:
- A kitölteni kívánt mező – utónév, e-mail cím, Másolat vagy egyéb.
- A lap, amelyről információkat merít.
- Kinek küldi a dokumentumot.
- A hozzáadni kívánt mellékletek.
- Mikor kell ütemezni az e-mailt.
Sokkal többet lehet játszani vele. Ha elégedett a beállításokkal, nyomja meg a gombot Összeolvad gombot, és az alkalmazás elvégzi a többit. nem sokban különbözik ettől levelezőegyesítést használ a Wordben.
Letöltés:Körlevél (Előfizetés szükséges, ingyenes próbaverzió elérhető)
2. Avery Körlevél
A Quicklution kifejezetten címkék létrehozására is kínálja az Avery Mail Merge szolgáltatást. E két bővítmény kombinálása egyszerűsítheti a munkafolyamatot. A folyamataik szinte teljesen megegyeznek, kivéve, hogy az Avery Mail Merge csak egy már meglévő táblázatot tesz lehetővé adatforrásként, és kevesebb testreszabási lehetőség áll rendelkezésére.
Ezt leszámítva egyszerűen válassza ki a táblázatot, az egyesíteni kívánt mezőket, és kattintson rá Címkék egyesítése. Tökéletesen igazított címkéket kap, amelyek nyomtatásra készen állnak, és felragasztják a borítékokra vagy csomagokra.
Letöltés:Avery Label Merge (Előfizetés szükséges, ingyenes próbaverzió elérhető)
3. Dokumentum Stúdió
Egy másik Google Dokumentumok eszköz, amelyet érdemes szem előtt tartani a levélegyesítési feladatoknál, a Document Studio. Többfunkciós és enyhe tanulási görbéje van, de nagyon praktikus, ha megismered.
Indítsa el a bővítményt, és hozzon létre egy új munkafolyamatot, amely szükség esetén automatikusan feldolgozza. Miután elnevezte a munkafolyamatot, kiválasztotta a Google-táblázatot adatforrásként, és beállította az aktiválási feltételeket, válassza ki a végrehajtani kívánt feladatot.
Számos lehetőség közül választhat Küldjön e-mailt és Fájl létrehozása. Attól függően, hogy mit választ, a Document Studio további lépéseken keresztül vezeti végig az e-mailjeit vagy fájljait, valamint magát a munkafolyamatot.
Beállíthatja például, hogy milyen gyakran induljon el a folyamat, és hogy kihagyja-e a táblázat rejtett és szűrt sorait. Ez csak néhány a funkciók közül, amelyekre számíthat.
Letöltés:Dokumentum Stúdió (Ingyenes, előfizetéssel)
4. Publigo dokumentumegyesítés
Azzal, hogy gyorsan létrehozhat egy csomó személyre szabott dokumentumot, időt és stresszt takaríthat meg. Tehát hozza ki a legtöbbet az olyan alkalmazásokból, mint a Publigo, különösen olyan bonyolult helyzetekben, mint a próbálkozás hatékonyan dolgozhat egy távoli csapattal több időzónában.
Ez a bővítmény az adatokat Dokumentumok, PDF és Word formátumú fájlokká egyesítheti. De ütemezhet olyan kampányt is, amelyet a Publigo automatikusan elindít egy meghatározott időpontban, vagy amikor a címzett elküld egy űrlapot.
Ezzel kapcsolatban a Google Táblázatok és Űrlapok segítségével számos adatot tartalmazó dokumentumokat állíthat elő, a táblázatinformációktól a kérdőívek kérdéseire vagy válaszaiig. Az alkalmazás és folyamatai számos testreszabási lehetőséget is kínálnak. Az ütemezésen kívül beállíthat e-mailes értesítéseket, fájlmegosztást, összevonási szabályokat stb.
Letöltés:Publigo dokumentumegyesítés (Ingyenes, előfizetéssel)
5. Mergo Körlevél
Ha csak tömeges e-maileket szeretne küldeni, a Mergo Mail Merge szolgáltatást érdemes felfedezni. Ha dokumentuma készen áll, ezzel a bővítménnyel feltöltheti a címzettek listáját Google-táblázatként, Excel-táblázatként vagy CSV-fájlként. Ezeket manuálisan is megadhatja.
Nagyszerű bónusz a Mergo nyomkövető funkciója. Meg tudja mondani, ha a címzettek megnyitják, kattintanak, válaszolnak vagy visszapattannak róla. Az egyesített e-mailek testreszabására is különféle módok vannak. Például beállíthatja, hogy mi jelenjen meg a Feladó és Válaszolni területeken, valamint adjon hozzá egy leiratkozási linket egy tetszőleges üzenettel.
Letöltés:Mergo Körlevél (Ingyenes, előfizetéssel)
6. Címkék létrehozása és nyomtatása
Amint már említettük, a körlevél-összevonási eszközök nem csak e-mailek és levelek esetén hasznosak. Ha szeretne egy speciális feliratozógépet a közelben, mindenképpen próbálja ki a Create & Print Labels kiegészítőt.
Célja egyszerű: importáljon egy Google-táblázatot adataival, és helyezze el az információkat az Ön által választott címkékbe, amelyeket aztán kinyomtathat, vagy tetszőlegesen felhasználhat.
Számos címkesablon található a kínálatban a csomagoktól az üdvözlőlapokig bármihez – ez nagyszerű kiegészítő a szabványhoz Google Dokumentumok sablonok az egyszerű dokumentumok létrehozásához. A Címkék létrehozása és nyomtatása használatakor egy rács áll rendelkezésre, amely megmutatja, hogyan fognak kinézni a címkék. Beállíthatja az elrendezést, a betűtípust, a szöveget és egyebeket.
Letöltés:Címkék létrehozása és nyomtatása (Előfizetés szükséges, ingyenes próbaverzió elérhető)
7. Foxy címkék
A Google Dokumentumok utolsó alkalmazása, amelyet szem előtt kell tartani, szintén segít megtervezni a tökéletes címkéket mindenhez alkalomra, akár több levelet küld, akár mindegyikhez személyre szabott névjegykártyát készít ügyfeleid.
A Foxy Labels szolgáltatásban mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja a szükséges sablont és az adatforrást a Google Táblázatokból. Ezután kattintson Hozzon létre címkéket és kész. Be- és kikapcsolhatja a fogantyút, valamint egyedileg megtervezheti a címkéket. Akárhogy is, szabadon testreszabhatja dokumentumát, amennyire csak akarja.
Letöltés:Foxy címkék (Ingyenes, prémium verzió elérhető)
Merüljön el a Google Dokumentumok-bővítményekben
A Google segítőkész szellemének köszönhetően a Dokumentumokat az Ön ideális munkaállomásává alakíthatja. Ha sok ember számára kell e-maileket vagy címkéket készíteni, a kínált körlevél-bővítmények segítenek Önnek. Csak azt kell eldöntenie, hogy mennyire egyszerűnek vagy bonyolultnak tetszik az eszköze.
De szánjon időt a Google Dokumentumok-alkalmazások valódi skálájának felfedezésére. Olyan drágakövekkel találkozhat, amelyekre professzionális dokumentumokhoz, prezentációkhoz vagy csoportos projektekhez szüksége lehet.