A munkatársaival való együttműködésnek gyerekjátéknak kell lennie, hiszen annyiféleképpen érheti el őket. De néha több kommunikációs eszköz használata túlterheltté válhat, és a rossz eszköz használata akadályozhatja a beszélgetést.

Tehát mikor a leghatékonyabb e-mailt írni, üzenetet küldeni vagy projektmenedzsment szoftvert használni? Olvasson tovább, hogy megtudja, melyik kommunikációs eszköz ideális a beszélgetéshez.

Mikor kell e-mailt küldeni

Ha sok összefoglalandó információval és részlettel rendelkezik az üzenetben, az e-mail küldése az ideális megoldás. A kérések számára is ez a legjobb útvonal.

Mivel egy e-mail beszélgetés általában lassabb, mint egy üzenetküldő alkalmazáson keresztül folytatott beszélgetés, így több ideje marad a címzettnek az információ átgondolására. Ha kell, hozzá tudnak ülni, és átgondolt választ adhatnak, ha készen állnak.

Bár gyakran gondolják, hogy munkatársai nem fogják értékelni a hosszú e-maileket, vannak ilyenek sokféleképpen formázhatja a hosszú e-maileket

instagram viewer
hogy a fontos információk kiemelkedjenek. Semmiképpen ne akarj regényt írni, de az e-mail lehetővé teszi, hogy minden információt egyszerre, kevésbé sürgősnek tűnő közegben közölj.

Gondoljon csak a saját preferenciáira. Inkább kap egy hosszú, de pontos e-mailt, amelyről úgy érzi, van ideje átgondolni, vagy egy hosszú Slack-üzenetet, miközben más projektekre próbál összpontosítani?

Amellett, hogy kevésbé érzi magát rohanónak, az e-maileket gyorsabban megtalálják és később hivatkozhatnak rájuk, egyszerűbb továbbítani valaki másnak, és könnyen bevonhat másokat a munkahelyén kívülről. Az üzenetnek több formalitást ad, mint a Slack vagy egy hasonló alkalmazás. Néhány helyzet, amikor az e-mail valószínűleg ideális:

  • Esemény, jelentés, projekt vagy visszajelzés összegzése.
  • Kérni.
  • Bármi formális küldése.
  • Beleértve valakit a munkahelyén kívülről.
  • Bármilyen hosszadalmas vagy fontos dolog – különösen, ha a címzettnek később hivatkoznia kell rá.

Mikor kell üzenetet küldeni

Az olyan üzenetküldő eszközök, mint a Slack, valószínűleg gyorsabb választ kapnak, mint az e-mail. Kiváló hely egyszerű kérdések feltevésére, a munkatársaival való gyors egyeztetésre és ötletek megosztására.

Bár időnként gyors válaszokra van szüksége, fontos szem előtt tartania, hogy kérdéseinek egyszerűnek kell lennie ahhoz, hogy ez megtörténjen. Az alkalmazásra jellemző gyors válaszok miatt a címzettek könnyen figyelmen kívül hagyhatják a részleteket vagy a teljes üzenetet, különösen zajos csatornákon vagy munkaterületeken.

Ez a szükségesnél hosszabb beszélgetésekhez vagy a fontos frissítésekhez vezethet – különösen, ha a csatorna annyira elfoglalt, hogy munkatársai elnémították.

Említések használata a Slackben egy kicsit segíthet a csoportokban vagy csatornákon zajló beszélgetések irányításában, de a legjobb, ha rövid és lényegre törő üzeneteket ír. Ha nem tudod, és a Slack a csapatod kedvenc helye, próbáld meg a felsorolásjelekkel összegezni. Azt is érdemes megfontolni, hogy van-e ideje egy beszélgetésre, amikor üzenetet küld. Előfordulhat, hogy munkatársa gyorsan követni fogja, felvilágosítást keres, vagy kérdéseket tesz fel saját maga.

Ha valamikor egy beszélgetés a Slackben elhúzódik, mert a dolgok nem egyértelműek, gyorsabb lehet, ha felhívja a munkatársát telefonon vagy A Slack hangalapú konferenciaeszköze tisztázni. Természetesen nem a Slack az egyetlen elérhető üzenetküldő eszköz, de ha azt szeretné, hogy a dolgok leegyszerűsödjenek, a legjobb, ha kiválaszt egy alkalmazást, amelyet a szervezetben mindenki használni fog.

Ezen túlmenően, ha professzionálisan szeretné tartani a dolgokat, kerülje a személyes alkalmazások, például a Facebook Messenger vagy az SMS-ek használatát. Néhány olyan helyzet, amikor egy üzenetküldő alkalmazás ideális:

  • Gyors kérdések feltevése.
  • Ötletek megosztása és együttműködés.
  • Gyors frissítések küldése.
  • Bejelentéseket tenni – a megfelelő csatornán.

Mikor érdemes projektmenedzsment szoftvert használni

Néha ideális kommunikációs eszközöket használni egy projektmenedzsment szoftveren belül, mint például a ClickUp. Ennek legnagyobb előnye az, hogy Ön és az Ön a munkatársak kevesebb időt töltenek a kommunikációval, valamint azzal, hogy információkat keresnek a postaládájában, üzeneteiben és bárhol máshol, ahol megvitatják munka.

A ClickUp használatával bármit, ami feladathoz vagy projekthez kapcsolódik, egy helyen tárolhat.

A ClickUp feladatkártyáján belüli megjegyzések szakasz lehetővé teszi, hogy kérdéseket vagy magyarázatokat küldjön munkatársainak. Itt megcímkézhet másokat, megjegyzéseket rendelhet hozzá, és csatolhat igazoló dokumentumokat.

Feladatot vagy projektet úgy is megoszthat, hogy kitölti a megfelelő információkat, és valaki mást rendel magának a projekthez vagy megfigyelőként. Csak ügyeljen arra, hogy a leírás részt használja további részletek hozzáadásához – hasonlóan egy e-mailhez.

Ezenkívül megteheti hozzon létre egy projektkérő táblát a ClickUp-on belül hogy Ön és csapata gyorsan kioszthassa egymásnak a feladatokat és segítséget kérjen. Néhány helyzet, amikor a projektmenedzsment szoftverrel való kommunikáció ideális:

  • Projektspecifikus kérdést feltenni.
  • Projektspecifikus megjegyzés, ötlet vagy javaslat megosztása.
  • Valaki másra kell átruháznia a megbízatását.
  • Vannak alátámasztó dokumentumok, amelyek segítenek egy projektben.

További tippek a hatékony kommunikációhoz

Függetlenül attól, hogy melyik médiát választja, íme egy lista további tippekről, amelyek segítenek a hatékony kommunikációban:

  • Küldje el egyszerre– Ha híre, visszajelzése, frissítése vagy bármi mondanivalója van, küldje el egyszerre, ne pedig részletekben. Ha mindent egyben tart, az segít korlátozni az értesítéseket – és a figyelemelterelést vagy a várakozást, amely azután következik be, hogy valaki „szia” üzenetet küld.
  • Használjon tárgysorokat és csatornákat– a tárgysorok és csatornák megfelelő megőrzése nemcsak a keresett válaszok megtalálását segíti elő, hanem Ön és munkatársai később is megtalálhatják az információkat.
  • Ragaszkodj egy módszerhez- ha e-mailt kap, válaszoljon e-mailben. Ha üzenetről van szó, válaszoljon ugyanabban az alkalmazásban. Ha következetes marad, akkor beszélgetései elérhetőek és szervezett maradnak.

Egyszerűsítse a kommunikációt és növelje termelékenységét

Bár a sok kommunikációs eszköz a keze ügyében kényelmessé teszi a munkatársaival való beszélgetést, néha a nem megfelelő eszköz használata akadályt jelenthet. Ha sok mondanivalója van, az e-mail a legjobb választás. Ha gyors és pontos akar lenni, válasszon egy messengert, például a Slacket.

Végső soron, ha gondolata vagy ötlete egy feladathoz kapcsolódik, tegye meg magának és munkatársainak a szívességet azzal, hogy megosztja azt a projektmenedzsment szoftverében az adott feladat alatt. A beszélgetés során azt is mérlegelnie kell, hogyan találja meg Ön és munkatársai később, ha szükséges.