Az egyszerű együttműködés rendkívül fontos a távmunka korában. Szerencsére a Google számos megosztási lehetőséget kínál, amelyek lehetővé teszik több felhasználó számára, hogy ugyanazon a projekten dolgozzon. Annak ismerete, hogy ki és mikor módosította a fájlt, kulcsfontosságú lehet a hatékony táblázatkezeléshez.

Szerencsére a Google Táblázatok két olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével nyomon követheti a táblázatokon végrehajtott módosításokat. Az első a Google Táblázatok értesítései, míg a második a verzióelőzmények. Ebben a cikkben részletezzük ezeket az alapvető funkciókat, bemutatjuk, hogyan aktiválhatja őket, és kitérünk arra, hogy miért lehetnek létfontosságúak a táblázatok elkészítéséhez.

Miért érdemes e-mail értesítéseket használni a Google Táblázatokban?

Ha egy nagy munkalapon dolgozik, ahol több alkalmazott módosít egy táblázatot, nehéz lehet tudni, hogy az egyes együttműködők milyen változtatásokat hajtanak végre. Sokkal jobb tudni, hogy ki hajtott végre egy adott változtatást, különösen a projektvezetők esetében.

instagram viewer

A verzióelőzmények segítségével ellenőrizhetjük, hogy ki végezte a változtatást. A verzióelőzmények áttekintése azonban unalmas lehet, ha sok példányról van szó. Ehelyett használhatja a Google Táblázatok értesítéseit. Így a Táblázatok e-mailben értesíti Önt.

Ha útközben van, gondoskodnia kell arról, hogy a mobil e-mail értesítései működjenek, hogy ne maradjon le semmiről.

Az e-mail értesítések engedélyezése a Google Táblázatokban

Az e-mailes értesítések bekapcsolása csak néhány percet vesz igénybe, és ha ezt megtette, addig aktív marad, amíg nem módosítja a beállításokat. Kövesse az alábbi lépéseket az értesítések bekapcsolásához:

  1. Nyissa meg a táblázatot, amelyen engedélyezni szeretné az e-mailes értesítéseket.
  2. nyomja meg Eszközök a táblázat tetején. Megjelenik egy legördülő menü.
  3. nyomja meg Értesítési szabályok, amely egy új ablakot nyit meg a képernyő közepén.
  4. Itt állíthatod be a szabályokat. Ha az első szakaszból választ egy lehetőséget, ki kell választania, hogy mikor szeretne értesítéseket kapni. Vagy válasszon: Bármilyen változtatás megtörténik, vagy Egy felhasználó beküld egy űrlapot.
  5. A második részben választhat E-mail – Daily Digest vagy E-mail – azonnal.
  6. nyomja meg Megment ha kiválasztotta a kívánt beállításokat,

Az egyes beállításokat részletesebben ismertetjük a cikkben.

Értesítési szabályok hozzáadása és törlése a Google Táblázatokban

Ha további szabályokat szeretne hozzáadni, szerkeszteni a meglévőket vagy törölni szeretné őket, lépjen a Állítsa be az értesítési szabályok beállítását gombra kattintva Eszközök és Értesítési szabályok.

Ha már létezik értesítési szabály, akkor az megjelenik a listában. Rá lehet kattintani Töröl vagy Szerkesztés, vagy nyomja meg Adjon hozzá egy másik értesítési szabályt újat létrehozni. Ha végzett a módosításokkal, kattintson a gombra Kész hogy megmentsem őket.

Az értesítési szabályok opcióinak értelmezése

Az értesítési szabályoknak két szakasza van: az első az Értesítés a címen, a második pedig az Értesítés a következővel.

1. Értesítsen az [E-mail címen], ha…

  • Bármilyen változtatás történik: Ha ezt a lehetőséget választja, a táblázatban végrehajtott összes módosítás naplózásra kerül, és e-mailben, azonnal vagy napi olvasható kivonat formájában értesíti a felhasználót.
  • A felhasználó beküld egy űrlapot: Ha ezt a lehetőséget választja, a rendszer figyelmezteti Önt, ha valaki beküld egy űrlapot. A Google Űrlapok segítségével összekapcsolhatja űrlapjait a táblázatával. Ez bármi lehet a felméréstől az egyetemi jelentkezési lapig.

2. Értesítsen…

  • E-mail – Napi kivonat: Ha ezt az opciót választja, a felhasználó módosításainak listája a nap végén vagy egy meghatározott időpontban érkezik. Ha ezt a lehetőséget választja, az értesítéseket később kapja meg, nem pedig azonnal az elküldésük után. Ez azoknak előnyös, akik nem szeretnek azonnali értesítést kapni a változásokról. Ideális azok számára is, akik egy hatalmas cégnél dolgoznak, ahol a táblázat, amelyen dolgoznak, folyamatosan változik, hogy ne teljenek meg értesítésekkel a beérkező levelek. Ügyeljen arra, hogy az érkezési időt a sajátján kívül állítsa be e-mail blokkolási időszak, Ha van egy.
  • E-mail – azonnal: Ha ezt a lehetőséget választja, e-mailt fog kapni, amikor változás történik a táblázatában. Ez ideális azoknak, akik érzékeny információkkal foglalkoznak, és e-mailt szeretnének kapni, ha valami megváltozik.

Nem javasoljuk ennek a beállításnak a használatát olyan munkalapoknál, ahol kettőnél vagy háromnál több együttműködő dolgozik, nehogy folyamatos értesítések bombázzák. Ha ezt a módszert kell használnia, jó ötlet lehet állítson be egy Gmail mappát hogy megkapja az összes értesítést.

Miért használja a Google Táblázatok verzióelőzményeit?

Használhatja a Google Táblázatok verzióelőzményeit, ha nem szeretne e-mailben értesítéseket kapni, de nyomon követheti a táblázatban végrehajtott módosításokat. A Google Táblázatok még az apró változtatásokat is elmenti, ha azok elég távol esnek egymástól, így nem kell attól tartania, hogy a fontos módosítások kimaradnak.

Csak a táblázat tulajdonosa és a táblázathoz szerkesztési jogosultsággal rendelkezők tekinthetik meg a táblázat verzióelőzményeit a Google Táblázatokban.

Mivel a változások a felhőben vannak, hozzáférhet a verzióelőzményekhez, és megtalálhatja a keresett verziót. Ez tökéletes, ha a csapat egyik tagja (vagy Ön) hibát követett el, és vissza kell térnie egy régebbi verzióhoz. A változtatásokat el is nevezheti, hogy megtudja, melyik verziót szeretné használni.

Verzióelőzmények megtekintése a Google Táblázatokban

Hozzáférni A Google Táblázatok verzióelőzményei, győződjön meg arról, hogy elegendő módosítást hajt végre a munkalapon, mielőtt a Sheets változásnaplót tudna létrehozni. Íme a lépések, amelyeket követnie kell a verzióelőzmények eléréséhez:

  1. Kattintson Fájl a felső sávban. Ekkor megjelenik egy legördülő menü.
  2. Ott kattintson rá Verziótörténet.
  3. Kattintson a Verzióelőzmények megtekintése elemre a menüben. Alternatív megoldásként használhatja a Ctrl + Alt + Shift + H.

Megnyílik egy oldalsáv a képernyő jobb oldalán. Itt kattintson a három függőleges pontra a régebbi verziók mellett, és kattintson a gombra Állítsa vissza ezt a verziót. Rá is kattinthat Nevezze el ezt a verziót hogy neveket adjon bizonyos mentéseknek. Ha új táblázatpéldányt szeretne létrehozni, kattintson a gombra Készíteni egy másolatot.

Amikor új másolatot készít a táblázatról, az újraindul, és új verzióelőzményei lesznek. Ha továbbra is nyomon szeretné követni a változásokat az új táblázatban, érdemes lehet törölni a régebbi táblázatot, hogy elkerülje a későbbi félreértéseket.

Az e-mailes értesítések és a verzióelőzmények közötti különbségek

A Google Táblázatok értesítése lehetővé teszi, hogy e-maileket kapjon, amikor egy felhasználó módosítja a táblázatot. A Verzióelőzmények használatakor a változtatások csak naplózásra kerülnek, és nem értesítik a felhasználót aktívan.

A jéghegy csúcsa

A legtöbb esetben célszerű mindkét funkciót használni fontos táblázatokhoz. Bár a cikkben tárgyalt két funkció kiválóan alkalmas az együttműködésre, csak egy kis részét képezik azoknak az eszközöknek, amelyeket a Google Táblázatok nyújtanak a táblázatokkal dolgozó csapatoknak.

Még bőven van mit tanulni, úgyhogy olvass tovább mindenről, amit ez a hatékony program kínál.