Az új projektmenedzsment szoftverrel való újbóli kezdés önmagában egy projekt. Mindegyik különbözik a másiktól, így amellett, hogy megpróbálja feltérképezni az összes projektjét, előfordulhat, hogy tanulási görbével is szembesül. Ez elsöprő tud lenni.

Egy dolog azonban közös bennük, hogy az előre tervezés segíthet a zökkenőmentes átállásban. Ezen túlmenően arra is készen kell állnia, hogy tiszta és egységes munkaterületet tartson fenn. Olvasson tovább, hogy megtudja, milyen lépéseket tehet egy új projektmenedzsment szoftver bevezetésekor.

Döntse el, hogyan kívánja használni a projektmenedzsment szoftvert

A szoftver beállítása előtt szükség van egy tervre a használat módjára vonatkozóan. Ha tudja, hogy ki fogja használni a fiókot, és milyen típusú projekttáblákat tartalmaz, az segít az indulásban.

Kivel fogsz együtt dolgozni?

Lesz még valaki a fiókban? Kik ők, és mi a szerepük? A csapata számára beállítható adatvédelmi és engedélyek szintje attól függően változik, hogy melyiket használja, és milyen szintre fizet elő. Érdemes tehát előre megtervezni, még mielőtt kiválasztana egyet, hogy ki használja a fiókot, és mihez szeretne hozzáférést adni.

instagram viewer

Például a Fogalom személyes változatai nagyon különböznek a Csapat fiókot, de bármelyik használatával együttműködhet. A személyesek privát oldalakat kínálnak, és lehetővé teszik a vendégek meghívását, míg a Csapat fiók feloldja az együttműködési munkaterületeket, amelyek lehetővé teszik a teljes szervezettel való megosztást el.

A szervezeten belül azt is érdemes megfontolni, hogy kinek kíván rendszergazdai engedélyt adni. Ezenkívül, ha a szoftver lehetővé teszi a vendégek fogadását, meghatározhatja, hogy szükséges-e megosztani a projekttáblát ügyfelekkel, vállalkozókkal vagy másokkal a munkahelyén kívül.

Milyen típusú projekttáblákat fog használni?

Többet is tehet, mint egyszerű projektvázlatokat a projektmenedzsment szoftverben. Te is:

  • Hozzon létre projektkérő táblákat, ahol Ön és munkatársai különféle feladatokat delegálhatnak, vagy segítséget kérhetnek. A ClickUp kiváló szoftver egy ilyen létrehozásához, de bármilyen projektmenedzsment szoftverben elkészítheti őket.
  • Vázolja fel a folyamatban lévő munkafolyamatot az elejétől a végéig, hogy gyors áttekintést kapjon a projektek lépéseiről.
  • Hozzon létre egy nyílt feladattáblát, ahol Ön és munkatársai hozzárendelhetik magukat az elérhető feladatokhoz.

A projektmenedzsment szoftver megszervezésének eldöntése

Most, hogy tudja, kivel dolgozik együtt, és milyen projekttáblákat fog használni, meg kell határoznia, hogyan szeretné rendszerezni a fiókot.

Hogy ezt hogyan csinálja, az valóban preferencia kérdése, de a döntésben az is segít, hogy hány emberrel dolgozik együtt. Számos módja van a projekttáblák rendszerezésére, például:

  • Ügyfél
  • Projekt
  • Osztály
  • Csapat

Akár a fentiek kombinációját is használhatja. Ha azonban egy nagy céggel dolgozik, az osztályok vagy csapatok szerinti szervezés mindenki számára egyszerűbbé teszi a projektek és feladatok megtalálását.

Az elemek rendszerezése során el akarja kerülni, hogy a feladatok, projektek, táblák és mappák neveit túlbonyolítsa. Ön és munkatársai gyorsan megtalálják, amire szüksége van, ha mindent a lehető legegyszerűbben tart.

Ez különösen igaz az almappákra. Ha az Ön által használt eszköz almappákat kínál, kérdezze meg magát, mielőtt létrehoz egyet, és ha igen, akkor határozza meg az optimális nevet, amikor mások keresik. A kis, üres vagy rosszul felcímkézett mappák sorozata csak zavart okoz.

Gondoljon rá úgy, mint a számítógépén lévő fájlmappákra. Szeretné, ha a lehető legkevesebb kattintással megtalálná, amit keres.

Feladatok hozzáadása projektmenedzsment szoftverhez

Miután meghatározta, hogyan szeretné megszervezni feladatait és projektjeit, elkezdheti feltérképezni őket. Először is hasznos, ha listát készít a folyamatban lévő projektekről, és akcióelemekre bontja azokat. Ezt megteheti papíron vagy szövegszerkesztő szoftverben – az Ön számára legmegfelelőbb módszerrel.

A jelenlegi projektekhez való ragaszkodás segít leegyszerűsíteni a folyamatot. Csak azokhoz a projektekhez hozzon létre táblákat és feladatokat, amelyeken éppen dolgozik vagy készül, ahelyett, hogy elavult vagy helyőrző információkat tartalmazna.

Ügyeljen arra, hogy ennek megfelelően nevezze el a projekttáblákat, és csak a kapcsolódó feladatokat tartalmazza. Ez a hierarchia segít gyorsabban megtalálni a részleteket, és gyors áttekintést nyújt Önnek és munkatársainak a projekt állapotáról.

Például, ha új webhelyet fejleszt egy termékhez, hozzon létre egy projekttáblát, és nevezze el valami hasonlónak. Termék honlapja. Ezután feladatként felsorolja a webhelyet alkotó összes műveletelemet. Tehát olyan dolgok, mint a domain név kiválasztása, a tárhely beállítása, a drótvázak tervezése és így tovább.

Ha konzisztensen tartja a rendszert a projektek és feladatok hozzáadására, kevésbé valószínű, hogy időt kell töltenie a zsúfoltság megszüntetésével vagy átszervezésével.

Mit kell kerülni a projektmenedzsment szoftver beállításakor

Néhány dolog, amit el kell kerülni egy új projektmenedzsment szoftver beállításakor:

  • Mindent egyszerre– Kezdje kicsiben az aktuális projektek listájával, hogy elkerülje a túlterheltséget vagy a munkaterület zsúfoltságát.
  • Minden funkciót kihasználva– különösen, ha fizetős számláról van szó, akkor azt gondolhatja, hogy meg akarja szerezni a pénzét. A projektmenedzsment szoftverrel azonban sok csengő és síp van, amelyek csak akadályozhatják. A termék előzetes kutatása az egyik hogyan kerülheti el a funkciók fáradtságát.
  • Túlbonyolító projektek– A kevesebb több megközelítést alkalmazza projektjei feltérképezésekor. Például sok projektmenedzsment szoftver kevésbé látható részfeladatokat kínál, amelyeket nagyobbakba ágyazhat be. Azonban unalmas lehet, ha felsorolja a lépések lépéseit egy feladaton belül, és a munkatársa ellenőrzi azokat.

Kezdje el projektmenedzsment szoftverével

Egy új projektmenedzsment szoftver használatának megkezdése kevésbé megterhelő, ha egy kicsit előre tervez, és kicsiben kezdi. Ahelyett, hogy elavult projektekkel vagy helyőrző információkkal építené fel, hozzon létre elemeket menet közben, és tartson fenn egységes elnevezési rendszert a feladatokhoz, projektekhez és mappákhoz.

Ne felejtse el egyszerűnek tartani. Minél kevesebb kattintásra van szüksége, hogy megtalálja, amit keres, annál jobb.