Az azonnali üzenetküldés a távoli munkahelyeken annyira beépült a kommunikáció szövetébe, hogy gyakran nehéz visszaemlékezni, milyen volt az élet nélküle. Az olyan eszközök, mint a Slack, alapértelmezett kommunikációs platformokká váltak, amelyek támogatják az együttműködést és a csapat termelékenységét a mai távoli munkakörnyezetekben.
Azonban, bár kényelmes lehet, mégis be kell tartania néhány bevált gyakorlatot, hogy elkerülje a munkafolyamat megzavarását. Ez a cikk néhány alapvető azonnali üzenetküldési szabályt ismertet a távoli munkahelyeken történő hatékony kommunikáció érdekében.
1. Határozza meg az elvárásokat
Az azonnali üzenetküldés általában lehetővé teszi, hogy valós időben küldjön üzeneteket az embereknek, miközben azonnali választ vár. Bár van, amikor ez helyénvaló, sőt szükséges is, ez is jelentős figyelemelterelő forrás lehet.
Ennek az az oka, hogy az azonnali üzenetküldő eszközt különféle célokra használhatja, például virtuális vízhűtő tevékenységekre, bejelentésekre, fájlok megosztására vagy gyors kérdések feltevésére. Mindezek gyorsan kicsúszhatnak, ha az emberek egész nap megzavarják egymást kérésekkel vagy értesítésekkel.
Ezért létfontosságú, hogy olyan szabályzatokkal rendelkezzen, amelyek segítenek az elvárások kezelésében az azonnali üzenetküldő eszköz használatával. Létrehozhat például vízhűtő csatornákat (csoportokat), hogy távol tartsa a kis beszélgetéseket a munkával kapcsolatos egyéb csatornáktól. Bátoríthatja távoli kollégáit, hogy állítsák be állapotukat, jelezve elérhetőségüket, és tájékozódjanak kérésük sürgősségéről.
Ez valószínűleg egy folyamatos folyamat lesz, amelyet újra meg kell vizsgálnia, ahogy csapata és vállalata növekszik. A kulcs az, hogy legyen egy belső wikihez hasonló rendszer, amely eljuttatja a jelenlegi alkalmazottakhoz, ill bemutatni az új alkalmazottaknak.
2. Szerkesztés küldés előtt
Az azonnali üzenetküldés közvetlen természete és az a tény, hogy megszokta, hogy rövidítéseket, mozaikszavakat és hangulatjeleket használjon szöveges üzenetek küldésekor barátok és családtagok figyelmen kívül hagyhatják a félreértések lehetőségét és a professzionalizmus jelentőségét a munkahelyen kommunikáció.
Mivel már megszokta, hogy elküldése előtt elolvassa és szerkessze e-mailjeit, szánjon időt arra is, hogy az azonnali üzenetekkel is megtegye. A küldés megnyomása előtt ellenőrizze nyelvtanát, helyesírását és hangnemét. Ne feledje, hogy üzenete megzavarhatja kollégája munkafolyamatát, ezért ügyeljen arra, hogy világos és tömör legyen. Nem akarja, hogy több időt töltsenek azzal, hogy rájöjjenek, mire gondol.
Ennek ellenére kerülje a rövidítések vagy betűszavak túlzott használatát a munkahelyi kommunikációjában. Ha használnia kell őket, használja azokat, amelyek jól ismertek és kapcsolódnak az Ön iparágához.
3. Ügyeljen az időzónákra
Valószínűleg távoli kollégái dolgoznak a világ különböző részein és időzónákban, ami azt jelenti, hogy a munkaidő nem egyezik. Érdemes tehát szokássá tenni, hogy az azonnali üzenetküldés előtt figyelembe veszi csapattársai időzónáját.
Ennek az az oka, hogy az azonnali üzenetküldés sürgető érzést kelt, ami nyomást gyakorolhat távoli kollégáira hogy személyes idejükben válaszoljanak, elősegítve a mindig aktív kultúrát, amely gyorsan elvezethet kiég. Ezenkívül a pingek és értesítések elvonhatják a figyelmüket munkaidőben.
Ez azt mondta, hogy hatékonyan dolgozhat távoli csapataival több időzónában, jobban oda kell figyelnie az üzenetek küldésekor. Ennek eléréséhez ellenállhat az azonnali üzenetek küldésének késztetésének, hacsak nem sürgősek, ütemezze előre Slack-üzeneteit, és kihasználja az aszinkron kommunikációt, hogy elkerülje a kollégák megszakítását.
4. Fontolja meg a Más alternatívákat
Az azonnali üzenetküldés kiválóan alkalmas a gyors és rövid beszélgetésekre, de elmarad, ha mélyebb beszélgetésekre van szükség. Tehát, ha úgy találja, hogy kiterjedt oda-vissza eszmecseréje van, vagy nehézségei vannak, hogy elmagyarázzon valamit, ideje abbahagyni az üzenetküldést, és másik kommunikációs módszerre váltani.
A beszélgetés kontextusától és jellegétől függően érdemes lehet olyan alternatívákat is megfontolni, mint például az audio- vagy videokonferencia, mivel ez lehetővé teszi az üzenet jobb közvetítését. Alternatív megoldásként, ha nem vagy egyszerre elérhető, használhat kommunikációs eszközöket, mint pl Csavar vagy aszinkron videó megoldások tetszik Voodle rögzíteni és elküldeni üzenetét anélkül, hogy azonnali válaszra számítana.
Az e-mail adott beszélgetésekhez is jobb választás lehet, mivel írásos feljegyzést biztosít, amelyre később hivatkozhat. Ráadásul kollégái a számukra megfelelő időpontban elolvashatják és megválaszolhatják üzenetét.
5. Kerülje a széttagolt üzeneteket
Figyelembe véve, hogy minden elküldött üzenet egy új értesítésnek és egy esetleges figyelemelterelőnek felel meg, kerülje az össze nem osztott üzenetek küldését, hogy korlátozza a kollégái értesítéseinek számát kap.
Ehelyett küldjön egy összevont üzenetet, amely tartalmazza a kommunikációhoz szükséges összes információt. Így kollégái gyorsan átvizsgálhatják az üzenetet, és nem szakad meg többször. Használhatja például a következő formátumot:
Szia! Információkat keresek az XYZ projektről. Vannak frissítései? Kösz.
Ahelyett, hogy minden egyes információt külön üzenetté választana.
6. Tartsa a minimális beszédet
A vízhűtős beszélgetéseknek megvan a helyük a távoli munkahelyeken. Valójában segíthetnek kapcsolatokat építeni, és elősegítik az összetartozás érzését az alkalmazottak között.
Ennek azonban lennie kell meghatározott csatornák kötetlen beszélgetésekhez és a társasági életet, hogy ne zavarja kollégáit, amikor a munkájukra próbál összpontosítani. Így dönthetnek úgy, hogy akkor csatlakoznak a beszélgetéshez, amikor akarnak, és nem érzik úgy, hogy azonnal válaszolniuk kell.
Tehát, amikor közvetlen üzeneteket küld távoli kollégáinak, különösen munkaidőben, próbálja meg minimálisra csökkenteni a beszédet, hogy tisztelje idejüket és összpontosítását.
7. Üzenetek fogadásának nyugtázása
Amikor üzenetet kap, célszerű tudatni a feladóval, hogy látta az üzenetét, még akkor is, ha nem tud azonnal válaszolni. Így nem érzik úgy, hogy figyelmen kívül hagyod őket, és a válaszra várva más feladatokra koncentrálhatnak. Ezenkívül megkíméli Önt az esetlegesen zavaró nyomon követési üzenetektől.
Ha elfoglalt, amikor olyan üzenetet kap, amelyre választ kell adni, akkor valami ilyesmit mondhat a feladónak: „Köszönöm, hogy értesített. visszajövök hozzád." Ha az üzenet nem igényel választ, beírhatja a „Köszönöm” szót, vagy reagálhat egy hangulatjellel.
Fogadja el ezeket a tippeket a produktívabb munkahelyi kommunikációhoz
Minden távoli csapat számára elengedhetetlen, hogy erőfeszítéseket tegyen a jobb kommunikációs szokások kialakítására. A fenti tippek elfogadása produktívabb és hatékonyabb együttműködést ösztönözhet kollégáival, helytől függetlenül.
