A kézi szerződéskezelés tipikus módja egy papír aláírása és iratszekrényben való tárolása. A manuális folyamat lassú és kevésbé hatékony a távoli alkalmazottak megfigyelésében és nyomon követésében.
Mivel a távmunka sok vállalatnál új „normál” lett, soha nem volt még fontosabb a szerződések és az irányítási folyamatok zökkenőmentes lebonyolítása.
A jó dolog az, hogy a szerződéskezelő szoftverrel automatizálhatja a szerződés teljes életciklusát a létrehozástól a tárgyaláson, aláíráson és megújításon át. A szerződéskezelő szoftvernek számos előnye van. Íme a legjobb hat.
1. Javítja az adatvédelmet és a biztonságot
A szerződések kézi kezelésével kapcsolatos egyik kihívás az, hogy erősen papírra támaszkodik. A fizikai dokumentumokkal az a probléma, hogy hajlamosabbak a sérülésre és elvesztésre. Míg a távoli munkavégzés az adatok megsértését, kiszivárgását és feltörését kockáztatja, a szerződéskezelő szoftver kiküszöböli ezeket a kockázatokat azáltal, hogy lehetővé teszi az összes dokumentum biztonsági mentését.
A szerződéskezelő szoftver lehetővé teszi a dokumentumok felhőben történő tárolását, így csökkentve azok elvesztésének vagy megsérülésének esélyét. A szoftver emellett megvédi az érzékeny szerződési információkat az illetéktelen hozzáféréstől. A kezelőeszköz különböző hozzáférési szintekkel rendelkező szerződéseket és megállapodásokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik, hogy megszabja, ki férhet hozzá, szerkeszthet és oszthat meg bizonyos dokumentumokat.
A rendszergazdák például engedélyalapú szabályokat állíthatnak be, és eldönthetik, hogy ki mihez férhet hozzá információkat, függetlenül attól, hogy fizikailag az irodában találhatók, vagy bárhol távolról dolgoznak világ. Ezenkívül egyes programok védik a dokumentumokat kéttényezős hitelesítés és a legújabb titkosítási technológiákat.
2. Időt spórol
A szerződések kézi kezelése lassú és időigényes folyamat. Ez gyakran személyes beszélgetéseket, papírpéldányok aláírását, oda-vissza postázást, szkennelést és a dokumentumok feltöltését megosztás céljából magában foglalja. Ezenkívül a teljes folyamatot meg kell ismételnie, amikor módosítja a szerződést.
A szerződéskezelő szoftverrel kevés a várakozási idő a szerződések megkötéséhez a világ bármely pontján. Szoftver, mint Zapendo standard opciója lehetővé teszi, hogy kihasználja e-aláírását, hogy órákat takarítson meg a szerződéseken és megállapodásokon.
Egyes cégeknél a késések a szerződéskötéskor kezdődnek. Ebben az esetben egyes szoftverek előre jóváhagyott sablonokat használnak a tervezet elindításához, valamint szabványosított feltételeket és záradékokat bizonyos használati esetekre.
A távmunkások, akik nem férnek hozzá a szerződéses dokumentumokhoz, hajlamosak választ kérni a szerződésben megválaszolt kérdésekre. Ez megnehezítheti a házon belüli csapat számára a munkateher ellenőrzését.
A szerződéskezelő szoftver szervezett formátumban tárolja a szerződés összes verzióját. Így a távoli dolgozók hozzáférhetnek a legújabb verzióhoz, és választ találhatnak kérdéseikre. Az időigényes, automatizálható folyamatok közé tartozik a kijelentkezés, a megújítás és a nem ütemezett szerződéskezelési műveletek.
3. Leegyszerűsíti a megosztást és az együttműködést
A távoli munkakörnyezetben működő vállalkozások tanácskozhatnak és együttműködhetnek a csapattagokkal, akik otthonról dolgoznak, vagy útközben dolgoznak utazás közben.
A felhőalapú szerződéskezelő szoftver valós idejű hozzáférést biztosít a jogosult felhasználóknak a szükséges információkhoz. Lehetővé teszi, hogy bejelentkezzen, szerződést kössön, és együttműködjön kollégáival a világ bármely pontjáról.
A szoftver olyan együttműködési és kommunikációs eszközökkel is rendelkezik, mint például a megjegyzések és a dokumentumok csevegése, amelyek megkönnyítik a feltételek valós idejű egyeztetését és frissítését. Ezek az eszközök lehetővé teszik a távoli csapatok számára, hogy adatokat vigyenek be, segítve az önálló munkaerő létrehozását ellenőrzött környezetben.
4. Csökkenti a kockázatot és javítja a megfelelőséget
Az olyan problémák, mint a jóváhagyatlan feltételek és az elmulasztott kötelezettségek, veszélybe sodorhatják a szervezetet. Szerencsére a szerződéskezelő szoftver előre jóváhagyott záradékok és szerződés-ellenőrző eszközök segítségével csökkentheti a kockázatokat.
A szerződéskezelő szoftver segítségével a vezetőség ellenőrizheti, hogy az egyes szerződések eredményeit megfelelnek az elvárásoknak, és hogy a távoli alkalmazottak betartják-e a szerződést az auditáló eszközökkel.
A szoftver lehetővé teszi, hogy bárhonnan nyomon követhesse és auditálhassa a szerződés mérföldkövének minden lépését, így minden alkalmazottat – beleértve a távoli dolgozókat is – felelősségre vonhatja tetteikért. Ez segít a hatékonyság növelésében, miközben megvédi vállalatát a szabályok be nem tartásától.
Az eszköz tartalmaz ellenőrzési nyomvonalakat is, amelyek segítségével néhány kattintással megtekintheti a teljes szerződéstörténetet. A felhatalmazott felhasználók megtekinthetik, hogy egy szerződés melyik szakaszban van és állapotát (aktív, függőben lévő, lejárt stb.), javítva ezzel az elszámoltathatóságot és a megfelelést.
A szoftvert üzleti kapcsolatai állapotának elemzésére is használhatja. A szerződéskezelő szoftver jelentéseket tartalmaz, amelyek segítenek felmérni, hogy a harmadik felek mennyire felelnek meg az irányelveknek és előírásoknak.
Az alkalmazottak jobb kommunikációja és a belső szabályzatokhoz való teljes vállalati hozzáférés lehetővé teszi a befogadás érzését, ami lehetővé teszi a nagyobb megfelelést. Ez különösen igaz az otthonról dolgozó alkalmazottakra.
5. Automatizálja a figyelmeztetéseket a kulcsfontosságú dátumokról és a szállításokról
A távoli csapatokkal végzett munka növeli a határidők és lehetőségek elmulasztásának esélyét. Szerencsére a szerződéskezelő szoftver képes rögzíteni a legfontosabb szerződési dátumokat és teljesítéseket, és értesítéseket küldeni a felelős félnek.
A szerződéskezelő szoftver az egyik legjobb eszközök a távoli munkafolyamatok egyszerűsítésére. Például beállíthatja a szoftver értesítési eszközét, hogy figyelmeztesse a menedzsereket a felmondandó vagy megújítandó szerződésekről, ezzel megőrizve pénzügyi érdekeit.
A távoli dolgozók értesítést kaphatnak, és korán elkezdhetnek dolgozni a megbízáson, így Ön jobban irányíthatja a projekteket. Értesítéseket is küldhet minden távoli alkalmazottnak a szabályzat változásairól vagy a szabályzat felülvizsgálatának szükségességéről.
A triggerértesítések a kapcsolatkezelő szoftver kulcsfontosságú jellemzői, és figyelmeztethetik Önt, ha a szerződés egy fontos részét aláírták. Ezenkívül néhány szoftver lehetővé teszi az automatikus ismétlődő riasztások beállítását, amelyek addig nem állnak vissza, amíg a hozzárendelt csapat meg nem teszi a várt intézkedést.
6. Központosítja az adatokat a jobb láthatóság érdekében
A kézi szerződéskezeléssel kapcsolatos gyakori probléma a rossz helyen lévő szerződés megtalálása. A szerződéskezelő szoftverrel nem kell a rendetlen szekrényekre hagyatkoznia, amelyek megnehezítik a fontos dokumentumok gyors keresését.
A felhőalapú CMS egy kereshető, központi adattár biztosításával oldja meg a problémákat. A központosított dokumentumközpont kereső- és szűrőeszközökkel biztosítja, hogy a csapattagok, köztük a távoli dolgozók, bármikor és bárhol hozzáférjenek a kritikus információkhoz.
Ha az összes dokumentumot egy központi, virtuális adattárban tárolja, akkor a szerződések láthatósága nő. Ezenkívül ellenőrzést biztosít a szerződési dokumentumokhoz való hozzáférés felett, és egyetlen igazságforrást teremt. Egyes vállalatok lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy megtekintsék a folyamatban lévő kötelezettségeiket, a teljesítéseket, a közelgő projekteket és a megújítási dátumokat, valamint a szerződéses kiadásokat.
Racionalizálja a folyamatokat és a munkafolyamatokat szerződéskezelő szoftverrel
A szerződések távolról történő kezelése nem tartozik a legcsodálatosabb feladatok közé egy szervezetben. A távoli alkalmazottak megfigyelése és nyomon követése még nagyobb kihívást jelent a szerződések manuális kezelése során.
A kézi és papíralapú technikák lassítják és kevésbé hatékonyak a szerződéskezelési folyamatban. A megbízható szerződéskezelő szoftverrel azonban a vállalatok könnyedén kezelhetik a szerződéseket, még akkor is, ha távoli csapatokkal dolgoznak.