Ha sok ember dolgozik együtt egy megosztott projekttáblázaton, be kell állítania valamilyen munkafolyamatot vagy folyamatvezérlőt a dolgok egyszerű elvégzése érdekében. Így nem veszíti el az eddig elvégzett és a következő teendőket – ez segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon.
Itt azokról az alapvető tippekről és bevált módszerekről beszélünk, amelyeket érdemes követnie, ha Excelben, Google Táblázatokban vagy hasonlókban együttműködik más felhasználókkal.
1. Dokumentálja a kulcsmódosításokat és frissítéseket
Táblázatok készítésekor fontos nyomon követni, hogy mi változott. Előfordulhat, hogy valaki más munkáját felülírja, ha nem vigyáz.
Próbáljon megjegyzéseket vagy megjegyzéseket hozzáadni a változtatások rögzítéséhez – például az elem frissítésének okait, a változtatásokat végrehajtó szerkesztők nevét, valamint a módosítás okait és módját. Ezt egyszerűen megteheti a Jelölje ki a Módosítások lehetőséget funkció egy megosztott munkafüzetben. A funkció aktiválásához kövesse az alábbi lépéseket:
- Menj Fájl > Beállítások > Gyorselérési eszköztár. MacOS esetén lépjen a következőre: Excel > Beállítások… > Szalag és eszköztár > Gyorselérési eszköztár.
- A legördülő menüből válassza ki a lehetőséget Minden parancs.
- Válassza ki Jelölje ki a Módosítások lehetőséget és válassza ki, hogy a gyorselérési eszköztárat a szalag fölé vagy alá kívánja-e hozzáadni. Kattintson Rendben.
- Ha végzett, érintse meg a legördülő szűrőket a Gyorselérési eszköztár > Parancscímkék megjelenítése. A legördülő menüben kiválasztva testreszabhatja, hogyan szeretné kiemelni a változásokat a táblázatban.
A megosztott táblázat elemeit vagy lapjait színkóddal is beállíthatja, így egy pillantással könnyen láthatja a változásokat.
2. Helyesen adja meg a forrásadatokat
Könnyen elkövethet hibákat a nyers adatoknak a táblázatokba való bevitele közben. A probléma az, hogy ha ezt nem megfelelően csinálja, az teljesen torzíthatja az eredményeket, és rossz irányba vezethet.
Szerencsére van néhány gyors mutató annak biztosítására, hogy megfelelően adja meg a forrás- vagy nyersadatokat az Excel-fájlokban.
- Az adatoknak világosnak és pontosnak kell lenniük. Ha nem feltétlenül szükséges, próbálja meg kerülni a rövidítéseket, és ügyeljen arra, hogy a szám- és dátumformátumok világosak és következetesek legyenek a táblázat(ok)on.
- Ügyeljen arra, hogy minden oszlop/sor tetején szerepeljen egy fejléc, hogy a többi felhasználó jobban tudja értelmezni a táblázatokat.
- Használjon releváns (és helyes) képleteket, ahol szükséges.
3. Táblázatvezérlők használata
A táblázatkezelők használatával csökkentheti az adatbeviteli hibák kockázatát. Íme néhány eszköz, amelyet használhat:
Adatellenőrzés: Olyan eszköz használatával, mint pl adatérvényesítés lehetővé teszi, hogy több felhasználótól gyűjtsön be adatokat a megfelelő formátumban. Ezenkívül biztosítja az egységes adatbevitelt és megakadályozza a véletlen felhasználói hibákat. Ha olyan adatokat ad meg, amelyek egy ismert értékkészlethez tartoznak, például „Igen” vagy „Nem” vagy „Nem határozható meg”, létrehozhat egy legördülő listát ezekkel a lehetőségekkel, hogy lehetővé tegye a többi felhasználó számára, hogy válasszon egy előre meghatározott listából lehetőségek.
Lap nézet: Az Lapnézet funkció egy másik hasznos funkció, amely lehetővé teszi a táblázatkezelő felhasználók számára, hogy testreszabott nézeteket hozzanak létre munkafüzetükről és beállíthatják saját szűrőiket az információk megtekintéséhez – anélkül, hogy a munkalapon mások által végzett módosítások befolyásolnák őket felhasználókat.
4. Táblázatok és diagramok használata
Valljuk be: a táblázatok eleinte túlterheltek, különösen, ha nem szokott nagy mennyiségű adattal dolgozni. Ezért javasoljuk táblázatok, diagramok vagy grafikonok használatát az adatok intuitív módon történő beállításához.
Míg a táblázatok segítenek az információk rendszerezésében és rendezésében, a diagram vagy grafikon használata segíthet a vizuális megjelenítésben. Ez megkönnyíti a trendek kirajzolását vagy a változók különböző csoportjai közötti időbeli összehasonlítások megjelenítését, így észreveheti a fontos kapcsolatokat és trendeket az adatértékekben.
5. Emelje ki a fontos értékeket színekkel és formázással
Szövegének és címsorának színezésével az adatait olvashatóbban rendezheti.
Ily módon az adatok bizonyos aspektusaira összpontosíthat anélkül, hogy egyszerre túlterhelné az összes információt. Használhat olyan eszközöket is, mint pl feltételes formázás, amely lehetővé teszi bizonyos cellák kiemelését olyan feltételek alapján, mint például, hogy egy bizonyos értéktartományon belül vannak-e.
Az „Ablakok rögzítése” funkció különösen akkor hasznos, ha nyomon kell követnie bizonyos területeket, miközben egy hosszú táblázatban görget. Ezt a következőképpen teheti meg:
- Válassza ki az aktív sort vagy oszlopot.
- Menj a Kilátás a szalag fülét, és válassza ki Az ablaktáblák rögzítése.
- A legördülő menüből válassza ki, hogy az oszlopokat vagy a sorokat szeretné-e rögzíteni.
A Hiperhivatkozás funkció segítségével rögzített szöveget fájlokhoz, weboldalakhoz vagy munkalapokhoz kapcsolhat.
- Ehhez válasszon ki egy szöveget tartalmazó cellát a táblázatban.
- Menj a Beszúrás fül a szalagon.
- A szalag jobb oldalán érintse meg a ikont Link és válassza ki a lehetőségeket a bal oldali menüből. Dönthet úgy, hogy a helyi tárhelyén lévő fájlokhoz, webes hivatkozáshoz vagy más forrásokhoz kíván hivatkozni.
Ez segít a csapattagoknak könnyen megtalálni a hivatkozásokat vagy a forrásfájlokat. Például, ha cége weboldalán termékek és szolgáltatások szerepelnek, könnyen létrehozhat egy hivatkozást egy cellában, amely a csapattagokat közvetlenül az oldalra viszi, amikor rákattintnak.
Gyakran nehéz lehet tudni, hogy a kollégái min dolgoznak. A táblázatkezelő eszközök, például a Google Táblázatok azonban megkönnyítik több szerkesztő számára, hogy valós időben dolgozzanak együtt dokumentumokon. A csevegés oldalsávját az aktív felhasználók listája melletti csevegésikon buborék megérintésével nyithatja meg.
Ez egy praktikus funkció – megvitathatja azokat a problémákat, amelyekkel a megosztott fájlokon végzett munka során találkozott. Lehetővé teszi továbbá, hogy gyorsan kommunikáljanak egymással, ha segítségre vagy segítségre van szüksége valami konkrét dokumentumban.
9. Szerkesztési/megtekintési hozzáférést biztosít az együttműködőknek
A megosztott táblázatokkal való együttműködés egyik első lépése annak biztosítása, hogy a csapattagok szerkesztési/megtekintési (csak olvasási) hozzáféréssel rendelkezzenek. Először is meg kell győződnie arról, hogy engedélyezte a megosztást.
Másodszor, szükség szerint adjon hozzá együttműködőket egyéni munkafüzeteihez, és adjon nekik csak olvasási vagy szerkesztési hozzáférést. Győződjön meg arról, hogy mindenki hozzáférhet a fájl kompatibilis verzióihoz, hogy ne legyen problémája a szinkronizálással vagy a mentéssel munka közben.
Intelligensebb együttműködés könnyen olvasható táblázatokkal
A nap végén minden a kommunikációról szól. Amikor egy megosztott projekten dolgozik emberek csoportjával, fontos, hogy a csapat kommunikációja a lehető legzökkenőmentesebben menjen.
A fenti tippek segíthetnek a táblázatok felhasználóbarátabbá és könnyebben olvashatóbbá tételében, hogy az információk megosztása és értelmezése mindig egyszerű legyen.
