A legtöbben táblázatkezelő szoftvereket használnak adatok gyűjtésére vagy információk diagramok és grafikonok segítségével történő bemutatására. Ha azonban a kereteken kívül gondolkodunk, a Google Táblázatok többféleképpen használhatók. Az egyik legkényelmesebb alternatíva az ütemezés létrehozása.
És még csak nem is kell a nulláról kezdeni. A sablonkönyvtárban van egy előre elkészített munkalap. Olvassa el, amikor részletezzük, hogyan hozhat létre és formázhat helyesen ütemezést, és miért érdemes munkalapokat használnia az ütemezéshez.
Ütemezés létrehozása a Google Táblázatokban
Bár a Google Táblázatokban a semmiből is létrehozhat ütemezést, javasoljuk, hogy használjon sablont, különösen akkor, ha siet, és nincs szüksége sok testreszabásra.
Használhatja a Google Táblázatok sablongalériáját egy előre elkészített munkalap megkereséséhez. A kezdéshez lépjen a Google Táblázatok oldalára, és hozzon létre egy fiókot. Ha már van Google-fiókja, használhatja azt a bejelentkezéshez. Íme a lépések, amelyeket követnie kell ütemterv létrehozásához a Google Táblázatok sablongalériájával:
- Lépjen a Google Táblázatok főoldalára.
- Kattintson Sablongaléria a keresősáv alatt. Ezzel megnyílik egy új oldal, amely több sablon közül választhat.
- Használjuk a Menetrend sablon ehhez az oktatóanyaghoz, ezért kattintson arra. Ezzel egy új táblázatot nyit meg a már alkalmazott sablonnal.
A Google Táblázatok sablonjában már vannak beállítva a sorok és oszlopok, így a nap folyamán óránkénti felosztások vannak. A hét kezdő napját a C2 cellában állíthatja be. A dátum automatikusan a 3. sorban kerül megadásra, a C2 cella bevitelétől függően. A 4. sor egy képletet tartalmaz, amely a dátumot automatikusan a hét napjává változtatja.
Az ütemterv alján található egy megjegyzés rovat, ahol üzeneteket hagyhat a csapatnak. A jobb oldalon található egy teendők rész is, ahol konkrét feladatokat rendelhet a csapatához.
Feltételes formázás használata az ütemezésben
A táblázatban a feltételes formázást használhatja egy adott szó ellenőrzéséhez a táblázatban. Ha ez a feltétel teljesül, akkor meghatározott műveletet hajtanak végre.
A szemléltetés kedvéért adjunk hozzá feltételes formázást annak ellenőrzésére, hogy a „találkozó” szó szerepel-e a cellában. Ha igen, a cellának pirosra kell váltania. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Válassza ki azt a területet a táblázatban, ahol alkalmazni kívánja a feltételes formázást.
- Kattintson Formátum a képernyő fő eszköztárában.
- Ott kattintson rá Feltételes formázás. Ezzel megnyílik egy oldalsáv a képernyő jobb oldalán.
- A tartomány automatikusan hozzáadódik, ha az első lépésben kiválasztja. Ha nem, írja be a tartományt a Alkalmazás a tartományra szövegdoboz.
- Ban,-ben Formázza a cellákat, ha szakaszban kiválaszthatja a formázási szabályokat. Mi választottuk a A szöveg tartalmaz opciót, és hozzáadta a „találkozó” kulcsszót.
- Most válassza ki a cella tartalmára alkalmazni kívánt effektusokat. Ebben az esetben a vörös színt választottuk a cellára.
- Kattintson Kész a változtatások mentéséhez.
Amint láthatja, a hatás minden olyan cellához hozzáadódik, amely tartalmazza a megadott kulcsszót. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a közelgő feladatokat, például megbeszéléseket és határidőket szeretné színkódolni. Több szabályt is hozzáadhat, ami azt jelenti, hogy teljesen színkódolt ütemezéssel rendelkezhet.
Ez azt jelenti, hogy nem kell manuálisan színkódolnia az egyes cellákat, amikor módosítja az ütemezést.
A Táblázatokban történő ütemezés előnyei és hátrányai
Bár számos előnnyel jár a létrehozása a produktív munkarend a Google Táblázatokkal messze nem tökéletes. Beszéljük meg a Google Táblázatokkal való ütemezés létrehozásának előnyeit és hátrányait:
Pro: Ingyenesen használható
Bár számos menetrendkészítő szoftver létezik a piacon, ezek többsége fizetős. Másrészt a Google Táblázatok hasznosak lehetnek az ütemezés elkészítésekor, mivel magánszemélyek és kisvállalkozások számára ingyenes. Ez egy egyszerű módja annak készítsen biztonsági másolatot az ütemtervéről ingyenesen kézi mentés nélkül.
Pro: Könnyen megosztható
A Google Táblázatok más táblázatkezelő programokkal szembeni használatában az a legjobb, hogy néhány kattintással megoszthatja a táblázatát. A jogosultságokat úgy is megadhatja, hogy csak néhány kiválasztott személy szerkeszthesse a táblázatot, míg a többiek csak megtekinthetik azt. Ez nagy segítség lehet, ha távoli munkabeosztást készíteni megosztani munkatársaival.
Con: Nincs értesítés a szerkesztési hozzáféréssel nem rendelkező felhasználók számára
A Google Sheets előnye a valós idejű megosztás, ami azt jelenti, hogy a fájlon végrehajtott változtatásokat valós időben láthatják a nézők. Ha azonban csak megtekintési jogosultságai vannak, a Táblázatok nem értesíti Önt a táblázat módosításairól.
Csak a szerkesztési hozzáféréssel rendelkező személyek engedélyezhetik az e-mailes értesítéseket. Használhat push értesítéseket küldő bővítményeket a probléma kiküszöbölésére, de ez messze nem ideális.
Con: Az automatizálás hiánya
Az ütemterv elkészítéséhez dedikált szoftver használatával nem kell minden részletet manuálisan megadnia. A többi rész automatikusan frissül, ha módosítja az ütemezés egy részét.
A fejlett szoftverek akkor is értesítik Önt, ha túlzásba viszi a műszakot, vagy esetleg hibát követ el. Ha Ön szakértő, végezhet automatizálást a Táblázatokban. A legtöbb embernek azonban nincs ideje vagy fejlett technikai tudása, hogy ezt megvalósítsa.
Con: Több időt vesz igénybe
Táblázat használatakor a legtöbb dolgot manuálisan kell megadnia, vagy legördülő listákat kell létrehoznia. A fejlett szoftverek sok kézi szerkesztést takarítanak meg, mivel drag and drop ütemezőket tartalmaznak. Automatikus e-maileket is küldhetnek, amikor az ütemezés megváltozik.
Hátrány: Nem rendelkezik modern funkciókkal
A Google Táblázatok nem tartalmaznak olyan funkciókat, mint a GPS-követés, a műszakváltás és a TLT-kezelés. Ezekre a funkciókra nincs szükség, de bizonyos helyzetekben jelentősen megkönnyíthetik az életét.
Hatékonyan ütemezze be életét
A Google Táblázatok csak egy a sok lehetőség közül, amelyekkel ütemezheti életét és munkáját. Noha van néhány hátránya, az ingyenes és egyszerű használata életképes megoldássá teszi, különösen, ha más Google Suite-alkalmazásokkal, például a Google Naptárral kombinálja.