Ahogy egyre több szervezet veszi igénybe a távmunkát, minden összegyűjthető erőforrásra szükségük van a hatékony virtuális értekezletek megtartásához. A piacon található számos virtuális értekezlet-szoftver ellenére néhány üzleti csapat még nem találja meg a megfelelőt.
A Microsoft Teams egyenlő feltételeket teremt a dolgozó csapatok számára a virtuális együttműködéshez és együttműködéshez anélkül, hogy a bank feltörné. Olvassa el, miközben megbeszéljük, hogyan növelheti termelékenységét a rendszerrel.
1. Pontosan ütemezze be a találkozót
Az ütemezés az első lépés a Microsoft Teams találkozójának megtartásához. Bár bármikor kezdeményezhet találkozót, ha azt szeretné, hogy mások is csatlakozzanak hozzád, előzetesen értesíteni kell őket.
Amikor megbeszélést állít be a Microsoft Teams szolgáltatásban, vegye figyelembe a résztvevők időzónáit. Ha Ön a házigazda, ütemezhet egy találkozót az időzónájával, és az automatikusan tükrözi a résztvevők időzónáit az irányítópultjukon.
Az értekezlet részvételi arányának növelése érdekében ütemezze be a legtöbb résztvevőnek megfelelő időpontra, ha nem mindegyiküknek. Ha páratlan órákra ütemez egy értekezletet, az akadályozhatja a csapattagok megjelenését. Még ha megjelennek is, előfordulhat, hogy nem vesznek részt optimálisan, ha az időzítés ki van kapcsolva.
2. Válassz egy moderátort
Az a tény, hogy Ön egy megbeszélést a Microsoft Teamsben tart, nem jelenti azt, hogy Önnek kell lennie a megbeszélés moderátorának. Az egyik távoli csapattalálkozó sikeres megtartásának módjai moderátor kinevezése, különösen, ha már túl sok munka van a kezeden.
Bízza moderátorára az értekezlet napirendjének irányítását és a résztvevők hatékony bevonását. A moderátornak szorosan figyelemmel kell kísérnie a résztvevők viselkedését, és gondoskodnia kell arról, hogy senki ne okozzon kellemetlenséget a találkozó során. Biztosítson megfelelő hozzáférést és vezérlést a moderátornak az értekezlet beállításaihoz, hogy szükség esetén parancsokat indíthasson.
3. Optimalizálja az online élményt
Az online értekezletek a megfelelő beállítások mellett a legtermékenyebbek. A megbeszélés megkezdése előtt keressen egy megfelelő helyet és ülőhelyet. Győződjön meg arról, hogy számítógépe kamerája jó állapotban van a kiváló képminőség érdekében. Ugyanez vonatkozik a hangra is. Gondoskodjon jó hangminőségű mikrofonról. A találkozó megkezdése előtt tesztelje kameráját és mikrofonját, hogy elkerülje a kellemetlen meglepetéseket.
Míg a legtöbb házigazda inkább kényelmesen ül, és elegáns ábrázolással adja át üzenetét, mások inkább egy állványon szeretnek kapcsolatba lépni a résztvevőkkel. A Microsoft Teams többféle egyéni hátteret kínál az online tér szebbé tételéhez.
4. Jegyzetel
A jegyzetelés az egyik a hatékony virtuális értekezlet lebonyolításának módjai. Ha sok információt dolgozol fel, hajlamosak lemaradni néhány lényeges részletről. Mivel az agy csak annyit tud megtartani, létfontosságú információkat veszíthet el, ha nem jegyzetel. Ezért a jegyzetelés kulcsfontosságú az értekezletek során.
Nincs szüksége tollra és papírra a jegyzetek készítéséhez, amikor megbeszélést tart a Microsoft Teams szolgáltatásban. Az eszköz egy jegyzettömböt kínál, amelybe információkat írhat és menthet egy értekezleten. Bármikor visszatérhet a jegyzeteihez, hogy lekérje az értekezlet legfontosabb napirendjét.
5. Nem beszélő résztvevők némítása
A zaj akadályozza a termelékenységet a munkahelyen. Ha nem csíped el az elején, az akadályozhatja a virtuális találkozót is. Még akkor sem, ha megpróbál egy csendes helyen lenni a megbeszélésen, előfordulhat, hogy más résztvevők nem teszik ugyanezt. A Microsoft Teams némítási funkciójával segít megszabadulni a zajtól.
Egy értekezlet házigazdájaként nemcsak saját magát, hanem a megbeszélés többi résztvevőjét is elnémíthatja a Microsoft Teams szolgáltatásban. A szabály az, hogy a nem beszélő résztvevőket mindig el kell némítani. Ez rendezettséget és dekorációt teremt. A többi résztvevő megérti az üzenetet, amelyet a beszélő résztvevő átad.
6. Használja a Chat ablakot a kiemeléshez
A virtuális találkozóknak lebilincselőnek kell lenniük, hogy fenntartsák a résztvevők érdeklődését. Az emberek könnyen megunják a hosszú beszélgetéseket, ezért a Microsoft Teams csevegőablakát is használnia kell, hogy fenntartsa figyelmüket.
Házigazdaként létrehozhat egy csevegőablakot, ahol Ön és a többi résztvevő megjegyzéseket tehet az értekezletről. Ez egy jó hely olyan kulcsfontosságú információk megírására, amelyekkel a résztvevőknek tisztában kell lenniük. A moderátor arra is kérheti a résztvevőket, hogy tegyék fel a csevegőablakba esetlegesen felmerülő kérdéseket, így mindenki tisztán értheti a kérdéseket.
7. Rögzítse a Találkozót
A virtuális értekezlet-gazdák egyik hibája, hogy nem követik nyomon az összes tevékenységet. Amikor vissza kell hivatkozniuk egy témára, nem tudnak. A Microsoft Teams leegyszerűsítette a felvételi folyamatot egy olyan rögzítési funkció bevezetésével, amely minden apró részletet gyorsan megragad.
A hivatkozások készítése a tanulási folyamat része, és minden online összejövetelről nyilvántartást vezetni nagyon hasznos. Amikor rögzíti az értekezletet a Microsoft Teamsben, konkrét bizonyítékokkal rendelkezik az értekezlet részleteiről.
8. Elmosódott a háttér
Csakúgy, mint a zajos környezet azt okozhatja, hogy valaki más elmulassza az üzenetet, amelyet a beszélő átad egy online értekezleten, a zajos háttér is zavarhatja a figyelmet. Például egy gyönyörű festmény egy résztvevőnél elvonhatja a figyelmét arról, amit mond. Még a gondolatmenetét is elfelejtheti.
A Microsoft Teams lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy összemossák hátterüket, így magukra és a megbeszélésekre összpontosíthatnak. Ezzel a funkcióval nem kell aggódnia amiatt, hogy tökéletes hátteret biztosít a találkozóhoz.
9. Használja a Whiteboard funkciót
Sok felhasználó nem használja ki maximálisan a Microsoft Teams tábla funkcióját. Ez egy online vászon, amellyel megörökítheti üzeneteit és ötleteit.
A Microsoft Teams tábla akkor hasznos, ha összetett ötleteket kell elmagyaráznia csapattagjainak egy értekezleten. Különféle vázlatelemeket kínál, amelyek segítségével világosan kifejezheti gondolatait.
10. Aktiválja a Képernyőmegosztást
Néha nem elég elmagyarázni az ötleteket és koncepciókat a csapatoknak egy virtuális megbeszélésen. Meg kell mutatnia nekik az információkat úgy, ahogy azok a számítógépén vannak. A Microsoft Teams ezt lehetővé teszi képernyőmegosztó funkciójával.
Ha aktiválja a képernyőmegosztást, lehetősége nyílik arra, hogy növelje a résztvevők elkötelezettségét a Microsoft Teams online értekezletén. Lehetővé teszi, hogy másoknak megmutassa, miről beszél, és pontosan hogyan is van ez a rendszerén.
Tegye megéri virtuális találkozóit a Microsoft Teams segítségével
A virtuális találkozók azért jöttek, hogy maradjanak. A munkacsoportok nagy előrelépéseket tesznek a távoli helyeikről folytatott kommunikáció terén. De ahhoz, hogy ez megtörténjen, szándékosan kell a legtöbbet kihoznia értekezleteiből a Microsoft Teams számos funkciójának kihasználásával.
Ha embereket kíván vendégül látni egy találkozón, optimalizálja az élményt. Teremts mindenki számára a hozzájárulást és az ötletek megosztását. Amikor a csapat tagjai meglátják az értekezletek értékét, szívesen csatlakoznak, amikor megbeszélést tervez.
