Ma az e-mailek elengedhetetlenek a produktív élethez. Lehetővé teszik a kommunikációt, a szolgáltatásokra való feliratkozást, a fiókok biztonságának megőrzését stb. Ez azt is jelenti, hogy a beérkezett üzenetek mappája könnyen túlterheltté válhat, ami problémát jelent, ha az e-maileket munkára használja.
A Gmail különösen gazdag funkciókban és zavaró tényezőkben, de vannak módok fiókja és önmaga kezelésére, hogy ne kelljen újra több feladatot végeznie. Az, hogy egyszerre csak egy munkára tudjunk koncentrálni, szervezés és fegyelem kérdése. Vizsgáljuk meg, mit is jelent ez pontosan.
1. Rendezze e-mailjeit
Először is rákattinthat a csillag vagy címke ikont bármelyik e-mail mellett, hogy megjelölje azt Csillagos vagy Fontos. Ezzel az oldalsó panelen lévő megfelelő mappába kerül, ugyanakkor megnő annak a valószínűsége, hogy a Gmail a jövőben automatikusan megjelöli a fontos e-maileket.
Még tovább is mehetsz színkódolt címkék létrehozása a Gmailben és az e-mailek logikus sorrendben történő iktatása ahelyett, hogy a vegyes e-mailek falán kellene keresztülmenni, egyesek érdeklődésre, mások spamek.
Tehát, ha új köteg e-mail érkezik, lapozza át őket, és ennek megfelelően jelölje meg őket. Ezután például az e-mailekre összpontosíthat a Fontos először mappát, és hagyja későbbre a „Személyes” címkével ellátottakat.
2. Használja a Szundi funkciót azoknál az e-maileknél, amelyek várhatnak
Egy másik eszköz, amely segíthet a prioritás meghatározásában, hogy mely e-mailekre összpontosítson, az úgynevezett Szundikálás.
Válassza ki vagy mutasson rá egy e-mailt, és egy órának tűnő ikont fog látni. Kattintson rá, és kiválaszthatja a hosszát Szundikálás.
Bármit is választ, az e-mail eltűnik a beérkező levelek közül, és a megadott időpontban visszajön. Előtte azonban elérheti, ha egyszerűen megnyitja a Elhalasztva mappát.
3. Módosítsa a beérkező levelek típusát
Számos módja van a Gmail irányítópultjának testreszabására, hogy megakadályozza a többfeladatos munkát. A te Gyorsbeállítások nagyon egyszerű és praktikus módszert kínálnak.
Kattints a felszerelés ikont az oldal tetején, hogy megnyissa Beállítások menü. Találd meg Beérkezett üzenetek típusa szakaszban, és nézze meg a lehetőségeket:
- Alapértelmezett
- Először is fontos
- Először olvasatlan
- Elsőként csillagozva
- Kiemelt levelek
- Több postafiók
Mindegyik típus másképp strukturálja a beérkező leveleket. Ezt a funkciót itt is megtalálja Gyorsbeállítások > Összes beállítás megtekintése > Beérkezett üzenetek.
A Gmail elrendezésének további finomításához kombinálja a legproduktívabb elrendezést szűrők, amelyek rendezik a Gmail postafiókját. Gondos tervezéssel biztosíthatja, hogy figyelme mindig az Ön számára legfontosabb e-mailekre irányuljon.
4. Módosítsa a beérkező levelek sűrűségét
Tedd a beérkező leveleket a lehető legkönnyebbé a szemed számára, és a fontos e-mailek észlelése egyszerűbb lesz. Azt is elkerülheti, hogy túl gyorsan elfáradjon a Gmailen végzett munka közben.
Egy másik funkció a tiédben Gyorsbeállítások segíthet ennek elérésében. Alatt Sűrűség, három lehetőség közül választhat, hogy milyen közel legyenek egymáshoz az e-mailjei:
- Alapértelmezett
- Kényelmes
- Kompakt
Nézze meg, melyik segítségével gyorsan és egyszerűen böngészhet a beérkező levelek között.
5. Módosítsa Gmail-fiókja maximális oldalméretét
A Gmail jobban szabályozhatja a beérkező levelek elrendezését, beleértve azt is, hogy oldalanként hány e-mailt kell megjelenítenie. Ennek a funkciónak a megtalálásához látogasson el ide Gyorsbeállítások > Összes beállítás megtekintése > Általános.
Ezen a lapon az Öné Maximális oldalméret szakaszban, ahol kiválaszthatja az egyes oldalakon megjelenítendő beszélgetések számát. Az előre beállított opciók 10 és 100 között vannak, így valóban szétoszthatja vagy összecsomagolhatja e-mailjeit.
Döntse el, hogy melyik elrendezés segít a leginkább a feladatokra összpontosítani, miközben jól használja a szűrőeszközöket.
6. Oszd fel az olvasópanelt
Egy újabb Gmail-funkcióval leállíthatja a többfeladatos munkát, és egyszerre csak egy e-mailre irányíthatja a figyelmét. Az e-mailjei felett a Az osztott ablaktábla mód be- és kikapcsolása ikon.
Ha rákattint, miközben az irányítópult normál, fel nem osztott formában van, Függőleges felosztás aktiválni fog, ami azt jelenti, hogy e-mailjei mellett egy panel is megjelenik, amelyen minden kiválasztott beszélgetés tartalma megjelenik. Így láthatja, hogy mi van az e-mailekben anélkül, hogy teljesen meg kellene nyitnia azokat. Ezt követően gyorsabban léphet át a postaládáján.
Ha rákattint a melletti nyílra Az osztott ablaktábla mód be- és kikapcsolása ikonra, megtalálja a Vízszintes felosztás opció is.
Mindez itt is elérhető Gyorsbeállítások > Összes beállítás megtekintése > Beérkezett üzenetek.
De még sokkal többet tehet a Gmail-beállítások testreszabásával, például visszatérő vakációs válaszadó beállítása. Fedezze fel, mi más hasznos lehet a mono-feladatok elvégzésében.
7. Kezdje el alulról olvasni az új e-maileket
Ha olyan személyes szokásokról van szó, amelyek elterelhetik Önt a többfeladatos munkavégzéstől, az egyik biztos módszer az e-mailek olvasása céllal vagy logikus sorrendben.
Például az e-mailek szabványos listájában a legújabbak lesznek a tetején, ezért érdemes minden olvasatlan beszélgetést alulról kezdeni, és először a legrégebbivel foglalkozni.
Előfordulhat, hogy határidőket vagy fontos információkat tartalmaznak, amelyek relevánsak a későbbi e-mailek számára. Ha csak a biztonság kedvéért, és koncentrálni akar, haladjon tovább az e-mailek számában.
8. Először törölje a legegyszerűbb e-maileket
A Gmail osztott paneljével gyorsan azonosíthatja azokat az e-maileket, amelyek nem érdeklik, vagy gyorsan kezelhetők. Nézze át a beérkezett üzeneteket, és először a legegyszerűbb feladatokat oldja meg, és távolítsa el őket az útból. Ezután rangsorolhatja a bonyolultabb e-maileket.
Ez egy egyszerű stratégia, de gyorsan és konstruktívan törli a postaládáját anélkül, hogy túlterhelné.
Gmail-fiókja két hasznos beépített funkcióval rendelkezik a feladatok beállításához és a jegyzetek készítéséhez.
Kezdjük azzal Google Tasks, amelyet a jelölje be ikont az oldalsávon. Kattintson rá, majd Adjon hozzá egy feladatot, ha még nincs ilyen. Minden feladatnak megadhat címet, leírást, dátumot és részfeladatot. Díszítse őket, amennyire szükséges ahhoz, hogy szervezett maradjon.
Pont felette Feladatok van Google Keepizzó körte ikonra, amely megnyit egy panelt, amely felsorolja a meglévő Keep-bejegyzéseket Jegyzetelni gomb. Használja ezt arra, hogy feljegyzéseket készítsen magának egy adott ügyfél e-mailjeiről, vagy hogy perceket gyűjtsön a Google Meet munkamenetei során.
Mindkét eszköz emlékeztetheti Önt azokra a fontos munkákra, amelyeket el kell végeznie, ugyanakkor lehetőséget kínál arra, hogy minden egyes feladattal hatékonyabb legyen.
10. Böngészőbővítmények használata
Ha szereti a praktikus eszközök támogatását, keressen olyan böngészőbővítményeket, amelyek a munkafolyamat strukturálásával vagy könnyebben kezelhető részekre bontásával növelik hatékonyságát.
Megismerni hogyan javíthatja a Todoist a termelékenységét, például az intelligens feladatkezelés puszta erejével. Szinkronizálhatja Gmail-fiókjával, és egyszerűsítheti az egyes fontos feladatokat.
Akkor megvan A Gmail Beérkező levelek rendezése, egy olyan bővítmény, amely szűrőket ad a normál Gmail-beállításokhoz. E-mailjeit névjegyek, cégek, mellékletek és egyebek szerint rendezheti.
Ha a Google Táblázatokat használja e-mailjeihez, fontolja meg Sorkiemelő, ami pontosan azt csinálja, amit a név is sugall: kiemeli a sorokat a táblázatokon, így gyorsabban olvashatja azokat.
Még valami hasonlót is Monotab felbecsülhetetlen értékű lehet az online dolgozók számára. Ez egy olyan bővítmény, amely egyetlen lapon menti a hivatkozásokat, hogy ne legyen több megnyitás, és ne lassuljon a böngésző.
Végső soron szervezeti eszközökre, valamint fegyelemre van szüksége, hogy megakadályozza, hogy koncentrációja több irányba oszlik, és ne rontsa a termelékenységet.
A fenti tippek és eszközök logikus, sőt kellemes sorrendbe állíthatják e-mailjeit és a Gmailben végzett egyéb munkáit. Képes lesz arra, hogy a kívánt feladatoknak szentelje magát, és abbahagyja az eltérést.
Ahogy már említettük, az önkontroll nagy szerepet játszik abban, hogy megakadályozza a többfeladatos munkát, de a sok digitális támogatás is sokat jelent. Tehát nézze meg, mit kínál még a Google platformjain, Gmail-fiókjától Chrome böngészőjéig.