Hol tartod a vásárlói feljegyzéseidet? Az asztalán ülnek egy jegyzettömbben vagy egy dokumentumban a merevlemezen? Ez néhány kihívást jelenthet:

  1. Újra megtalálni őket.
  2. Elküldi őket a munkatársainak – akiknek szintén újra meg kell találniuk őket.

Ráadásul a rejtett jegyzetek különösen akkor válnak sürgőssé, amikor az ügyfél már telefonál. De ennek nem kell így lennie. Ha elakad a tökéletes CRM megtalálása során, vagy még nem áll készen arra, hogy a kívánt CRM-be fektessen, miért ne építhetne fel egy működőképes egyet a Google Táblázatok segítségével? Itt van, hogyan.

1. Címek hozzáadása és a CRM felső sorának rögzítése a Google Táblázatokban

Kezdje a felvenni kívánt mezők nevének hozzáadásával a táblázat tetején. Név, telefonszám, e-mail cím, kapcsolatfelvétel dátuma, állapot és megjegyzések néhány alapvető oszlop, amelyet érdemes használni.

Érdemes megfontolni néhány olyan oszlopot is, amelyek egyediek az Ön vállalkozására vagy értékesítési ciklusára. Milyen információk lesznek hasznosak, amikor újra fel kell venni a beszélgetést?

Ez bármi lehet – a potenciális ügyfél költségvetése, a kívánt termék vagy szolgáltatás, kivel beszélt korábban, hol dolgozik stb. Ha van jelenlegi rendszere, ez egy másik hely, ahol referenciát kereshet.

Miután eldöntötte a címeit, és beírta őket, megteheti rögzítse a Google-táblázat felső sorát. Ehhez tegye a következőket:

  1. Jelölje ki a teljes sort.
  2. Menj Kilátás a bal felső sarokban.
  3. Válassza ki Fagy.
  4. Választ 1 sor.

Most görgetés közben a címek a tetején maradnak.

2. Legördülő menük és feltételes színkódolás hozzáadása a CRM-hez a Google Táblázatokban

Az ismétlődő válaszokhoz bármelyik címsor alatt felvehet egy legördülő listát a lehetőségekről, ez hasznos lesz. Néhány példa erre: terméknevek, szolgáltatások vagy értékesítői listája.

A legördülő menü létrehozása kiváló módja annak, hogy működő állapotoszlopot adjon a Google-táblázathoz. Az állapotok gyors áttekintést adnak arról, hogy hol található a potenciális ügyfél az értékesítési ciklusban. Ezt csináld meg:

  1. Kattintson a címsor alatti cellába.
  2. Menj Adat a bal felső menüben.
  3. Válassza ki Adatellenőrzés.
  4. A mellette lévő lehetőségek közül Kritériumok, választ Lista egy tartományból.
  5. A mellette lévő mezőbe írja be a felvenni kívánt szavakat, vesszővel elválasztva.
  6. Találat Megment ha elkészül a listája.

Most a lehetőségek listája jelenik meg a cellában, és feltételes színkódolást adhat hozzá a CRM-ben való navigáláshoz.

Megtalálod Feltételes formázás alatt Formátum menü a tetején. Ha rákattint, megnyílik egy oldalsáv, ahol testreszabhatja a cellák tartományát. Kattintson a legördülő menüt tartalmazó cellára, és adja hozzá a színeket az alábbi lépések végrehajtásával.

  1. Alatt Formázási szabályokalatt kattintson a legyező menüre Formázza a cellákat, ha… és válassza ki A szöveg tartalmaz.
  2. Megjelenik egy mező, amelyben be kell írnia a színkódolni kívánt szót.
  3. Alatt Formázási stílus, módosítsa a háttérszínt a kívántra – a világosabb pasztell színek jobban működnek a fekete szöveggel.
  4. Ha készen vagy, nyomd meg Kész.
  5. Ismételje meg a többi opcióval.

Ahogy a menüben a beállításokra kattint, a cella színe megváltozik. Ha ezt a teljes oszlophoz szeretné hozzáadni, másolja ki a cellát, és jelölje ki az oszlopot úgy, hogy felül kattintson a betűjére. Beillesztés előtt szüntesse meg a címcella kijelölését nyomva tartással CMD vagy CTRL és rákattint.

3. Egyéb hasznos formázások a CRM felépítéséhez a Google Táblázatokban

Annak érdekében, hogy a bejegyzések minden alkalommal ugyanúgy nézzenek ki, további formázást adhat a munkalap oszlopaihoz. Ha a CRM rendelkezik dátumoszloppal, formátum hozzáadásával konzisztenssé teheti ezeket az adatokat. Ezt csináld meg:

  1. Kattintson a dátum oszlop tetején lévő betűre az egész elem kiválasztásához.
  2. Menj Formátum a felső menüben.
  3. Válassza ki Szám.
  4. Választ Dátum.

Mostantól minden alkalommal, amikor megad egy dátumot, a munkalap mindig ugyanúgy formázza azt.

Ezt megteheti annak érdekében is, hogy a CRM bármely pénzneme egységes legyen. Kövesse ugyanazokat a lépéseket, de válasszon a rendelkezésre álló lehetőségek közül, vagy lépjen a következőre Egyedi pénznem több lehetőségért, beleértve a különböző típusokat is.

Az adatok következetes megőrzésének másik előnye, hogy megteheti használja a Google Táblázatok rendezési funkcióját hogy gyorsan megtalálja az információkat.

4. Megjegyzések hozzáadása a CRM-hez a Google Táblázatokban

Ha mindent egy helyen szeretne tartani, megjegyzéseket írhat közvetlenül a Google-táblázatába. Bár elsőre kissé ügyetlennek tűnhet, egy kis formázás segíthet tisztán és rendezetten tartani a dolgokat.

Íme néhány tipp, amelyek segítenek jegyzetelésben a CRM-ben:

  • Kattintson duplán a cellára a szerkesztéshez.
  • A gomb megnyomásával sortörést adhat hozzá Option + Enter Mac vagy Ctrl + Enter PC-n.
  • A gomb megnyomásával felvehet egy pontot Opció + 8 Mac vagy Alt + 0149 PC-n.
  • A felsorolásjel-parancsikonok minden alkalommal történő használatának elkerülése érdekében másolja ki és illessze be őket.
  • Ha úgy tetszik, használhat kötőjeleket pontként, hogy megkönnyítse a dolgokat.
  • Állítsa be Szöveg tördelése nak nek Csipesz hogy a szöveg szépen bent maradjon ahelyett, hogy szétterülne.
  • A klip megakadályozza, hogy a sejtek túl magasak legyenek.
  • Ha ismét duplán kattint rá, teljes egészében megtekintheti a tartalmát.

Alternatív megoldásként, ha minden potenciális ügyfélhez külön dokumentumot szeretne létrehozni, ezt az oszlopot használhatja a Google Dokumentumokra mutató hivatkozásokhoz.

Tartsa az összes ügyfélkapcsolati megjegyzését együtt a Google Táblázatokban

A megfelelő CRM megtalálása az Ön és csapata számára önmagában egy projekt – különösen akkor, ha Ön egy kisebb csapat, vagy még csak most indul. Előfordulhat, hogy nincs szüksége az egyes CRM-előfizetésekhez tartozó összes szolgáltatásra, vagy még nem áll készen arra, hogy befektessen egybe.

Addig is nyomon követheti az értékesítési bizonylatokat a Táblázatokban. Az első lépés annak eldöntése, hogy milyen típusú információkat kell gyűjtenie az értékesítési folyamat zökkenőmentes lebonyolításához. Innentől kezdve követheti a cikkben leírt lépéseket, hogy pontosan azt állítsa elő, amire szüksége van. Így kisebb valószínűséggel veszít el hasznos információkat a jegyzettömbökön vagy a papírhulladékon.