A fájlmegosztás általános gyakorlat a csapatmunkában. De ez kontraproduktív, ha a megosztott fájlok rendezetlenek és szennyezik a rendszert. A rendetlenség közepette csak annyi munkát tudsz elvégezni.
A megosztott fájlok rendszerezése kulcsfontosságú a munkafolyamat egyszerűsítéséhez. Ha ezt nem teszi meg, fontos fájlokat veszíthet, vagy összekeverheti őket a munka során. Tekintse meg a megosztott fájlok rendezésének hatékony módjait a termelékenység növelése érdekében.
1. Tekintse át a meglévő fájlokat
A meglévő fájlok rendszeres felülvizsgálata szükséges ahhoz, hogy rendszere jól szervezett legyen. Nagy az esélye annak, hogy olyan fájlok vannak a rendszerén, amelyeket már nem használ, vagy amelyekre már nincs szüksége. Ezek a fájlok ott maradhatnak és helyet foglalhatnak az Ön tudta nélkül.
Mindig szánjon időt a fájlok áttekintésére, így törölheti azokat, amelyekre már nincs szüksége, és frissítheti az elavultakat, hogy a legtöbbet hozhassa ki belőlük. A fájlok áttekintése önmagában nehéz lehet lépést tartani. Oktassa és tanítsa csapatának tagjait vagy alkalmazottait a meglévő fájlok áttekintésének fontosságára. Ez az egyszerű feladat tiszta munkaterületet teremt a nagyobb hatékonyság érdekében.
2. Készítse el és nevezze el mappáit részletesen
Semmi sem zavaróbb annál, mint amikor munkaidejének nagy részét a rendszerben lévő fájlok keresésével kell töltenie. Kímélje meg magát azáltal, hogy kategóriák szerint hozzon létre különböző mappákat a fájlokhoz.
Mastering hogyan kell részletesen rendszerezni a mappákat időt takarít meg és növeli a termelékenységet. Gyorsan navigálhat a fájlok vagy mappák között anélkül, hogy megnyitná őket azonosításuk vagy hozzáférésük érdekében. Hasonlóképpen, a mappák létrehozása és elnevezése segít a csapat tagjainak azonosítani, hogy mely fájlok tartoznak hozzájuk, és melyek azok, amelyek érzékeny információkat tartalmaznak.
A mappa elnevezésekor lehetőleg kerülje a hosszú és bonyolult nevek használatát, mert azokat nehéz megjegyezni. Ezenkívül kerülje a speciális karakterek és szimbólumok használatát, mert nem csak nem láthatók, de értelmetlenek is. Végül, ha szóközt kell használnia a szavak elválasztásához, használjon inkább aláhúzást vagy kötőjelet.
3. Korlátozza a mappákat
Bár a mappák létrehozása és elnevezése jó gyakorlat a megosztott fájlok rendszerezéséhez, ne vigyük túlzásba. Ha minden fájlhoz egyetlen mappa van, akkor ez rendetlenséget okoz. Túl sok fájl lesz a rendszerein, és ez túlságosan megterhelő lehet.
Tehát ahelyett, hogy minden fájlhoz hozna létre egy mappát, egyesítse a fájlt egy hasonló tartalmú mappába. Pontosan tudja, hol keressen, ha ugyanabban a kategóriában keres fájlokat.
4. Vágja le a helyi tárolót
Régebben a helyi tárolás volt a lényeg, de a digitalizálással több életképes lehetőség is kínálkozik. Tehát, ha továbbra is helyi tárhelyet használ a fájlok mentésére, akkor a múltban ragadt. Amellett, hogy költséges a fenntartása, mivel nagyobb sávszélességet kell vásárolni több fájl tárolására, a helyi tárolás biztonsági kockázatot is jelent. Ha valaki manipulálja a tárolóeszközt, elveszítheti a rajta lévő összes információt.
Tehát a helyi tárhely helyett válassza a felhőalapú tárolást. A felhőalapú tárhely segítségével távolról is elérheti fájljait, több tárhelye lesz, és erősebb biztonságot valósíthat meg. Nézze meg a legolcsóbb felhőalapú tárolási szolgáltatók költségmegtakarítás érdekében.
5. Verzióvezérléssel rendelkező szoftver elfogadása
Nagy valószínűséggel módosítania kell a fájlokat a létrehozásuk után. A verzióvezérlés segít nyomon követni a fájlon vagy fájlgyűjteményben végrehajtott módosításokat. A változások kézi követése ijesztő, és megzavarhatja Önt.
Ahogy használni is tudod verzióvezérlő alkalmazások a termelékenység fokozása érdekében, a verzióvezérléssel ellátott fájlrendező szoftver segítségével nyomon követheti a fájlon végzett módosításokat, így nem keveri össze őket.
Az összes csapattag ugyanazon az oldalon tartása a verziókezelő rendszer feladata. A legfontosabb, hogy a csapat minden tagja együttműködjön és ugyanazon a projekten dolgozzon, miközben biztosítja, hogy mindannyian a fájl legújabb verzióját használják.
6. Parancsikonok és kedvencek létrehozása
Ha szűkös a költségvetése, vagy gyors cselekvésre van szüksége, a legjobb, ha parancsikonokat és kedvenceket hoz létre. A parancsikon egy merevlemez-fájlra való hivatkozás. Egy programot, fájlt vagy mappát a mutatója határozhat meg.
Mivel információkat tartalmaz az eredeti fájl helyéről, a parancsikon egy apró fájl, amely nagyon kevés tárhelyet használ. A másolat nem egyezik pontosan az eredeti fájllal. Így az eredeti fájl továbbra is érintetlen, amikor eltávolítja a parancsikont.
A leggyakrabban használt programokat és mappaparancsikonokat könnyen elérhető helyekre, például munkahelyi irányítópultra vagy gyorsindító sávra helyezheti a parancsikonok segítségével.
7. Előzetes mappasablonok létrehozása
A megosztott fájlok rendezésének másik módja egy ideiglenes sablon előzetes létrehozása. Előre is létrehozhat mappasablonokat, ha nem biztos abban, hogy éppen melyik sablont használja.
A mappasablon előzetes létrehozása segít néhány fájlt egy mappában tartani, ahelyett, hogy bárhol a rendszerben hagyná őket. Megakadályozza a tér gombásodását is. Ha végül eldönti, hogy milyen álláspontot képvisel ezeken az előre létrehozott mappákon, áthelyezheti őket állandó tárhelyére, de nem is.
8. Használjon automatizált szervezőszoftvert
A megosztott fájlok rendszerezésének egyik leghatékonyabb módja az, ha automatizált rendszerező szoftvert épít be a rendszerébe. A fájlok kézi rendszerezése nem csak fárasztó, hanem időigényes is. Különböző fájlok meghatározott helyekre történő áthelyezése figyelmet igényel a részletekre.
Ennek ellenére hajlamosak a dolgok kicsúszni a réseken. De ez egy másik labdajáték, ha a folyamatot rendszerező szoftverrel automatizálja. Egy hatékony szervezőszoftver a megosztott fájlokat a megfelelő helyre helyezi el, kis felügyelet nélkül vagy felügyelet nélkül. Önnek és csapatának több ideje lesz arra, hogy fontosabb feladatokra összpontosítson termelékenysége növelése érdekében.
9. Törölje az elavult fájlokat
Az elavult fájlok nem használnak Önnek. Hacsak nem tervezi a frissítésüket, nincs üzletük a rendszerben. Ha számba veszi fájljait, felfedezheti, hogy a már nem használt fájlok jelentős tárhelyet foglalnak el. Ezek törlésével több hely jut a releváns fájlok létrehozására és tárolására.
Ezenkívül, ha elavult fájlokat hagy a rendszerfájlokban, véletlenül összeolvadhat újabb vagy jelenlegi fájlokkal, ami zavart okozhat. Ez a forgatókönyv akkor fordulhat elő, ha ezek a fájlok új vagy tapasztalatlan alkalmazottak kezében vannak. A folyamat automatizálásához választhat fájltörlő szoftvert, mint például PrivaZer, Fájl iratmegsemmisítő, és Glary Utilities, többek között.
A megosztott fájlok rendszerezése a termelékenység növelése érdekében
A tiszta munkaterület növeli a termelékenységet. Könnyen hozzáférhet bármilyen dokumentumhoz, amire szüksége van, és akadályok nélkül mozgathatja a dolgokat. A megosztott fájlok rendszerezése nemcsak a termelékenységet növeli, hanem hatékonyabbá is teszi, mivel jobban koncentrálhat az aktuális feladatokra.
Érdekes módon nem kell mindent egyedül csinálnod. Automatizált eszközöket használhat az emeléshez és elhelyezéshez, így más olyan feladatokat is elvégezhet, amelyekre figyelmet kell fordítani.
