Új ötletek merültek fel a munkahétre vonatkozóan, ahogy egyre több vállalat próbál küzdeni a munkavállalók kiégésével. Például egy társadalmi kísérlet egy 40 órás, ötnapos munkahetet 32 órás, négynapos munkahétre változtat.
Bár egyesek attól tartanak, hogy a ledolgozott órák számának csökkentése csökkenti a termelékenységet, ez nem feltétlenül igaz. A jelentése szerint a BBC, a 32 órás munkahét négyéves kísérlete azt mutatta, hogy "a termelékenység változatlan maradt vagy javult a legtöbb munkahelyen".
Ha a munkahelye a 32 órás munkahétre való átállást fontolgatja, kövesse az alábbi öt lépést a termelékenység maximalizálása érdekében.
1. Feladatok rendszerezése
Annak érdekében, hogy a fontos feladatok a legfontosabbak legyenek, sorolja fel az aznapi (vagy heti, ha előre tervezi) feladatait. A listát tekintve rendezze az egyes feladatokat három kategóriába: Magas prioritás, Közepes prioritás, és Alacsony prioritás.
A kiemelt fontosságú feladatok elengedhetetlenek vállalkozása számára, amelyeket azonnal el kell végezni. A közepes prioritású feladatokat azonnal el kell végezni, de előfordulhatnak némi késéssel. Végül alacsony prioritású feladatok azok, amelyeket el kell végezni, de nem azonnal.
Ha nem biztos benne, hogyan kell besorolni a feladatait, próbálkozzon a három ütéses rendszer a feladatlista rangsorolásához.
A feladatok listázásakor és rendezésekor használjon együttműködési jegyzetalkalmazást, például Microsoft OneNote vagy Google Keep így az egész csapat tudja, milyen munkát kell előnyben részesítenie. A jegyzetalkalmazás azt is lehetővé teszi, hogy a csapattagok visszajelzést adjanak a prioritások listájáról, így Ön megbizonyosodhat arról, hogy a lényeges munka először elkészült.
2. Naptárak megosztása
Folytassa a megkezdett együttműködési lendületet a feladatok megszervezésével, ha csapata megosztja a naptárát. A legtöbb naptáralkalmazás, mint pl Microsoft Outlook és Google Naptár, lehetővé teszi az ütemezés megosztását más felhasználókkal.
A produktív környezet fenntartásához kulcsfontosságú, hogy mindenki napirendjét ismerje. Ha megosztja naptárát csapatával, mindenki nyomon követheti a fontos csapattalálkozókat, és gondoskodhat arról, hogy ne zavarják a munkatársakat a letiltott időszakokban.
Könnyebb lesz a felesleges találkozók kizárása is. Mindenki menetrendjének ismerete lehetővé teszi, hogy több egyszeri megbeszélés helyett mindenki találkozzon időponttal. Azt is láthatja, hogy a találkozó témái ismétlődnek-e.
3. Használja az időzítő alkalmazásokat (és hallgassa meg őket)
Ha a munkahét 20%-kal csökken, a nap minden perce értékesebb erőforrássá válik. Az idő optimalizálásához létre kell hoznia magának egy ütemtervet, és be kell tartania azt. Zárjon ki időt a naptárában minden elvégzendő feladatra, valamint az értekezletekre és a szünetekre (mert megfelelő és helyreállító szüneteket hogy a legjobb legyen).
Miután elkészítette az ütemezést, állítson be időzítőt minden feladathoz. Néhány népszerű időzítő alkalmazás tartalmazza Pomofocus és Toggl. Nem számít, melyik alkalmazást választja, feltétlenül hallgassa meg. Amikor az időzítő azt mondja, hogy álljon meg, álljon meg, és lépjen a következő feladatra, még akkor is, ha még nem fejezte be.
A befejezetlen munkák leküzdése érdekében mindig adjon hozzá egy felzárkózási blokkot az ütemtervéhez. A felzárkózási blokk egy meghatározott idő, amelyet arra adsz, hogy folytasd az olyan feladatok elvégzését, amelyeket nem volt időd befejezni. Ha hozzáad egyet, akkor az összes munka elvégzéséhez szükséges úton maradhat.
4. Használjon felhőalapú tárolórendszert
A dokumentumok megosztása minden vállalkozás számára elengedhetetlen. Szerencsére a nyomtatott tárolórendszerek napjai, amelyek korlátozták a hozzáférhetőséget, rég elmúltak. Egy 32 órás munkakörnyezetben azonban nem akármilyen digitális tárolórendszer alkalmas.
Győződjön meg arról, hogy csapata felhőmegosztási környezetben osztja meg a dokumentumokat, például Egy meghajtó vagy Google Drive. Amikor helyi környezetben tárolja a dokumentumokat, a hozzáférés korlátozott, ami lelassítja a munkafolyamatokat. A felhőalapú tárolórendszerek lehetővé teszik, hogy mindenki hozzáférjen a szükséges anyagokhoz, megelőzve ezzel a munkanapi gyorsulást.
A felhőalapú tárolási rendszerek azt is lehetővé teszik, hogy mindenki nyomon kövesse a munka előrehaladását, ami segíti a projektek közötti együttműködést. Ahhoz azonban, hogy felhőtároló rendszere elérhetővé váljon, rendszerezze és tisztítsa meg felhőtárhelyét időről időre. Így Ön és csapata nem vesztegeti az idejét az elavult mappák és fájlok rendezésével, hogy megtalálja, amire szüksége van.
5. Kövesse nyomon a napját egy táblázatban
Amellett, hogy letiltja a naptárban a szabadidőt, rögzítse napi feladatait egy táblázatban egy olyan program segítségével, mint például Microsoft Excel vagy Google Táblázatok. Jegyezze fel az egyes feladatokat, és mennyi időt vett igénybe a munka.
Amikor feljegyzi egy feladat idejét, ne csak azt írja le, amit letiltott a naptárában. Ehelyett, ha több időre van szüksége egy feladat elvégzéséhez, írja le. Az egy feladattal eltöltött teljes idő ismerete elengedhetetlen ahhoz, hogy kitaláljuk, hogyan optimalizálhatja a napot.
Miután egy héttel nyomon követte a napi feladataival töltött időt, nézze meg, hogyan oszlott el az idő az elvégzendő feladatok listáján. Tanulmányozd a listát, és kérdezd meg magadtól, mit mond. Hol töltöd a legtöbb időt? Milyen feladatok tartanak tovább a vártnál? Hol csökkentheti az eltöltött időt?
Ez a nyomon követés és kérdezés lehetővé teszi, hogy jobban megértse, hogyan használja fel az idejét a nap folyamán. Ha tudja, hol tölti az idejét, akkor rájöhet, hogy mi az, ami csökkenthető, átruházható, és mire van szüksége több odafigyelésre.
Maximalizálja a 32 órás munkahétet
A termelékenység maximalizálása érdekében a 32 órás munkahét során ne felejtse el megszervezni a feladatait, megosztani a naptárait, használni az időzítő alkalmazásokat, használni a felhőalapú tárhelyet, és nyomon követni a napját. Ez az öt lépés apró változtatások a munkanapján, amelyek jelentősen befolyásolják a munkahetet.
Fontos észben tartani, hogy a heti nyolc óra elvesztése nem jelenti azt, hogy elveszítened kell a munkádat. Éppen ellenkezőleg, a négynapos munkahétre való átállás keményebb munkára motiválhatja csapatát.
A termelékenység nem mindig a rendelkezésre álló időn múlik; arról szól, hogyan használod fel ezt az időt.
