A megfelelő projektmenedzsment eszköz kiválasztása az Ön és csapata számára gondot okozhat, különösen akkor, ha több ülésre van szüksége, de nincs meg a költségvetése. Ha még nem áll készen a befektetésre, vagy még csak a vadászatban van, addig is létrehozhat egy funkcionális projektmenedzsment táblát a Google Táblázatokban. Olvassa tovább, hogy megtudja, hogyan.

A projekttábla feltérképezése a Google Táblázatokban

Először is meg kell határoznia, mely oszlopokat fogja használni a táblán. Ehhez készítsen egy listát azokról az alapvető információkról, amelyeket továbbítania kell, például a feladat nevét, a határidőt, a prioritást, az állapotot és a megjegyzéseket.

Ha másokkal együttműködik, egy tulajdonos oszlop jelzi, hogy ki dolgozik a feladaton. Ha többen delegálnak a táblán belül, akkor érdemes egy oszlopot is felvenni, amely megmutatja, hogy ki jelölte ki.

Ezután gondoljon minden olyan információra, amely egyedi a munkafolyamatához. A cél az, hogy gyors áttekintést készítsünk a feladatokról Ön és munkatársai számára. Néhány példa: ügyfélazonosító számok, színkódok, elérhetőségek, linkek stb. Bármit is választ, ügyeljen arra, hogy a legtöbb feladathoz használja, hogy az oszlop ne csak egy újabb lépés legyen – vagy ami még rosszabb, rendetlenség.

instagram viewer

Projektmenedzsment tábla létrehozása a Google Táblázatokban

A Google Táblázatok segítségével meglehetősen egyszerű létrehozni egy funkcionális projektmenedzsment táblát. Íme a lépések, amelyeket meg kell tennie:

1. Állítsa le a felső sort

Miután megvan a felvenni kívánt oszlopok listája, írja be azokat a táblázat tetején, és rögzítse a sort a Google Táblázatokban hogy a görgetés közben veled maradjon. Ehhez tegye a következőket:

  1. Jelölje ki a teljes sort.
  2. Menj Kilátás a bal felső sarokban.
  3. Válassza ki Fagy.
  4. Választ 1 sor.

2. Formázás hozzáadása a dátumoszlophoz

Ha konzisztenssé szeretné tenni a dátumok hozzáadását a táblához, formázást rendelhet a határidő oszlophoz. Ehhez tegye a következőket:

  1. Válassza ki a teljes oszlopot.
  2. Menj Formátum a felső menüben.
  3. Válassza ki Szám.
  4. Választ Dátum.

Nem kell semmit tennie a feladat és a jegyzetek oszlopával – csak tartsa őket szöveges formátumban. A prioritás, állapot és tulajdonos oszlopokhoz egy legördülő menü hasznos lesz – erről a következő részben olvashat.

3. Hozzon létre egy Funkcionális állapotoszlopot a Google Táblázatokban

Az olyan szoftverekkel, mint a ClickUp és az Asana, néhány kattintással gyorsan beállíthatja a feladat állapotát. Ehhez a Google Táblázatokban használhatja Adatellenőrzés több kiválasztandó szót tartalmazó légymenü létrehozásához. Ehhez tegye a következőket:

  1. Válassza ki a címsor alatti cellákat.
  2. Menj Adat a képernyő tetején.
  3. Válassza ki Adatellenőrzés menüből.
  4. Mellett Kritériumok, választ Elemek listája.
  5. Balra írja be a felvenni kívánt szavakat, vesszővel elválasztva.
  6. Találat Megment.

Ugyanezeket a lépéseket megismételheti egy legördülő menü beszúrásához a címsor alatti más cellákba.

Most egy legördülő menü jelenik meg a cellákban. Ha a cellák továbbra is ki vannak jelölve, feltételes formázást adhat hozzá az állapotok színkódjához. Ehhez tegye a következőket:

  1. Menj Formátum a képernyő tetején.
  2. Válassza ki Feltételes formázás, és megjelenik egy oldalsó menü.
  3. Ellenőrizze még egyszer, hogy a kiemelt cellák ki vannak-e jelölve a Alkalmazás a tartományra doboz.
  4. Alatt Formázási szabályok, kattintson az alábbi legördülő menüre Formázza a cellákat, ha… és válassz A szöveg tartalmaz.
  5. Írja be az állapotot az alatta megjelenő mezőbe.
  6. Alatt Formázási stílus, módosítsa a háttér vagy a szöveg színét.
  7. Találat Kész.
  8. Ismételje meg a többi állapottal.

Miután hozzáadta a színkódolást az egyes opciókhoz, kattintson rájuk, hogy megbizonyosodjon arról, hogy működnek, mielőtt a legördülő listát másolja és beilleszti a teljes oszlopba. A beillesztéshez jelölje ki az oszlopot a tetején lévő betűjével, és szüntesse meg a címcella kijelölését úgy, hogy közben rákattint CMD vagy CTRL mielőtt bedobná.

4. Jegyzetek hozzáadása a projekttáblához a Google Táblázatokban

Egy ilyen projekttábla használatával mindent egy helyen tárolhat, beleértve a feladatjegyzeteit is. Ez azt jelenti, hogy elkerülheti a kommunikációt, a dokumentumokat és az asztalán lévő papírokat a részletekért. Ezenkívül elkerülheti, hogy e-mailben küldje el a hozzárendelési feljegyzéseket munkatársainak.

Ennek ellenére érdemes tisztán tartani a jegyzeteit, nehogy elvonják a figyelmet vagy kontraproduktívak. Íme néhány tipp a formázáshoz:

  • Kattintson duplán egy cellára a szöveg szerkesztéséhez.
  • Adjon hozzá egy sortörést a segítségével Option + Enter Mac vagy Ctrl + Enter Windows rendszeren.
  • A gomb megnyomásával adjon hozzá egy felsoroláspontot a szöveg elé Opció + 8 Mac vagy Alt + 0149 Windows rendszeren.
  • Másolja és illessze be a felsorolásjeleket, ha újra fel szeretné használni őket. A Google Táblázatok nem támogatják a ténylegeseket.
  • A kötőjelek pontként is működnek, hogy megkönnyítsék a dolgokat.
  • Állítsa be Szöveg tördelése nak nek Csipesz, így nem megy ki a cellahatáron.
    • A klip azt is megakadályozza, hogy a sejtek túl hosszúak legyenek.
  • Kattintson duplán a kivágott szöveget tartalmazó cellára a tartalom megtekintéséhez.

Egyéb megjegyzések, amikor projekttáblát készít a Google Táblázatokban

Íme néhány egyéb dolog, amelyek segíthetnek a projekttábla kezelésében:

  • Bárhol jelölje meg munkatársait, beleértve a tulajdonos oszlopot is, a @ szimbólum, majd a nevük vagy e-mail-címük használatával.
  • Használjon megjegyzéseket, hogy a fórumon belüli kommunikációt elkülönítse a feladat információitól – csak adjon hozzá egyet pontosan ahhoz a cellához, amellyel kapcsolatban kérdése van.
  • Az elvégzett feladatok archiválásához adjon hozzá egy új lapot a képernyő bal alsó sarkában található hozzáadás szimbólumra kattintva, majd másolja és illessze be a feladatokat.
  • A korábbi feladatok archiválása vagy törlése biztosítja, hogy a legfontosabb és legfrissebb információk álljanak Ön előtt – ráadásul gyorsabban is megtalálhatja a dolgokat.
  • Ha Ön vagy munkatársa véletlenül töröl vagy felülír valamit, megteheti használja a verzióelőzményeket a Google Táblázatok felső közepén található, hogy visszatérjen, és ellenőrizze, vagy visszatérjen egy korábbi mentéshez.

Rendszerezheti projektjeit a Google Táblázatokkal

A projekttábla létrehozása a Google Táblázatokban egyszerű, pénztárcabarát megoldás azok számára, akik nyomon követhetik a feladatokat, vagy szeretnének együttműködni egy csapattal. Némi kezdeti tervezéssel és egy kis munkával létrehozhat egy olyat, amely lehetővé teszi az információk hozzáadását néhány kattintással.

További előny, hogy a sablon létrehozásán túl kevesebb tanulási görbe áll Ön és munkatársai számára a karbantartáshoz, ha már használt táblázatkezelő szoftvert. Ezenkívül annyi vagy kevés funkciót adhat hozzá, amennyit csak szeretne.