Ha valaha is rendetlenkedik egy szekrényben, tudja, milyen egyszerű utána megtalálni a cuccait. Nem csak azért, mert kevesebben kell keresztülmenni, hanem azért is, mert eltávolított mindent, amit már nem használ vagy nem tartozik hozzá.
Ugyanez vonatkozik a projektmenedzsment eszközeire is. Használja őket arra, hogy a feladatai tetején maradjon, de néha a közöttük való átvizsgálás kontraproduktív lehet.
Amikor minimalizmust gyakorol a dolgaival, csak a legértékesebb és legkedvesebb tárgyai vesznek körül. Tehát miért érdemes minimalista megközelítést alkalmazni a projektmenedzsment eszközeinél? Olvasson tovább, hogy megtudja.
Képzelje el ezt: Ön és munkatársai a ClickUp-ot használják kreatív munkafolyamatainak kezelésére, az Asana-t projektkérések küldésére, a Notion-t pedig minden másra. Bár tudja, hol találhat vagy helyezhet el mindent, az eszközök között váltogatnia kell, hogy odaérjen. Aztán van, amikor egy feladat közé esik. Nem igazán helyezheti el egyik szoftverben sem, ezért kiválaszt egyet, és emlékeztetnie kell magát, hogy hol van.
Ha minden projektjéhez egyetlen szoftvert használ, időt takarít meg. Gondoljon bele, milyen gyakran jelentkezik be vagy ki, vagy vált a több között. Nem is beszélve a görgetésről, hogy csak a szükséges információkat találja meg máshol.
Első pillantásra azt gondolhatja, hogy egyetlen szoftver nem képes minden igényt kielégíteni, de az olyanok, mint a Notion, a ClickUp és a monday.com, nagymértékben testreszabhatók. Az első lépés bármilyen projektmenedzsment szoftver használatának megkezdése meghatározza, hogyan szeretné használni. Innentől kezdve a tervezés és a kreativitás kombinálásával felvázolhatja a munkafolyamatokat és a projekttáblákat.
Te és a csapatod szögezi le. Gondosan felsorolja az összes feladatot, és feltétlenül adja meg a részleteket. De gyakran rossz feladatra kattintasz, és oldalaid olyan hosszúak, hogy görgetés közben türelmetlen leszel.
Ha úgy találja, hogy a projekttáblák túl hosszúak vagy zsúfoltak, van egy egyszerű megoldás. Függetlenül attól, hogy mindenki a saját feladataiért felel, vagy kijelöl valakit a dolgok rendbetételére, gondoskodnia kell arról, hogy a karbantartási munkálatok felett maradjon. Ez azt jelenti, hogy:
- Az elvégzett feladatok archiválása.
- Ismétlődő hozzárendelések törlése.
- Csak a releváns információk felsorolása.
- Ragaszkodjon az aktuális tételekhez.
- Győződjön meg arról, hogy az adatok és a megjegyzések naprakészek.
Rendszeres átjárással és rendrakással gyerekjáték lesz megtalálni, amire szüksége van.
3. A kevesebb szolgáltatás kevesebb kezelendő elemet jelent
Nak nek elkerülje a funkciók kimerülését projektmenedzsment szoftver használatakor, fontos, hogy jól megértse, mit akar vele kezdeni – ahelyett, hogy hagyná, hogy egy program csengői és sípjai megtegyék helyetted. A most hasznosnak tűnő widget vagy integráció egyszerűen a folyamat további lépésévé válhat.
A feladatok kiosztásának és kezelésének áttekintése segít meghatározni, hogy mely funkciók a leghasznosabbak, és melyek csak zajok. Elég hasznosnak találhatja az alapvető funkciók, például a szoftver listák, kommunikációs eszközök és emlékeztetők használatát.
Ha csak a leghasznosabb funkciókat használja, a tábla vagy a munkafolyamat elrendezése is tisztább és könnyebben navigálható lesz.
A kevesebb nagyobb termelékenységet és fókuszt jelent
A projektmenedzsment eszközeinek minimalista megközelítésével időt takaríthat meg a szükséges dolgok felkutatásában, és a legrelevánsabb és legfrissebb információk állnak Ön előtt. Ráadásul egy pillantással láthatja, hol van Ön és az ideje.
Ez azt jelenti, hogy korlátozni kell a használt eszközök számát, rendben kell tartani az aktuális információkat tartalmazó táblát, és csak az Ön számára előnyös funkciókat kell alkalmazni.
