A Google Dokumentumokkal a dokumentumok megosztása és együttműködése egyszerű. De ha sok ilyennel dolgozik, akkor számos módot szeretne a linkek megosztására és az engedélyek módosítására.
Könnyen kikapcsolhatja ezeket a beállításokat, így a hivatkozás birtokában bárki gyorsan hozzáférhet a fájlhoz, és hozzáláthat a munkához. Ez azonban néha azt jelentheti, hogy túl kell osztani, vagy megengedi másoknak, hogy szerkesszenek olyan tartalmakat, amelyeket Ön nem szeretne. Ebben a cikkben a Google Dokumentumokra mutató hivatkozások megosztásának különböző módjairól és azok működéséről olvashat.
1. Használja a Megosztási beállításokat a Google-dokumentumok megosztásához
Hacsak nem megosztott meghajtón dolgozik, a Google beállítja az Ön által létrehozott dokumentumokat Korlátozott alapértelmezés szerint. Ez azt jelenti, hogy módosítania kell a megosztási beállításokat, mielőtt mások megtekinthetik a link segítségével. Ellenkező esetben a nézők egy olyan oldalra jutnak, amely hozzáférés kérésére kéri őket, ami sok többletmunkát és értesítést jelenthet számodra, illetve várakozást.
A fájl engedélybeállításainak módosításához kattintson a gombra Részvény a képernyő jobb felső sarkában a megosztási beállítások megjelenítéséhez. Ebben a menüben egy gyors áttekintést láthat arról, hogy ki férhet hozzá a dokumentumhoz. Hozzáférést is adhat másoknak. A menü egyes részei így működnek.
Emberek és csoportok hozzáadása
Ha korlátozni szeretné, hogy ki férhessen hozzá a Google Dokumentumokhoz, a menü tetején található mező segítségével adhat hozzá bizonyos személyeket. Ide írd be az e-mail címüket. A következő lépésben hozzá kell rendelni a szerepüket, kiválasztani, hogy szeretné-e értesíteni őket, és hozzáadni egy opcionális üzenetet.
Kapnak egy e-mailt, amelyben tudatják velük, hogy megosztottad velük, és egy linket is kapnak, amely elvezeti őket. Később újra megtalálhatják a Megosztotta velem lapon a saját Google Drive-ban.
Hozzáféréssel rendelkező emberek
Alatt Hozzáféréssel rendelkező emberek fejléc alatt láthatja, hogy ki férhet hozzá a dokumentumhoz. A szerepüket a mellette lévő nyílra kattintva is módosíthatja – ezek a következők:
- Néző— ezek az emberek láthatják a dokumentumot, letölthetik, kinyomtathatják vagy másolhatják.
- Kommentelő– megjegyzéseiket vagy javaslataikat megoszthatják és felhasználhatják az Önnel való kommunikációhoz.
- Szerkesztő– ők rendelkeznek a második legnagyobb ellenőrzéssel a Tulajdonos (Ön, ha Ön hozta létre a dokumentumot). Módosíthatják, dolgozhatnak mások javaslataival, sőt megoszthatják a fájlt másokkal, és módosíthatják az engedélyeket.
Ezenkívül ezt a menüt használhatja Fájl tulajdonjogának átadása vagy Távolítsa el a hozzáférést.
A panel bal felső sarkában lévő fogaskerékre kattintva további módosításokat végezhet a megosztási beállításokon. Itt kikapcsolhatja a szerkesztők számára, hogy megosszák vagy módosítsák a dokumentumok engedélyeit. Azt is megakadályozhatja, hogy a nézők és a hozzászólók letöltsék, kinyomtassák vagy másolják a dokumentumot.
Általános hozzáférés
Belül Általános hozzáférés,eldöntheti, hogy korlátozva kívánja-e tartani a dokumentumot, vagy hozzáférést kíván adni hozzá Bárki, akinek van linkje. Ehhez kattintson a mellette lévő repülő menüre Korlátozott és intézd el a cserét.
Miután átváltott, szerkesztheti a beállításokat, hogy a link birtokában lévők megtekinthessék, megjegyzéseket fűzhessenek vagy szerkeszthessék. Ne feledje, hogy ha megnyitja a fájlt a link birtokában lévők számára, nem akadályozhatja meg, hogy mások megosszák a linket.
Ha mindennel készen vagy, kattintással gyorsan megragadhatja a linket Link másolása a panel bal alsó sarkában. Mostantól bárhová beillesztheti. A gyors hozzáférés érdekében megteheti vizuálisan könyvjelzők közé helyezheti és rendszerezheti hivatkozásait olyan szoftverekben, mint a Notion, hogy segítsen megtalálni és később megosztani őket.
Ezenkívül a linket közvetlenül a címsorból is kimásolhatja. Ehhez jelöljön ki mindent egészen a perjelig a hosszú szám- és betűsor után.
tudsz tegye közzé a Google Dokumentumokat kattintással bárki megtekintheti Fájl a képernyő bal felső sarkában, mutasson rá Részvény, és kiválasztja Közzététel a weben. Innen már csak a gombra kell kattintania Közzététel gomb.
Ez ugyanúgy tűnhet, mintha a megosztási beállításokat állítaná be Bárki, akinek van linkje. Így van, kivéve, hogy az információ csak megtekintésre szolgál, és a dokumentumon végzett módosítások nem élnek. Tehát, ha a fájl készen áll a megtekintésre, megnyomhatja a közzététel gombot, és hozzáférést biztosíthat másoknak.
De ha tovább kell dolgoznia a dokumentumon, módosíthatja a beállítást úgy, hogy senki ne lássa a módosításokat, amíg meg nem nyomja Közzététel újra. Ehhez kattintson a mellette lévő repülő menüre Közzétett tartalom és beállítások ha nyilvánossá teszi, és törölje a bejelölést Automatikus újbóli közzététel, ha módosításokat hajt végre.
Miután közzétette, megoszthatja a hivatkozást, vagy beágyazhatja más dokumentumokba vagy weboldalakba. A fájl eltávolításához nem kell mást tennie, mint visszatérni ugyanabba a menübe, és kiválasztani Állítsa le a közzétételt. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy információkat osszon meg anélkül, hogy webhelyet építene, vagy a domain és a tárhely miatt aggódna.
Ha könyvjelzőt hoz létre a Google Dokumentumokban, az olvasók az oldal egy meghatározott helyére jutnak. Ehhez tegye a következőket:
- Helyezze a kurzort arra a helyre, ahol meg szeretné jeleníteni a könyvjelzőt.
- Menj Beszúrás és Könyvjelző.
- Miután kiválasztotta Könyvjelző, a szimbólum megjelenik a dokumentumban.
- Kattintson a szimbólumra a hivatkozás másolásához vagy törléséhez.
Ne feledje, hogy azoknak, akikkel megosztja a könyvjelzőhivatkozást, a dokumentum többi részéhez is hozzá kell férniük. Ez azt is jelenti, hogy megtekinthetik az egészet.
Számos módja van a Google Dokumentumok hivatkozásainak megosztására:
- A megosztási beállításokkal exkluzív maradhat, vagy széles körben elérhetővé teheti a nézők, kommentelők vagy szerkesztők számára.
- A közzététel lehetővé teszi, hogy munkáit nyilvános formátumban ossza meg.
- A könyvjelzők segítségével pontosabb képet kaphat.
Azt, hogy melyik dokumentumot választja, az Önön és a hivatkozni kívánt dokumentum típusán múlik. Ne felejtse el még egyszer ellenőrizni a dokumentumokat a megosztás előtt.
