Sok időt vesz igénybe, ha sok személyre szabott e-mailt kell manuálisan küldenie. Még jó, hogy létezik a Mail Merge – egy Google Táblázat-bővítmény, amellyel egy adatbázis segítségével gyorsan küldhet személyre szabott e-mail üzeneteket. Miután beállította a bővítményt a Google-táblázataiban, csak elő kell készítenie egy e-mail sablont helyőrzőkkel, és már mehet is.

Használja ki ezt a funkciót, ha egy csomó célzott e-mailt kell küldenie, de nem szeretne elköteleződni egy automatizált marketingmegoldás mellett. Nézze meg, hogyan állíthatja be és használhatja a körlevél funkciót a Google Táblázatokban.

A körlevél használata a Google Táblázatokban

Három részre osztottuk a Körlevél használatának lépéseit a Google Táblázatokban, mindegyikhez több lépéssel.

Gondosan kövesse az alábbi utasításokat a folyamat megértéséhez és sikeres végrehajtásához.

1. rész: A Körlevél telepítése

Az első dolog, amit meg kell tennie a kezdéshez, az a Körlevél telepítése.

Egyszerűen irány Körlevél a Google Workspace Marketplace-en és megütötte a Telepítés gomb. Válassza ki Folytatni a megerősítő promptban.

instagram viewer

Ezután válassza ki a kívánt e-mail fiókot, és kattintson a gombra Lehetővé teszi hogy a bővítmény rendelkezzen a szükséges hozzáféréssel. A telepítési folyamat befejezése után állítsa be a funkciót a Google Táblázatokban.

A folytatáshoz kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Indítsa el a Google Táblázatokat, és kattintson a gombra Bővítmények lap a szalag menüben.
  2. Választ KörlevélMellékletekkel a helyi menüből, és kattintson a gombra Körlevél engedélyezése.
  3. Miután engedélyezte a bővítményt, navigáljon ide Levélegyesítés mellékletekkel > Hozzon létre egyesítési lapot.
  4. Most látnia kell egy összevonási sablont olyan oszlopokkal, mint a Keresztnév, Vezetéknév, E-mail cím, Ütemezett adatok stb. a táblázatban. A kezdéshez manuálisan is megadhatja az információkat, valamint további oszlopokat is hozzáadhat saját preferenciái szerint.
  5. Ha hozzá szeretné adni a Google-névjegyeit a táblázathoz, lépjen a következő oldalra: Levélegyesítés mellékletekkel a Bővítmények lapon, és válassza ki Google Névjegyek importálása.
  6. A következő párbeszédpanelen válasszon ki egy névjegycsoportot, majd nyomja meg a gombot ImportálásKapcsolatok gomb.

A névjegyek exportálása után azonnal elkezdheti. Amit nagyon szeretünk a Körlevél mellékletekkel bővítményben, hogy ütemezheti a e-maileket az Ön beállításai szerint, például emlékeztetők küldése hétfőn egy kötegnek, szerdán pedig egy másik. A hibák elkerülése érdekében azonban győződjön meg róla, hogy ehhez a szakaszhoz a nn/hh/éééé óó: mm dátum- és időformátumot használja.

Másodszor, csatolásokat szúrhat be hivatkozások formájában bizonyos felhasználók számára. Egyszerűen lépjen a Google Drive-ra, és másolja a linket a megosztani kívánt fájlra. Illessze be azt a hivatkozást a Fájlmellékletek lapon, és már mehet is. Amíg ez van, akkor is használjon alternatív színeket a Google Táblázatokban vagy módosítsa az egész témát hogy életre keltse dokumentumát.

2. lépés: Hozzon létre egy sablont

Miután elkészítette a Google-táblázatát, ideje létrehozni egy e-mail sablont a címzettek számára.

Ebben a metódusban a {{mezőnév}} helyőrzőt fogjuk használni.

Itt van minden, amit tennie kell:

  1. Nyissa meg a Bővítmény lapot a Google Táblázatokban és Levélegyesítés mellékletekkel > Körlevél konfigurálása.
  2. Választ Hozzon létre e-mail sablont a rendelkezésre álló lehetőségek közül, majd kattintson a gombra Szerkesztés gombot a Vizuális szerkesztő használata opció mellett.
  3. Írja be az e-mail tárgyát a Tárgy mező. Hozzáadhat egy helyőrzőt, például {{Keresztnév}}.
  4. Ezután ugyanezzel a módszerrel adja hozzá az e-mail törzsét. Ha az e-mailt több címzettnek is elküldi ugyanarra a célra (például emlékeztetőként a találkozóra), akkor a piszkozatban fájlokat is csatolhat.
  5. Kattintson Megment hogy a jövőben használja ezt a tervezetet.

3. lépés: Tesztelje a funkciót

Ha elkészült a táblázat és az e-mail piszkozat, megkezdheti az e-mailek küldését. Mielőtt azonban elkezdené kiküldeni őket valódi személyeknek, utasíthatja a Körlevél mellékletekkel, hogy küldjön egy teszt e-mailt.

A következőképpen tesztelheti, hogy a kiegészítő megfelelően működik-e:

  1. Bontsa ki a Kampány küldése e-mailben a helyi menü korábban megnyitott részét.
  2. Kattintson Küldj teszt e-mailt opciót, és válassza ki Megy.

Mostantól kap egy teszt e-mailt arra a Gmail-fiókra, amellyel regisztrált. Ha minden rendben van, választhat Futtassa a Körlevél funkciót a következő alkalommal folytatni.

Küldjön testreszabott e-maileket a Google Táblázatok és Körlevél segítségével

Mostanra már be kell tudnia állítani a Körlevél bővítményt a Google Táblázatokban, és hatékonyan használhatja munkához, különösen marketingfeladatokhoz. Ha a jövőben nem szeretné használni ezt a funkciót, visszatérhet a Google Marketplace Körlevél oldalára, és kattintson az Eltávolítás gombra.