A Google Táblázatok nagyszerű alternatíva, ha nem szeretne fizetni a Microsoft Excelért. A Google Táblázatok egy táblázatkezelő program, amely ingyenes a Google Dokumentumok Szerkesztő csomaggal. Az Exceltől eltérően a Google Táblázatok is felhő alapú, vagyis bárkivel megoszthatja táblázatait, és egyidejűleg együtt dolgozhat rajtuk.
A Google Táblázatok egyik legnépszerűbb felhasználási módja projektmenedzsment eszköz, a Google Táblázatok azonban nem rendelkezik Gantt-diagram létrehozásával a diagramszerkesztőben. Ennek ellenére vannak olyan megoldások, amelyek segítségével nyomon követheti projektjeit. Megmutatjuk, hogyan.
Mikor érdemes Gantt-diagramot használni
A Gantt-diagramokat a projektmenedzserek gyakorlatilag mindenhol használják a legnépszerűbb projektmenedzsment módszertanok. Noha alapvetően vízszintes oszlopdiagramokról van szó, a Gantt-diagramok nagyszerű lehetőséget nyújtanak a haladás vizualizálására, és általában a nagy projektek könnyebben kezelhető darabokra bontására szolgálnak.
A Gantt-diagramok akkor is hasznosak, ha a projekt bizonyos mérföldköveknél jelentést ír elő, vagy ha a projektben sok ember vesz részt.
Gantt-diagram készítése a Google Táblázatokban
Sajnos nincs olyan gomb, amelyet megnyomhatna a Google Táblázatokban, amely Gantt-diagramot készítene Önnek, de ez nem akadályozza meg funkcionális projektmenedzsment tábla létrehozása a Google Táblázatokban. Ha Gantt-diagramot szeretne készíteni a Sheetsben, kétféleképpen teheti meg.
1. Gantt-diagram létrehozásának egyszerű módja lapokban – sablonok
A legegyszerűbb módja annak, hogy Gantt-diagramot készítsen a Google Táblázatokban, egy kész sablon segítségével. A legtöbb kemény munka helyett a sablonok végzik el Ön helyett, így Ön inkább a Gantt-diagram finomítására összpontosíthat, nem pedig a semmiből.
Gantt-diagramsablont találhat a Google Drive-on, ha egy sablonból új Google-táblázatot hoz létre. Ehhez nyissa meg a Google Drive-ot, és válassza a lehetőséget + Új, majd válassza ki Google Táblázat, majd válassza ki Egy sablonból.
Ezzel megnyílik a Sablongaléria. Benne Sablongaléria, görgessen le a című részhez Projektmenedzsment, és talál egy sablont Smartsheet Gantt-diagramja.
Ha a fenti Smartsheet sablon nem jelenik meg az Ön számára, vagy kissé elsöprőnek tűnik, akkor adja meg ezt ingyenes Gantt-diagram sablon a Forbes Advisortól próba. Sokkal egyszerűbb, de sok időt takarít meg.
2. Gantt-diagram készítése a semmiből a Google Táblázatokban
Ha nem szeretne sablont használni Gantt-diagram létrehozásához a Google Táblázatokban, akkor a semmiből készíthet egyet. Így hozhat létre Gantt-diagramot halmozott oszlopdiagram segítségével a Google Táblázatokban.
Adja meg projektadatait egy új Google-táblázaton. Ennek tartalmaznia kell az egyes feladatok nevét, valamint a kezdési és befejezési dátumokat.
Ezután meg kell határoznia az egyes feladatok időtartamát. Az egyes feladatok időtartamának kiszámításához használjon egy alapvető Google-táblázat-képletet. Egy képlet azt is biztosítja, hogy a feladatok kezdő és befejező dátumának módosításai megjelenjenek a kész Gantt-diagramon.
Az egyes feladatok időtartamának kiszámításához használja ezt a képletet: Befejezés dátuma – Kezdő dátum = Időtartam.
Ha például a kezdő dátum a B oszlop harmadik sorában, a befejezés dátuma pedig a C oszlop harmadik sorában található, akkor a következő képletet kell használnia: =összeg (C3-B3). Ezt a képletet csak egyszer kell megírnia, majd húzhatja a sarokban lévő kis kék doboz segítségével. Ez alkalmazza a képletet az összes kiválasztott adatra.
Ha küzdesz vele a Google-táblázatok alapjai, tekintse meg néhány további oktatóanyagunkat.
Ezután halmozott oszlopdiagramot kell készítenie. Ehhez hasznos egy második táblázat létrehozása, amely tartalmazza a feladatok nevét, a kezdés napját és időtartamát.
Jelölje ki a második táblázatot, amely tartalmazza a feladatok nevét, a kezdési napot és az időtartamot, majd válassza ki Beszúrás, és akkor Diagram. Ha a Google Táblázatok nem választott ki automatikusan halmozott oszlopdiagramot, manuálisan módosíthatja a diagram típusát.
Jelenleg van egy halmozott oszlopdiagramja, de amint látja, nem úgy néz ki, mint egy Gantt-diagram. Ahhoz, hogy ez az oszlopdiagram jobban hasonlítson egy Gantt-diagramra, módosítania kell a diagram beállításait.
Először is el kell távolítania a halmozott sávok kék részét, amely az egyes feladatok kezdőnapját jelenti. Ezt csináld meg, dupla kattintás a diagram megnyitásához Diagram szerkesztő majd kattintson a grafikon kék részére.
Ezzel megnyílik a A sorozat beállításai. A kék sávokat nem törölheti teljesen, de láthatatlanná teheti őket, ha átlátszatlanságukat 100%-ról 0%-ra állítja.
Most már nem látja őket, de továbbra is ott tartják az oszlopdiagram fontos piros részeit, ahol kell.
Ezután el kell távolítania a jelmagyarázatot a diagramról. Kattintson a diagram tetején lévő címkékre, majd módosítsa a helyzetüket felülről a másikra egyik sem. A jelmagyarázatot a ikon megérintésével is törölheti töröl gombot a billentyűzeten.
Végül adjon címet a Gantt-diagramnak dupla kattintással a meglévő címet és a módosításokat. A tengely címét úgy is törölheti, hogy rákattint, majd megérinti töröl a billentyűzetén.
Ha nem rajong a vörösért, változtassa meg a piros sávok színét kattintással az egyiket, majd válasszon ki egy újat Kitöltőszín.
Most már rendelkezik egy Gantt-diagrammal, amely automatikusan frissül, ha módosítja egy adott feladat kezdő vagy befejező dátumát.
Projektek kezelése a Google Táblázatokban
Most már tudja, hogyan készíthet Gantt-diagramot a Google Táblázatokban. Függetlenül attól, hogy sablont használ, vagy Gantt-diagramot készít a semmiből, most már készen áll a projektek kezelésére a Táblázatok segítségével.
Az olyan projektmenedzsment eszközök, mint az Asana, készíthetnek Gantt-diagramokat az Ön számára, de ezek is fizetős programok. A Google Táblázatok teljesen ingyenes, ezért érdemes megtanulni, hogyan kell projekteket kezelni a Google Drive-ban, ha nincs nagy költségvetése projektmenedzsment szoftverre.
