A jó termelékenységi rendszer elengedhetetlen, különösen akkor, ha munkája során sok időt tölt számítógépe mellett. Enélkül túl könnyű a figyelmedet számos területre irányítani – és nem haladsz előre az elérni kívánt célok felé.
Ha érdekli termelékenységének optimalizálása, szinte biztosan hallott már az Apple Calendarról. A Notion egy másik alkalmazás, amely jelentős vonzerőt kapott az elmúlt években, és Ali Abdaal és Thomas Frank különösen erős szószólói.
De melyik alkalmazás a jobb a napi tervezéshez, és – ebből a szempontból – mit tud nyújtani mindegyik? Érdemes-e együtt használni őket, ahelyett, hogy az egyiket vagy a másikat választaná? Találjuk ki.
1. Találkozók szervezése
A naptár a jobb választás találkozók és egyéb események megszervezésére. Könnyedén kiválaszthatja, hogy egész napos vagy meghatározott időpontokban tartsa-e az eseményeket, az emberek meghívása pedig egyszerű. Ezenkívül csatolhat mellékleteket, megjegyzéseket vagy hivatkozásokat hasznos forrásokhoz. Naptáralkalmazás használata esetén könnyen elfogadhatja azokat az eseményeket, amelyekre meghívást kapott.
A fogalmat azonban nem érdemes teljesen figyelmen kívül hagyni. A sablonok segítségével naptárakat hozhat létre, amelyek teljes áttekintést nyújtanak a közelgő kötelezettségeiről.
2. Az idő elzárása
Sok ember számára az időkorlátozás hatékony módja annak, hogy elegendő időt töltsön értelmes feladatokra. Ha nem tervezi meg az idejét, fennáll annak a veszélye, hogy a napja töredezetté válik. Sőt, előfordulhat, hogy nem sikerül annyi előrelépést elérnie a nagy projektjei és céljai terén, amennyit szeretne.
Az események megszervezése mellett a naptár segítségével is rögzítheti a fontos munkák idejét. Ennek eléréséhez használhatja az előző részben említett eszközöket, például kiválaszthatja, mennyi időt kíván beosztani. Ha te kipróbálva a Pomodoro technikát, például az Ön igényei eltérhetnek valaki másétól.
A Notionban készíthet egy sablont, amely lehetővé teszi a nap megtervezését, de egyszerűbb a naptár használata. Ha nem rendelkezik Apple-eszközzel, megpróbálhatja ehelyett növeli a termelékenységet a Google Naptárral.
3. További funkciók a napi tervezéshez
A termelékenységi rendszerben minden alkalmazásnak ki kell elégítenie egy-egy igényt, de mindig jó, ha további funkciókkal is dolgozhat. Míg az előző két kategóriában a naptár az élen végzett, addig ebben a szekcióban a Notion nyeri a díjat.
A Notion számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével jobban megtervezheti napját. Például összefoglalhatja legfontosabb feladatait a hét minden napjára, és hozzáadhatja azokat ugyanarra az oldalra. A Notion használatakor, sablonokat is letölthet, amelyek segítségével feltérképezheti céljait, és nyomon követheti a feléjük tett előrehaladást.
A naptárban azonban személyre szabhat néhány dolgot. Például eldöntheti, hogy az ütemezést a hónap egésze – vagy az év, a nap vagy a hét – alapján szeretné-e megtekinteni.
4. Eszközök, amelyeken ezeket az alkalmazásokat használhatja
A fogalom és a naptár jelentősen eltér az eszközök közötti képesség tekintetében. Más Apple által fejlesztett alkalmazásokhoz hasonlóan az Apple Calendart csak az említett ökoszisztémán belül használhatja. Ha nem használ Apple-eszközöket, alternatívát kell keresnie.
Az Apple Calendarhoz hasonlóan a Notion is elérhető az Apple eszközökön. A hivatalos iOS- és iPad-alkalmazást letöltheti az App Store-ból, Mac-re pedig a Notion webhelyről érhető el. Ha nem szeretné letölteni az alkalmazást Mac számítógépére, használhatja a Notion alkalmazást a böngészőjében is.
Az Apple eszközökön kívül a Notiont Androidon is használhatja. Ezenkívül a cégnek van egy Windows-alkalmazása.
5. Ismétlődő feladatok beállítása
Sokunknak hetente többször is el kell végeznie hasonló feladatokat; az e-mailek ellenőrzése az egyik példa. Igen, ezeket minden alkalommal hozzáadhatjuk a naptárunkhoz – de ez monoton és időigényes is.
Az Apple Calendar segítségével könnyedén beállíthat ismétlődő feladatokat. Kiválaszthatja, hogy minden nap, hét, hónap vagy év megismétlődjön. Alternatív megoldásként egyéni időskálát is választhat.
Ha ismétlődő feladatokat szeretne létrehozni a Notion alkalmazásban, próbálkozzon napi teendőlisták létrehozásával, és egyszerűen törölje a jelöléseket minden alkalommal. A nem időérzékeny funkcióknál ezt találhatja ismétlődő feladatok beállítása a Todoist segítségével jobb alternatíva.
6. Teendőlisták készítése
Ha alapvető teendőlistákat szeretne létrehozni, a Notion jobb választás, mint az Apple Calendar. Nincs más dolgod, mint létrehozni egy új oldalt és beírni / a billentyűzeten, mielőtt kiválasztaná Feladatlista tól Alap blokkok szakasz. Számos sablont találhat, amelyek lehetővé teszik tennivalólisták készítését, és saját maga is elkészítheti.
7. Testreszabási lehetőségek
A termelékenységet növelő alkalmazások elsődleges funkciója, hogy segítsenek átvenni az irányítást a munkafolyamat felett. Ugyanakkor jó, ha mindent olyanra szabhat, amilyennek szeretné. Az Apple Calendar és a Notion opciói különböznek ezen a területen, de mindkettőhöz van választási lehetőség.
Az Apple Calendar segítségével módosíthatja az alkalmazáshoz hozzáadott naptárak színét. Választhat az előre elkészített termékek közül, de lehetősége van saját maga is kiválasztani, ha úgy könnyebb. Az Apple Calendar segítségével azt is eldöntheti, hogy mely naptárakat szeretné megjeleníteni – és azokat, amelyeket inkább el szeretne rejteni a nézet elől.
A Notionban számos testreszabási lehetőség áll rendelkezésére. Például hangulatjeleket adhat minden oldalhoz. Ezen felül három különböző betűtípus közül választhat az oldalon. A Notion az oldal szélességét és szövegméretét is szabályozza.
8. Mások meghívása az együttműködésre
Az együttműködés kulcsfontosságú része a termelékenység megőrzésének, különösen, ha távolról vagy hibrid modell részeként dolgozik. A Fogalom és a Naptárban pedig számos lehetőséget talál. Az Apple Calendar alkalmazásban néhány naptárt megoszthat másokkal egy hivatkozáson keresztül. Azt is eldöntheti, hogy nyilvánossá kívánja-e tenni ezeket.
A koncepció lehetővé teszi, hogy más felhasználókat is meghívjon a munkaterületére. Az egy térhez hozzáadható személyek száma azonban a tagságodtól függ. Az ingyenes verzió legfeljebb 10 vendég meghívását teszi lehetővé; fizetős csomagok esetében a szám meghaladja a 100-at.
A fogalomnak és a naptárnak egyaránt a termelékenységi ökoszisztéma részét kell képeznie
Ahelyett, hogy a „Fogalma vs. Naptár”, sokkal bölcsebb megközelítés a két alkalmazás együttes használatának átgondolása. Mindkettő kiegészíti egymást, és az erősségeiket kihasználva sokkal lekerekítettebb termelékenységi rendszert kapsz.
A naptár nagyszerű eszköz bizonyos események megtervezéséhez a nap folyamán, de a Fogalom segítségével felvázolhatja a nagyobb képet. Ezenkívül praktikus egyszerű teendőlisták létrehozásához.