Annyira egyszerű, mégis olyan erős.
Nagy mennyiségű adat feldolgozásakor kevés Excel-funkció olyan sokoldalú, mint a SUBSTITUTE függvény. Sajnos tragikus módon gyakran figyelmen kívül hagyják, és sokkal bonyolultabb megoldásokat kínálnak a gyakran egyszerű problémákra.
A SUBSTITUTE funkció gyors és letisztult módja az adatok tisztításának, a jelentések részletezésének és egyszerű űrlapkommunikáció létrehozásának. E funkció elsajátítása és használatának megértése pótolhatatlan és könnyen használható eszközzé teszi nagy adatkészletek elemzéséhez.
1. Űrlap-kommunikáció létrehozása az Excel SUBSTITUTE funkciójával
Az Excel SUBSTITUTE funkciója megkönnyíti az előre meghatározott jelölők gyors és egyszerű kicserélését egy előre formázott szövegrészen. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyszerűen hozzanak létre űrlapkommunikációt, kicserélve az egyes iterációkkal változó információkat.
Elhelyezhet egy sablont egy táblázat cellájába, majd megadhatja a címzettek listáját egy másik táblázatban. Ezután láncolja a SUBSTITUTE függvényeket egy másik cellába az egyes címzettek adatainak hozzáadásához.
Vegye figyelembe, hogy egynél több SUBSTITUTE-ot egymásba ágyazhat:
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Sablon!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ kártyatípus }", D2), "{ befejezés dátuma }", SZÖVEG(C2, "hh nn, éééé")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)
Ha túl sok mezőt módosít, akkor a teljes levelet bekezdésekre bonthatja, és egyenként módosíthatja azokat. A sor utolsó cellájában fűzze össze ezeket a bekezdéseket egyetlen betűvé.
Az automatikusan generált e-mailek fantasztikus módja annak, hogy gyorsan és egyszerűen elérje az ügyfelek listáját, személyre szabott marketing levelezést készítsen, vagy személyre szabott kísérőleveleket állítson elő.
A hosszabb üzeneteket bekezdésekre vagy mondatokra bonthatja, hogy elkerülje a túl bonyolult SUBSTITUTE képleteket. A feltételes feltételeket további testreszabáshoz is használhatja, például a motivációs levélben felcserélheti a készségek különböző listáit, attól függően, hogy milyen állásra jelentkezik.
2. Az Excel SUBSTITUTE funkciójának használata jelentések generálására
A SUBSTITUTE funkció nem csak az alapvető információk előre formázott mezőkbe történő beszúrásához használható, hanem összetett számításokat is beilleszthet előre elkészített jelentésekbe. Az injekciós számítások lehetővé teszik irányítópult készítéséhez használja az Excelt amely vizuális információkat és adatok alapján testreszabott megfigyeléseket biztosít.
A SUBSTITUTE kombinációja a szöveg- és feltételes blokkok előre generálásával, mint például az IF függvény, lehetővé teszi részletesebb jelentések készítését.
A fenti példában láthatja, hogy két külön bekezdés jön létre egy jelentésből származó információk felhasználásával. Egy feltételes függvény ezután meghatározhatja, hogy a két bekezdés közül melyiket célszerű megjeleníteni a jelentés olvasói számára.
Az első bekezdés a következő képlettel jön létre:
=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Sablonok!$A$3, "{ növekedési százalék }", (KEREK(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Sablonok!$A$4, "{ csökkenés százalék }", 100 - (KEREK(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))
Több láncolt SUBSTITUTE függvény párosítása feltételes feltételekkel segíthet áttekinthetőbb irányítópultok és jelentések tervezésében. A számítások akár közvetlenül is végrehajthatók a SUBSTITUTE funkciókban, így biztosítva, hogy csak a legrelevánsabb információkat jelenítse meg olvasóinak.
3. Az Excel adatok fertőtlenítése tároláshoz az Excel SUBSTITUTE funkciójával
Ha hosszú távú adattárolásról van szó, kevés szempont olyan döntő, mint a fertőtlenítés. Az adathalmaz szennyezésének vagy károsításának elkerülése elengedhetetlen a jövőbeni, Ön által nem érthető hibák megelőzése érdekében.
Ez bármit jelenthet, kezdve az illegális karakterek törlésétől az adatkészletből egészen a fenntartott kulcsszavak szövegként, nem pedig parancsként történő kezeléséig. Nem számít, mit kell tennie az adatbázisok biztonságának megőrzéséhez fenyegetések, mint az SQL injekció és adatai használhatók, az Excel SUBSTITUTE funkciója segíthet.
Például elkészíthetjük a felhasználói válaszok listáját egy felmérésre, amelyet beilleszthetünk egy SQL-adatbázisba. Az érvényesítetlen adatok számos illegális karaktert tartalmazhatnak, amelyek további problémákat okozhatnak, ha nem távolítják el őket:
=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")
A fenti funkció egy leegyszerűsített, de szükséges lépést jelent az adatok tárolásra való előkészítésében. Ez a függvény a B oszlopban szereplő válaszokat egyetlen idézetre vizsgálja. Ha van, a karakter elé fordított perjel van hozzáfűzve. A fordított perjelek hozzáadásával biztosítható, hogy a fenntartott karakterek ne zavarják az adatok DB-be történő beillesztéséhez használt lekérdezést.
Ha a keresett karaktert vagy karakterláncot teljesen el kell távolítani, a SUBSTITUTE funkció továbbra is hasznos:
=SUBSTITUTE(B2:B20, "$", "")
Ha üres karakterláncot használ a harmadik argumentumhoz, akkor a megadott karaktereket teljesen eltávolítja a cellából. A SUBSTITUTE funkcióval eltávolíthat bizonyos szövegeket, hogy teljesen kitisztítsa a potenciálisan káros karaktereket az adatokból.
4. A megfelelő adatformázás biztosítása az Excel SUBSTITUTE funkciójával
Az adatgyűjtés egyik lehetséges problémája a hibás információ fogadásának lehetősége. Ha a felhasználók szabad válaszú űrlapon adnak meg információkat, az helytelen jelentési adatokhoz vezethet. A pontatlan adatok lehetnek olyan egyszerűek, mint egy gyakori elírás, vagy olyan összetettek, mint egy rossz formátumú egyenlet.
Az Excel SUBSTITUTE funkciója tökéletes módja annak, hogy az egyszerű hibák ne okozzanak helytelen adatszolgáltatást. Egy adott forrásból származó eredmények elemzésekor az ismert pontatlanságok eltávolítása pontosabb eredményeket hozhat:
=SUBSTITUTE(A2, "CompanyName Inc.", "Cégnév Inc.")
A fenti példa bemutatja, hogy a SUBSTITUTE függvény hogyan távolíthat el egy egyszerű elírást a termékértékelések listájáról. A gyakori elírások cseréje biztosíthatja, hogy egy márka vagy vállalat említése ne maradjon figyelmen kívül az adatok későbbi vizsgálatakor.
A SUBSTITUTE funkció használata az ismert potenciális hibák helyes információra cseréjére elkaphat Az adatkészletben lévő problémákat, mielőtt azok problémákká válnának, így elkerülheti a hibákat, ha használni kívánja az adatkészletet táblázat a számára adatprofilozás a jövőben.
Az Excel SUBSTITUTE funkciója: egyszerű, mégis működőképes
Bár a SUBSTITUTE függvény viszonylag egyszerű lehet, rendkívül hasznos képlet. Az előre formázott blokkok szövegének cseréje, a jelentések létrehozásának elősegítése, az adatok tisztítása és a potenciális problémás információk eltávolítása az adatkészletből csak megkarcolja a felszínt.
A SUBSTITUTE-on belüli számítások használata és feltételes képletekkel való párosítása elősegíti a képességek bővítését. Kibővítheti az irányítópultokat és jelentéseket a vizuális adatok bemutatásától a komplex, automatikusan generált elemzésekig.
Ha ezt a funkciót más képletekkel és technikákkal kombinálja, létrehozhat egy irányítópultot, amely vetekszik a dedikált adatbázis-eszközökkel. Tehát az Excel SUBSTITUTE funkciójának ismerete és megértése elengedhetetlen, ha Ön adatelemző, mérnök vagy hatalmas adatkészletekkel dolgozik.