Világszerte a vállalkozások és nagyvállalatok régóta használták az Excelt készletkezelési eszközként. De mivel sok dedikált készletkezelő szoftver kerül bevezetésre, az Excel életképessége ebben a feladatban megkérdőjeleződik.
Annak ellenére, hogy az Excel rendkívül hasznos program, elegendő a készletkezeléshez? A kérdés megválaszolásához hasonlítsuk össze az Excel készletkezelést a készletkezelő szoftverrel.
Miért használja sok vállalkozás az Excelt a készletkezeléshez?
Az Excel alapvetően egy táblázatkezelő program, amely cellarácsokat használ az adatok gyors konszolidálásához, rendszerezéséhez és kiszámításához. Ez azonban túlmutat az alapvető aritmetikán –Az Excel sablonokat és funkciókat tartalmaz a projektmenedzsmenthez, számviteli, előrejelzési és egyéb szakmai feladatokat. Ez az oka annak, hogy sok vállalkozás számára ez a készletkezelő alkalmazás.
Az Excelnek alacsony a belépési korlátja, mert gazdaságos. Csak meg kell vásárolnia a Microsoft Office licencét, és már mehet is. Ezért mindenki használja az induló vállalkozásoktól a nagyvállalatokig.
Ezenkívül az Excel rendkívül sokoldalú. Testreszabhatja egyedi igényei szerint, és hozzáadhat makrókat, képleteket és sablonokat. Az Excel segítségével nem csak unalmas számokra korlátozódik. tudsz hatékony grafikonokat és diagramokat hozhat létre Excelben az adatok egy pillantással történő vizuális bemutatására és elemzésére.
6 A készletkezelés hátrányai Excelben
Kétségtelen, hogy az Excel lenyűgöző funkciókat kínál, amelyeket az induló vállalkozások és a kisvállalkozások használnak készleteik kezelésére. A vállalkozások növekedésével azonban problémák merülnek fel az Excel készletkezelési eszközként való korlátai miatt. Íme néhány korlátozása.
1. Időigényes folyamat és az automatizálás hiánya
A nagyobb vállalkozások kiterjedtebb készletekkel foglalkoznak, amelyeket manuálisan kell dokumentálni az Excelben. Az adatok bevitelétől és frissítésétől a rendszerezésig és áttekintésig az Excel készletkezelés sok kézi munkába és időbe kerül a vállalatnak.
Egy ideális világban azt szeretné, ha az Excel figyelmeztetne, miután a készlet egy bizonyos szintre csökken, hogy újrarendelhesse. Sajnos ez nem így van az Excel automatizálásának hiánya miatt.
2. Az emberi hibák megnövekedett lehetősége
Egy másik probléma a kézi adatbevitellel az emberi hibák lehetősége. Míg az ilyen hibák gyakran elkerülhetők kisebb léptékben, az emberi hibák szinte elkerülhetetlenek, ha több forrásból származó hatalmas adatáramlással foglalkozunk.
Például egy helytelen képlet hatással lehet több cellára, ha nem az egész táblázatra, ami hibás jelentésekhez vezethet. Látszólag ártalmatlan, az ilyen hibák gyakran rossz eredményeket generálnak, amelyek dollármilliókba kerülnek a vállalatnak.
Ezeknek a hibáknak a megtalálása és kijavítása egy teljesen új labdajáték. Hogyan találhat hiányzó vesszőt vagy tizedesvesszőt több ezer adatcellában? Még ha megtalálja is a problémát, gyakran több cellában kell kijavítani, ami több órát is igénybe vehet.
3. Valós idejű frissítések hiánya
A hatékony készletkezeléshez valós idejű adatokra van szükség a gyors és pontos döntéshozatalhoz. Ez azonban lehetetlen az Excelben, mivel manuálisan kell frissítenie a táblázatot minden szállítás vagy eladott termék után. Még akkor is, ha a legelkötelezettebb személyzet érdeklődik a rendelkezésre álló készletek iránt, az Excel-adatok gyakran egy lépéssel lemaradnak.
A valós idejű frissítések hiánya miatt a vállalkozásoknak gyakran elavult adatok alapján kell döntéseket hozniuk. Ez számos problémához vezethet, például túlzott vagy alulkészlethez.
4. Korlátozott együttműködés
A hatékony együttműködés elengedhetetlen a készletkezeléshez, mivel több forrásból származó adatokkal foglalkozik. Az Excelben kevés együttműködési funkció található a munkafüzet-megosztáson, a megjegyzéseken és a harmadik féltől származó bővítményeken kívül. A készletadatok egyidejű frissítése azonban gondot okoz az Excelben.
5. Biztonság és adatelőzmények hiánya
Bármely vállalkozásban több érdekelt félnek kell hozzáférnie a készletadatok meghatározott szakaszaihoz. Ez problémássá válik az Excel használatakor, mert nem kínál szerepköralapú hozzáférést. A leltári táblázathoz hozzáféréssel rendelkező személy vagy teljesen hozzáférhet, vagy egyáltalán nem fér hozzá, ami megnehezíti az érzékeny vállalati információk védelmét.
Hiába követheti nyomon a változásokat az Excelben, ez nem elég a nagyobb és összetettebb készletadatokkal rendelkező cégek számára. Nehéz követni, hogy ki változtatta meg a készletadatokat, milyen változtatásokat és mikor történt.
Egy ilyen korlátozott ellenőrzési nyomvonal lehetővé teszi bárki számára, hogy módosítsa a készletadatokat, hogy elrejtse a csalárd tevékenységeket, és kockára tegye a készletadatok integritását.
Miért váltson készletkezelő szoftverre?
Ha problémákkal szembesül a készlet Excellel történő kezelése során, ideje áttérni a készletkezelő szoftverre. Az Exceltől eltérően ezt a szoftvert kifejezetten készletkezelésre tervezték, és zökkenőmentesen egyesíti a készletkezelés minden aspektusát, például az értékesítési csatornákat, az újrakészletezést és a raktározást.
Azon kívül, hogy egyablakos megoldást kínál, a készletkezelő szoftver, mint pl Cin7 és Zoho készlet automatizálja a folyamatot értesítésekkel és riasztásokkal. Speciális jelentéskészítési funkciókat biztosítanak, amelyek segítenek előre jelezni az értékesítési trendeket és a valós idejű készletadatokkal alátámasztott döntéseket hozni.
A készletkezelő szoftver 5 előnyei az Excelhez képest
A legújabb készletkezelő szoftver óriási előnyöket kínál az Excellel szemben. Emiatt az Excel-felhasználók számára felmerülő automatizálási és méretezhetőségi problémák feleslegessé válnak a készletkezelő szoftvereknél.
Nézzük meg a készletkezelő alkalmazások előnyeit, és nézzük meg, hogyan teljesít jobban az Excelnél.
1. Az automatizálás vállalati időt és erőforrásokat takarít meg
A készletkezelő szoftver RFID technológia vagy vonalkód-leolvasók segítségével automatizálja a készletkezelést. Az újrarendelést is automatizálja. Amint a készletszintje elér egy bizonyos küszöböt, a rendszer automatikusan generálja a beszerzési rendeléseket, megakadályozva ezzel a túl- vagy alulkészletezést.
A folyamat automatizálása kezelhetővé teszi a dolgokat, így a vállalat időt és erőforrásokat takarít meg. Ez egy lépés az Excelhez képest, és sokkal könnyebbé teszi vállalkozása méretezését azáltal, hogy a megtakarított időt és erőforrásokat stratégiailag a profittermelő törekvésekhez rendeli hozzá.
2. Megbízhatóbb adatok
A készletkezelés legtöbb aspektusának automatizálásával a készletkezelő szoftver minimalizálja az emberi hibák esélyét. Nemcsak megbízhatóbbá teszi a megszerzett adatokat, de csökkenti az egyébként az auditálásra és a hibák kijavítására fordított időt és erőforrásokat is.
A megbízható adatok pontos előrejelzéseket eredményeznek, amelyek elengedhetetlenek bármely vállalkozás növekedéséhez. A pontos adatelemzés segítheti a vállalatokat abban, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az átrendezéssel és az erőforrás-allokációval kapcsolatban, javítva a jövedelmezőséget és lehetővé téve a méretezhetőséget.
3. A rendszerintegráció gyerekjáték
A készletkezelő szoftver integrálható vállalkozása más részlegeivel, például beszerzéssel, értékesítéssel, számlákkal stb. Az ilyen zökkenőmentes integráció megkíméli a vállalatokat attól, hogy manuálisan gyűjtsék össze az adatokat a különböző részlegekről, és azokat egy Excel-munkafüzetbe vonják össze.
A méretezés gyakran magában foglalja a több értékesítési piac egyidejű üzletvitelét. Az Excel segítségével számos készletmunkafüzetet kell létrehoznia és kezelnie a különböző értékesítési csatornákhoz, és törekednie kell arra, hogy azok megbízhatóak és naprakészek legyenek.
Egy készletkezelő szoftver megkönnyíti a folyamatot az összes csatorna integrálásával. Nem kell átmennie az ilyen nagyméretű adatok készletkezelő szoftverrel történő kezelésével kapcsolatos fáradságon, mivel az automatikusan összegyűjti az adatokat, és valós idejű készletkövetést biztosít.
4. Könnyebb előrejelzés és tervezés
Az Excel készletkezelés a kézi beviteli jellege miatt elmarad a történések mögött. A táblázatos készlet és a raktárkészlet közötti különbség jelentős akadályt jelent a hatékony előrejelzés, tervezés és döntéshozatal során. Végső soron a vállalkozások nehezen tudnak megfelelni az egyre növekvő piaci igényeknek, és nem tudnak versenyezni az automatizált megoldásokat használó cégekkel.
A készletkezelő szoftver használata valós idejű készletadatokkal megszünteti ezt a hiányt. Bármikor tisztában van a készletszinttel több helyen, a beszerzési rendelésekkel és egyebekkel. Az előrejelzés és a tervezés könnyebbé és pontosabbá válik a hozzáférhető valós idejű adatok segítségével.
5. Fokozott adatbiztonság szerepkör alapú hozzáféréssel
Az Excellel ellentétben a készletkezelő szoftver szerepköralapú hozzáférést biztosít. Az adminisztrátorok különböző jogosultságokkal és hozzáférési szintekkel rendelhetnek szerepeket.
Például egy raktárvezető teljes hozzáférést kaphat a szoftverhez, és jogosult a rendelkezésre álló adatokhoz való hozzáférésre, jelentések készítésére, rendelések leadására stb. Ugyanakkor az adatbeviteli ügyintéző csak az adatbeviteli képernyőket érheti el.
A szerepkör alapú hozzáférés segít létrehozni és fenntartani a vállalati hierarchiát, és javítja az érzékeny vállalati információk biztonságát. Sőt, segít nyomon követni, hogy milyen változtatásokat hajtottak végre a rendszeren, ki és mikor végezte el azokat. Ez növeli az elszámoltathatóságot, és minimalizálja a magánélet megsértésének és a csalásnak az esélyét.
A készletkezelő alkalmazások segítik vállalkozása bővítését
Az Excel általában elegendő egy kisvállalkozás számára, különösen akkor, ha nincs készpénze speciális alkalmazásokra és szolgáltatásokra. Ez azonban gátolja a méretezhetőséget, amikor vállalkozása növekszik. Tehát eljön az idő, amikor észrevehető problémák merülnek fel. Amikor eljön az idő, a speciális készletkezelő szoftver a megoldás részét képezi.
A készletkezelő szoftverrel a vállalkozások jobban kezelhetik készleteiket a folyamat automatizálásával, az emberi hibák kiküszöbölésével és az együttműködés javításával. Az automatizálás azonban nem korlátozódhat a készletkezelésre. A vállalatoknak mindig törekedniük kell a hatékonyság és a jövedelmezőség javítására az üzlet különböző aspektusainak automatizálásával.
