Ha attól tart, hogy e-mailes bemutatkozása gyengének tűnik, ne aggódjon – nincs egyedül. Még a képzett írók is órákat töltenek a tökéletes bevezető megalkotásával. Mindenki tudja, hogy fel kell kelteniük az olvasó figyelmét, de csak keveseknek sikerül.
Az e-mail nyitósorainak elsajátításához először tanulmányozza át, hogyan néznek ki a rosszak. Íme néhány káros, de gyakran figyelmen kívül hagyott hiba, amelyet el kell kerülni professzionális e-mailek írásakor.
1. Hangulatjelek és túlzott írásjelek beírása
A hangulatjelek annyira elterjedtek, hogy még a technológiában nem jártas felnőttek is használják őket a napi beszélgetéseik során. Végül is az érzelmek szövegen keresztüli kifejezése bonyolult. Ahelyett, hogy pontosan leírná a nonverbális kommunikáció árnyalatait, könnyebben kattinthat a digitális képekre. A személyesebb érzés érdekében akár testreszabott hangulatjeleket készíthet alkalmazások segítségével.
A hangulatjelek kényelme ellenére ne használja őket munkahelyi e-mailekben. Szakszerűtlenül néznek ki. Egyes olvasók akár bosszantó marketingszakemberekre is asszociálhatnak, akik hatalmas hangulatjelekkel kezdik az e-maileket.
Ugyanez a szabály vonatkozik a túlzott írásjelekre is. Míg a többszörös felkiáltójelek és pontok felfokozott érzelmeket jeleznek, néha spam jellegűek. Csak közeli barátokkal és társaival használja őket. Ellenkező esetben azt kockáztatja, hogy úgy néz ki, mint egy rosszindulatú marketinges, aki túlzásba viszi a „!!!” hogy hamis sürgősséget keltsen.
2. Sales-y nyelv használata
Az agresszív e-mailes taktika már ritkán működik. A címzettek automatikusan bezárják az értékesítési bemutatókat tartalmazó e-maileket, az üzenet szándékától függetlenül. Ha megtették, nem nyitják ki újra. Vannak, akik teljesen letiltják a feladót, ha nem ismerik személyes szinten.
Az azonos kezelés elkerülése érdekében:
- Dobja el a rámenős e-mail nyitósorokat.
- Használja az első néhány mondatot személyes márkájának kiemelésére, ahelyett, hogy CTA-kat dobna fel.
- Nyerd meg az olvasó bizalmát mindenek előtt. Akár fizetésemelést szeretne munkáltatójától, akár meleg vezetéssel történő találkozót, először megbízható személynek kell lennie.
3. Túl sokáig tart a bevezetés
Ironikus módon az emberek hajlamosak túlmagyarázni, ha elveszik a szavakat. A bizonytalanságot azzal kompenzálják, hogy az olvasókat a kapcsolódó, de nem lényeges elemek felé tereli. Ez egy természetes válasz. Ha figyelmetlen vagy, előfordulhat, hogy több bekezdést is be kell gépelni, mielőtt elérnéd üzeneted lényegét.
Bár látszólag hasznos, a túlzás elriasztja az olvasókat. A digitális bennszülöttek figyelme általában rövid – nem adnak esélyt az üzenetedre, ha az egy hosszú, unalmas bevezetővel kezdődik. Legyen egyértelmű a nyitás. Említse meg a hitelesítő adatait, ossza meg, miért fordul hozzájuk, majd keltse fel a kíváncsiságukat egy fájdalommal.
Emlékezik: A bevezetőknek meg kell határozniuk az üzenet hangnemét, nem pedig összefoglalniuk. Próbáljon meg informatív, figyelemfelkeltő bevezetőt írni, amely kontextust biztosít, és érdeklődésre készteti az olvasókat. Ezenkívül korlátozza magát két-három mondatra.
4. Bemutatjuk a Túl sok szakzsargont
A szakzsargon az adott közösségeken belül használt szakszavakra utal. Gyorsan közvetítenek olyan összetett fogalmakat, amelyek egyébként hosszadalmas, felesleges magyarázatokat igényelnének. Ezeknek a kifejezéseknek nincs szinonimája. Leginkább rájuk támaszkodik, amikor iparág-specifikus ügyeket vitat meg szakembertársaival.
Bár lényeges, a zsargonok is kirekesztőnek érzik magukat. Nem szabad hanyagul feltételezni, hogy a címzettek megértik az összetett, technikai ötleteket. Ellenkező esetben megfélemlítheti őket. Az e-maileket mindig általános kifejezésekkel és tömör nyelvezetekkel kezdje. Csak akkor használjon szakzsargont, ha már bemutatkozott, és megállapította az üzenet szándékát.
Profi tipp: Kerülje a szakkifejezéseket és a szakzsargont, amikor az iparágon kívüli embereknek ír. Ha túl bonyolult dolgokat kell kifejtenie, töltse fel a releváns forrásokat nagy fájlmellékletként helyette.
5. Fellépés ismerősen túl
A munkahelyi kommunikáció nem mindig igényel barátságos, vidám viselkedést. A személyes történetek, töltelékmondatok és szöszmötölések összezavarják a kezdősort, ha kiragadjuk a szövegkörnyezetből. Mielőtt megadná a bemutatkozás hangnemét, mérlegelje, mennyire közel áll a címzetthez. Tartsák tiszteletben szakmai határaikat.
A fölösleges, formális kifejezések személytelenül hangzanak, de az ideges, nem megfelelő hozzáállás sértő lehet. Legyen szimpatikus anélkül, hogy túlságosan ismerősen viselkedne. Ha pedig bizonytalan a megközelítésében, játsszon nyugodtan, és hajljon a formális hangnem felé. Kerülje az olyan kifejezéseket, amelyek félreértelmezhetők. Csak akkor válassz kevésbé formális hozzáállást, ha a másik fél felmelegszik veled.
6. Viccek és ütések
Sok marketinges a humoros e-mailes bemutatkozásra esküszik. Azt állítják, hogy a szellemes megjegyzések kapcsolatot teremtenek és megragadják az olvasó figyelmét. A vicces bevezetők vonzóbbá tehetik e-mailjeit, de a kockázatok meghaladják az előnyöket. A vicceket nehéz e-mailben átadni.
Még egy könnyed szójáték is sértő sértéssé válhat, ha rossz hangnemet, megfogalmazást és szövegkörnyezetet használ. Csak akkor vegye fontolóra a viccek használatát olyan kollégáival folytatott kötetlen beszélgetések során, akiket személyesen ismer. Ellenkező esetben tartsa professzionális munkahelyi e-mailjeit.
7. Szokatlan formátumok követése
A legtöbb e-mail-szolgáltató ugyanazokat a betűstílusokat, -méreteket és -színeket alkalmazza, mint a szövegszerkesztőkben. Akár újakat is letölthetsz innen ingyenes font weboldalak. Bár a betűtípusok a kreativitást fejezik ki, gondosan válassza ki azokat, amelyeket professzionális üzenetekben használ. Nem mindenki értékeli a szokatlan formátumokat.
A biztonság érdekében használja az alapértelmezett stílust a munkahelyi e-mailek írásakor. A felháborító tervek nemcsak szakszerűtlenek, de az olvashatóságot is veszélyeztetik. Például a fehér hátterek kimossák a világos színeket, míg a nagy betűméretek eltérítik az olvasót a kisebb szövegtől.
A kreativitás kifejezésének professzionálisabb módjai is vannak. A betűtípusokkal való játék helyett mutasd be tehetségedet weboldal készítés a semmiből, releváns eszközök feltöltése, vagy írásportfólió készítése.
8. Agresszív figyelmeztetések
Az olyan marketingesek, mint a fenti képen láthatók, egy meghatározott határidővel kezdik e-maileiket. Bár figyelemfelkeltő, idegesítő is. Még a kereskedelmi bankok és a hitelezők is bemutatkoznak, mielőtt hozzáfognának. Ha üzenete agresszív figyelmeztetéssel kezdődik, az olvasók spamként utasítják el.
Fedezze fel a sürgősség létrehozásának egyéb módjait. A vásárlást ritkán befolyásoló határidők előírása helyett hangsúlyozd a korlátozott idejű ajánlat értékét. A kilátások nem reagálnak jól az agresszív megközelítésekre.
De ha elkerülheti, hogy határidőket adjon a nyitósorához, tegye meg. Adjon értéket, mielőtt sürgősséget hoz létre. Ha úgy köt meg egy üzletet, hogy nem magyarázza el ajánlatát, akkor rámenősnek és kétségbeesettnek fog tűnni. Mentse el a CTA-kat utolsó időre.
Kezdje az e-maileket erőteljes, professzionális nyitással
A „tökéletes” nyitósor nem létezik. Ahelyett, hogy sablonokra hagyatkozna, hozzon létre egyedi bevezetőket, amelyek összhangban vannak az üzenet szándékával, és rezonálnak a címzettre. Ne feledje: az általános, túlzott intrók soha nem hoznak eredményt.
Míg a nyitó sor megadja az e-mailek alaphangját, ne töltse vele minden idejét. A munkahelyi e-mailek több részből állnak. Ellenőrizze a piszkozatot, hogy vannak-e egyéb gondatlan hibák, például üres tárgysorok, nyelvtani hibák és hiányzó fájlmellékletek.
