Soha ne küldjön rosszul felépített e-maileket. A szörnyű szerkezetek nemcsak összezavarják az üzenetet, hanem negatív benyomást keltenek a címzettekben az Ön munkamoráljáról és professzionalizmusáról. A jó kommunikációs készség minden iparágban kulcsfontosságú.
A hibák elkerülése érdekében olvassa el a piszkozatokat. Javítsa ki ezeket a gyakran figyelmen kívül hagyott rossz gyakorlatokat és hibákat, amelyek miatt az e-mailek nem professzionálisak.
1. Spammy tárgysorok
A marketingesek úgy gondolják, hogy az értékesítés-y tárgysorok növelje az e-mailek megnyitási arányát; sajnos ellenkező eredményt adnak. A címzettek hajlamosak figyelmen kívül hagyni a túlzottan promóciós e-maileket. Hacsak nem ismernek téged, nem kötelesek ellenőrizni az üzenetedet.
Ahelyett, hogy kereskedő lennél, legyél vonzó. Összeállít figyelemfelkeltő tárgysorok leíró, elgondolkodtató szavakat tartalmaz. Keltsd fel olvasóid kíváncsiságát. Használhat nyílt végű kérdéseket és előadásokat – csak győződjön meg arról, hogy relevánsak az üzenete szempontjából. Ellenkező esetben a címzettek letilthatják Önt a kattintáscsali témákkal való visszaélés miatt.
2. Viccek és szellemes megjegyzések
Gondolja meg kétszer, mielőtt vicceket illeszt be munkahelyi e-mailjeibe. Bár a nevetés megosztása bizonyos esetekben segíthet a kapcsolat kialakításában, gyakran többet árt, mint használ. A vicceket nehéz eljuttatni e-mailben. Még a könnyed szójátékokat is szarkasztikusnak vagy sértőnek vehetjük, ha az olvasó félreért.
Általános szabály, hogy hagyja ki a vicceket. Ehelyett keressen más módokat a hangulat enyhítésére, például egy személyes történet megosztásával vagy egy közös érdeklődés megvitatásával. Ahhoz, hogy megközelíthető és barátságos legyél, nincs szükség öklendezésre.
3. Hangulatjelek és túlzott írásjelek
Manapság egyre több postafiók-szolgáltató fogad emojikat. Az olyan platformokon, mint az Outlook és a Gmail, még hangulatjeleket is beszúrhat a tárgysorokba.
Bár szórakoztatóak és kreatívak, nem tartoznak a munkahelyi e-mailekhez. Az emberek másképp érzékelik az emojikat. Például, míg Ön a nevető arc hangulatjelét örömének kifejezésére használhatja, mások szarkazmusnak tekinthetik. A hangulatjelek nem mindig közvetítik a kívánt üzenetet.
Az árnyas marketingesek is szeretik a hangulatjeleket. Ha gyakran használja őket, a címzettek adathalász támadásokkal, értékesítési hírlevelekkel és túlzottan promóciós hirdetésekkel társíthatják Önt.
4. Elírási és nyelvtani hibák
Az elírások nem változtatják meg a szándékot. Még ha hibásan ír is el minden szót az e-mailjében, az olvasók a kontextusra utaló nyomok révén megértik. A speciális nyelvtani hibák zavart okozhatnak, de a szöveg nem lesz érthetetlen.
Ez azt jelenti, hogy figyelmen kívül hagyhatja az elírásokat? Határozottan nem! Bár a helyesírási és nyelvtani hibák nem zavarják az üzenetet, gondatlannak tűnnek. Legyen szó egy leendő jelöltről vagy egy kollégáról, nehezen tudja kivívni a bizalmát szakszerűtlen írásaival.
A legjobb módszer az, ha a piszkozatokat elküldésük előtt alaposan megvizsgálja. Futtassa át a szöveget a megbízható helyesírás-ellenőrző, megszünteti a felesleges szöszmötölést, ennek megfelelően állítja be a hangszínt, és cserélje fel az összetett szavakat egyszerűbbekre. Ismételje meg ezeket a lépéseket annyiszor, ahányszor szükséges.
5. Hosszas bekezdések
Legyen óvatos, amikor e-mail-piszkozatokat másol be a Google Dokumentumokból vagy a Microsoft Wordből. A szövegszerkesztők eltérő alapértelmezett beállításokkal rendelkeznek. Nem várhatja el, hogy az e-mailjei úgy nézzenek ki, mint a gépeléskor. Az aktuális program betűstílusához, szövegméretéhez és térközéhez igazodnak.
A legjobb gyakorlat a másolás és beillesztés formázás nélkül, ütéssel Ctrl/Cmd+Shift+V a Ctrl/Cmd+V helyett. Ezzel törli a korábbi formátummódosításokat. A hosszadalmas szövegblokkok elkerülése érdekében minden bekezdést tartson két-három mondatban.
6. Túlzott információ
A kiterjedt magyarázatok hasznosak, de helyesen kell időzíteni őket. Ne csak véletlenszerű tényeket állítson fel. Az olvasók valószínűleg el fognak kattintani az e-mailjeitől, ha már az induláskor túlterheli őket információkkal.
Csak azt ossza meg, amire az olvasóknak szüksége van. Ha összetett témákat magyaráz, csatoljon releváns kutatási dokumentumokat, ütemezzen virtuális konzultációkat, és válaszoljon minden felmerülő kérdésre.
7. Általános zárónyilatkozatok
Az általános záró mondatok távoliak. Szakszerűtlennek tűnnek, ráadásul gyengítik az e-mail következtetéseit. Kevesebb esélye lesz a sikeres bezárásra. Az e-mailek befejezésekor használjon közvetlenebb, tömörebb kifejezést alternatíva a „Várom, hogy halljunk felőled”.
Már túl vannak használva. Az olvasók már több százszor látták őket – nem hagynak pozitív hatást. Az általános vonalak használata helyett használjon erős CTA-t. Mondja el olvasóinak a lehetőségeket, és irányítsa őket az e-mailjei alapján történő cselekvésre.
8. Felesleges mellékletek
Az e-mail mellékletek megkönnyítik az információk megosztását. Ahelyett, hogy túlterhelné az olvasókat hosszadalmas, kéretlen üzenetekkel, irányítsa őket a megfelelő forrásokhoz. Ezzel időt takarít meg minden érintett fél számára.
Ennek ellenére tartózkodnia kell a fájlok tömeges küldésétől. A felhasználók általában szkeptikusak a mellékletek megnyitásával kapcsolatban, mert rosszindulatú programokat terjeszthetnek. Több fájl e-mailben küldése még biztonsági aggályokat is felvet.
Ha több dokumentumot kell egyszerre küldenie, használjon fájlmegosztó eszközt, például a Dropboxot. Töltse fel a fájlokat a kívánt platformra, állítsa be a szükséges adatvédelmi korlátozásokat, majd küldje el e-mailben a hozzáférési hivatkozást.
9. „Kreatív” formátumok
Kerülje a merész betűtípusokkal való játékot. A kiemelés érdekében aláhúzhatja, dőlt betűvel vagy félkövérrel szedheti a szöveget, de használja az alapértelmezett betűstílust, színt és méretet.
A „kreatív” betűtípusok elhanyagolható előnyökkel járnak professzionális környezetben. Elvonják az olvasók figyelmét az e-mailekről. Ahelyett, hogy megértenék az üzenet szándékát, az elméjük az Ön által használt különböző színekre és stílusokra összpontosít.
Ezenkívül a furcsa formátumok vázlatosnak tűnnek. A levelezési szolgáltatók még a felháborító dizájnt és színeket tartalmazó e-maileket is egyenesen a spam mappákba küldik.
Csak akkor használjon kreatív sablonokat, ha azok illeszkednek a márkához. Például az alábbi példa bemutatja, hogyan a Gather nevű virtuális meetup platform a professzionalizmus feláldozása nélkül osztja meg tulajdonságait.
10. Tisztázatlan indítékok
A kis beszélgetés megkönnyítheti a kínos megbeszéléseket, de ritkán felel meg a munkahelyi e-maileknek. Hagyd abba a bozótos verést. A legtöbb ember elkattint, ha unalmasnak és zavarónak találja üzenetét.
Hogy megértse álláspontját, használjon világos, tömör nyelvezetet. A bevezetőnek rövidnek és figyelemfelkeltőnek kell lennie, miközben a testnek az adott témával kell foglalkoznia. A homályos magyarázatok végül időpazarló utólagos e-mailekhez vezetnek.
Ha nem tudja egyetlen üzenetbe tömöríteni a témát, szervezzen inkább egy értekezletet. Időpont-beállító alkalmazások kiküszöböli az oda-vissza e-maileket a hívások tervezése során. Csak küldjön e-mailben a másik félnek egy meghívó linket, és várja meg a válaszát.
Legyen professzionális és tiszteletreméltó munkahelyi e-mailjei
A rendszeresen küldött és fogadott e-mailek számának köszönhetően várható, hogy néhány hiba átesik. Az időnkénti elírások érthetőek. Ne feledje azonban, hogy az alárendelt sablonok következetes használata rosszul tükrözi Önt. A címzettek még azt is érezhetik, hogy nem érdemlik meg az átgondolt e-maileket. Soha ne hagyja ki a lektorálási szakaszt.
Ha még jobb e-maileket szeretne írni, tanulmányozza a kapott rossz leveleket. Találja meg a közös pontokat a különböző értékesítési ajánlatok, hírlevelek és adathalász kísérletek között a spam mappában. Nyelvtani hibákat elkövetni egy dolog, de a feketelistán szereplő IP-címek használata, az értékesítési nyelvvel való visszaélés és a linkek véletlenszerű tömeges küldése egy másik dolog.