A legtöbb vállalat, beleértve a kormányzati szervezeteket, vállalkozásokat és non-profit szervezeteket, a Microsoft Excelt használja a költségvetés elkészítéséhez. Az Excel rugalmasságot, ismertséget és könnyű összeállítást, rendezést, kezelést és elemzést biztosít számukra a költségvetés-tervezés és az előrejelzés céljából.
De vajon az Excel a megfelelő eszköz az üzleti költségvetés készítéséhez? Mérlegeljük az Excel költségvetés-tervező szoftverként való használatának előnyeit és hátrányait, hogy megválaszoljuk ezt a fontos kérdést.
Az üzleti költségvetés előnyei Excelben
A Microsoft még 1985-ben elindította az Excelt. Egy felmérés szerint Centage Corporation, a pénzügyi igazgatók többsége (közel 88%) még mindig táblázatokat használ üzleti költségvetése elkészítéséhez. Ez sokat elárul a program hasznosságáról. De miért olyan népszerű az Excel üzleti költségvetés-tervező eszközként? Találjuk ki.
1. Mindenki tudja, hogyan kell használni az Excelt
A legtöbb főiskolát végzett hallgató valamilyen módon Excelt használt tanulmányai során. Ez mutatja a program sokoldalúságát, és azt, hogy szinte mindenki ismeri a program alapjait. Mivel az alkalmazottak többsége már tisztában van az Excel alapjaival, csak egy kis lökésre van szükségük a helyes irányba, és pillanatok alatt kezelni tudják az Ön vállalkozásának pénzügyeit.
Az Excel programozásával időt és erőforrásokat takaríthat meg, amelyeket egyébként képzésre fordítana – ez különösen hasznos, ha kisvállalkozást vagy induló vállalkozást vezet korlátozott erőforrásokkal.
2. Az Excel olcsó és könnyen elérhető
Szinte mindenkinek van egy példánya a Microsoft Excelből. Ha vállalkozása több embert igényel a költségvetési folyamatban, további licencek vásárlása nélkül megoszthatja a hozzáférést bárkivel, aki rendelkezik Excel-példánnyal. Ha lehetséges, a kisvállalkozásoknak kerülniük kell a vállalati költségvetés-tervező szoftvereket, mivel az növelheti a költségeket.
3. Testreszabhatja az Excel-táblázatokat
A vállalkozásoknál, különösen a startupoknál, a testreszabhatóság rendkívül hasznos és keresett funkció, mivel egy vállalkozás különböző fejlődési fázisai eltérő megközelítést igényelnek. Az Excel-táblázatok egyik legnagyobb előnye más költségvetés-tervező szoftverekkel szemben, hogy a hatalom a felhasználók kezében van.
Az Excel egy meglehetősen összetett program, amely rugalmasságot kínál felhasználóinak számos funkció és képlet formájában. Ha egyszer megérteni az Excel képleteket, lényegében bármit megtehet az üzleti költségvetéstől a pénzügyi elemzésig és grafikonok készítéséig. Még saját képleteket, makrókat és költségvetési sablonokat is létrehozhat az Excelben, hogy megfeleljen vállalkozása egyedi igényeinek.
Az Excel üzleti költségvetésének hátrányai
Mint mindennek, az Excelnek is megvannak a maga korlátai az üzleti költségvetés tervezésében.
1. Ez időigényes és hajlamos a hibákra
Az Excelben az üzleti költségvetéshez kézi adatbevitelre van szükség. Mivel az emberi erőfeszítéstől függ, a hibák gyakorlatilag elkerülhetetlenek. Az ilyen hibák valószínűsége a költségvetések méretének és összetettségének növekedésével nő, ami hibás költségvetési előrejelzésekhez és bevételi előrejelzésekhez vezet.
A több millió dolláros cégeknél még egy egyszerű elírás vagy átültetési hiba is több millió dollárba kerülhet. Vegyük a példát TransAlta: egy egyszerű kivágás és beillesztés hiba 24 millió dollárjába került a cégnek. A vállalatok gyakran áttekintik és kijavítják az Excel-táblázataikban szereplő problémákat, hogy megelőzzék az ilyen kockázatokat, amelyek értékes idejükbe, erőfeszítéseikbe és költségekbe kerülnek.
2. Méretezhetőségi problémák nagyobb adatkészleteknél
Az Excel olcsó és hozzáférhető, kifogástalan hasznosságával és funkcionalitásával alacsony belépési korlátot kínál a kisvállalkozások számára. Az üzlet növekedésével azonban drasztikusan nő a költségvetés-tervezéshez és az előrejelzéshez szükséges adatok száma. Az Excel gyakran nem képes kezelni a nagy mennyiségű adatot számos képlet és makró segítségével, és valószínűleg lelassul vagy összeomlik.
3. A szerepkör alapú hozzáférési és biztonsági problémák hiánya
Az Excel-fájlok könnyen megoszthatók bárkivel, aki rendelkezik a program másolatával, ezzel veszélybe sodorva a bizalmas vállalati információkat. Amíg lehet jelszóval védje meg az Excel fájlokat, a jelszót meg kell osztani az érintett személyekkel a költségvetés tervezése során.
Az Excel nem kínál szerepalapú hozzáférést, így jelszóval bárki hozzáférhet a teljes táblázathoz. Ez a vállalkozások többsége számára komoly megfelelési gondot jelenthet.
Az Excel a megfelelő szoftver üzleti költségvetés-tervezési igényeihez?
Az Excelnek megvannak a maga előnyei, mint üzleti költségvetés-tervező eszköz, de a legjobb, ha vállalati költségvetés-tervező szoftverbe fektet be, ha problémákkal szembesül. A nagyobb vállalkozások valószínűleg szenvedni fognak, ha az Excel az egyetlen költségvetési megoldás.
Az adatkonszolidációval, koordinációval, biztonsággal és együttműködéssel kapcsolatos problémák csak néhány olyan probléma, amelyekkel a nagyobb szervezetek szembesülhetnek, amikor Excelben készítenek költségvetést. Ha azonban még mindig egy kisvállalkozás vagy egy induló vállalkozás korlátozott mozgó alkatrészekkel, az Excel sokoldalú, olcsó és hatékony költségvetési eszköz lehet.
Ha Excelt használ üzleti költségvetésének elkészítéséhez, de még mindig megragadt az alapoknál, fontolja meg néhány haladó szintű kurzus elsajátítását az üzleti költségvetés-tervezési folyamat javítása érdekében.
