Tegye gyors és hatékony válaszadást Outlook e-mailjeire.
Az Outlook nagyszerű e-mail kliens, akár e-maileket küld, akár válaszol. De ha a válaszokról van szó, többféleképpen is testreszabhatja a folyamatot. Ebben az útmutatóban megvizsgáljuk, hogyan hozhat létre gyors válaszsablont, hogyan módosíthatja az eredeti üzenet megjelenését, és hogyan módosíthatja a válaszcímet.
Amíg ebben az útmutatóban az Outlook for Microsoft 365 alkalmazást használjuk, ezek az utasítások az Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 és 2021 verziókra is érvényesek. Kezdjük el.
Gyors válaszsablon létrehozása az Outlookban
Azt tapasztalja, hogy folyamatosan több e-mailre válaszol szóról szóra? Ahelyett, hogy megismételné ugyanazt a választ, egyszerűen létrehozhat egy gyors válaszsablont, és egyetlen kattintással válaszolhat. Ezt úgy teheti meg, hogy létrehoz egy Gyors lépést, amely automatizálja ezt az unalmas feladatot.
A Gyors lépésekkel kapcsolatos további információkért tekintse meg a címen található útmutatónkat Gyors lépések létrehozása és használata az Outlookban.
Íme a lépések gyors válaszsablon létrehozásához az Outlookban:
- Indítsa el az Outlook programot, és győződjön meg arról, hogy rendelkezik a itthon fül kiválasztva.
- Válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyhez gyors válaszsablont szeretne létrehozni. Ha egynél több e-mail címe van az Outlookban, mindegyikhez írnia kell egy gyors válaszsablont.
- Ban,-ben Gyors lépések csoport, kattintson a gombra Újat készíteni.
- Adjon nevet a Gyors lépésnek a Név szövegdoboz – elneveztük a sajátunkat Gyors válasz.
- Ban,-ben Akciók szakaszban kattintson a Válasszon egy műveletet legördülő menüből, és válassza ki Válasz.
- Kattints a Beállítások megjelenítése közvetlenül a legördülő menü alatt található linkre kattintva további mezőket jeleníthet meg.
- Ahhoz, hogy ez az oktatóanyag gyors és egyszerű legyen, elhagyhat minden más mezőt, mint pl Nak nek és Tantárgy, ahogy van – vagy az Outlook automatikusan kitölti azt az eredeti e-mail jellege alapján, vagy az alapértelmezett értékek kerülnek alkalmazásra. Írja be azonban a kiküldeni kívánt üzenetet a Szöveg szövegdoboz.
- Kattintson Befejez.
Ha pontosan ezt az üzenetet szeretné elküldeni valakinek, egyszerűen nyissa meg az e-mailt, és nyomja meg a gombot Gyors válasz vagy bármit neveztél el a Gyors műveletek csoport. Az e-mail kliens hatékonyabb használatának további módjaiért, kérjük, olvassa el útmutatónkat a bevált módszerek az Outlook munkafolyamatának felgyorsításához.
Az eredeti üzenetek megjelenésének megváltoztatása az Outlookban
Amikor válaszol vagy továbbít egy üzenetet, kizárhatja az eredeti üzenetet, vagy módosíthatja annak megjelenését, hogy egyértelműbbé tegye, hol végződik az üzenet, és hol kezdődik az eredeti. Csatolhatja az eredeti e-mailt is, ha nem szeretné, hogy zsúfolt legyen.
Ehhez kövesse az alábbi utasításokat:
- Az Outlook programban kattintson a gombra Fájl a bal felső sarokban.
- A bal oldali menüben kattintson a gombra Lehetőségek.
- Válassza ki Levél a bal oldali ablaktáblában.
- Görgessen le a Válaszok és továbbküldések szakaszt, amíg meg nem látja a Amikor válaszol egy üzenetre és Üzenet továbbításakor legördülő menük.
- Alapértelmezés szerint a legördülő menük a következőre lesznek állítva Adja meg az eredeti üzenet szövegét. Ennek ellenére kibonthatja és kiválaszthatja őket Ne adja meg az eredeti üzenetet, Csatolja az eredeti üzenetet, Az eredeti üzenet belefoglalása és behúzása, vagy Az eredeti üzenet minden sorának előtagja.
Íme, mit tesznek ezek a többi opciók:
- Ne adja meg az eredeti üzenetet: Válasz vagy továbbított üzenet küldése az eredeti e-mail szövege nélkül.
- Csatolja az eredeti üzenetet: Mellékletként csatolja az eredeti e-mail szövegét.
- Az eredeti üzenet belefoglalása és behúzása: Ez magában foglalja az eredeti e-mail szövegét is, de jobbra lesz behúzva – ez olyan, mintha az eredeti üzenet minden sorában megnyomná a Tab billentyűt.
- Az eredeti üzenet minden sorának előtagja: Ez olyan, mint az eredeti üzenet behúzása. De ahelyett, hogy szóköz lenne, lesz egy karakter, amely jelzi, hogy az eredeti e-mail minden sora hol kezdődik.
Az e-mail cím válaszcímének megváltoztatása az Outlookban
Egy e-mail válaszcímének megváltoztatása az Outlookban azt jelenti, hogy a kiválasztott fiókra küldött válaszok át lesznek irányítva egy másik fiókba.
Ezt a következőképpen teheti meg:
- Az Outlook programban kattintson a gombra Fájl a bal felső sarokban.
- Kattintson Fiók beállítások a menü kibontásához, majd válassza a lehetőséget Fiók beállítások.
- A felugró ablakban kattintson a szerkeszteni kívánt e-mail címre, majd kattintson a gombra változás (a fülek alatti menüben található). Egyszerűen kattintson duplán az e-mail címre.
- A mellette lévő szövegmezőben Válasz a címre, írja be azt az e-mail címet, amelyre át szeretné irányítani az e-maileket.
- Kattintson Következő a változtatások alkalmazásához.
Az Outlook válaszok testreszabása az Ön számára
A fenti egyszerű utasítások követésével könnyedén testreszabhatja a válaszokat az Outlookban. Ez a kis útmutató alig karcolja meg a Microsoft által az e-mail kliensébe beépített testreszabási szintet. Mindazonáltal ez elegendő ahhoz, hogy elkezdhesse a válaszok tisztábbá és hatékonyabbá tételét.
