A Microsoft Excel OFFSET funkciója egy rendkívül hatékony és sokoldalú eszköz. Bonyolultsága és sok hasonló funkciója miatt azonban sajnos gyakran kihasználatlan.
A viszonylag egyszerű funkcióval időt és frusztrációt takaríthat meg az Excel szerzői. Leegyszerűsíti az adatok pontos pontjainak kinyerését egy jól szervezett törzsadatkészletből. Lehetővé teszi rendkívül részletes jelentések, interaktív vizualizációk és összetett irányítópultok egyszerű létrehozását is.
1. Változó méretű adatkészletek létrehozása
Az Excel OFFSET funkciójának egyik leggyakoribb felhasználási módja a változó méretű adatkészletek rögzítése. Tekintettel az adatok nagy halmazára, bármikor érdemes az adatoknak csak egy kis részét megnézni.
Például, ha egy automatizált jelentést készítenek az alkalmazottak eladásairól naponta, előfordulhat, hogy le kell gyűjtenie egy adott hét vagy hetek összesítését.
Egy-egy összeghez más SZUM függvényt lehet írni. Az OFFSET funkció azonban sokkal gyorsabb lehet a könnyebb használat és az újrafelhasználhatóság érdekében.
Először a B6 cellába írja be a hónapnak azt a napját, amellyel kezdeni szeretnénk. Ezután adjuk meg, hogy a jelentést hány napra szeretnénk futtatni a B7-be. Ezután használhatjuk a egyszerű SUM függvény és ÁTLAG függvény ha több adatot szeretne kapni az egyes alkalmazottakról a kiválasztott időszak alatt:
=SZUM(ELTOLÁS(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=ÁTLAG(ELTOLÁS(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)A kezdő dátum vagy az időtartam beállítása olyan egyszerű, mint egyetlen cella beállítása, ami sokkal könnyebbé teheti a változó méretű adatkészletek lehívását.
2. Egyéni jelentéskészítés engedélyezése
A fentiekhez hasonló módszerek használata viszonylag egyszerűvé teszi a változó korrekciókkal rendelkező teljes jelentés elkészítését. Az OFFSET függvény első argumentumát egy másik lapra hivatkozhat. Ez lehetővé teszi, hogy külön tartsa az adatbevitelt és a jelentéskészítést.
Ez lehetővé teszi a kiválasztott adatszeletek áthúzását egyik lapról a másikra. Ezenkívül lehetővé teszi, hogy csak az aktuális jelentésére vonatkozó információkat jelenítse meg. A napi végösszegeket bemutató jelentés beállítása a korábbi adatok felhasználásával meglehetősen egyszerű. Ezt megteheti anélkül, hogy lekérné az irreleváns napok adatait.
A B5 cellában elhelyezett következő eltolási függvény a B2-ben megadott számú napot húzza le. A B1-ben meghatározott héten kezdődik, csak a vonatkozó időszak adatait jeleníti meg:
=ELTOLÁS(1. lap!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Lehetőség van a B1 és B2 bejegyzések korlátozására és legördülő menük létrehozása Excelben a rendelkezésre álló hetek számával adatérvényesítéssel.
3. Táblázat lapozása
Az OFFSET funkcióval egyszerű táblázatlapozás is elérhető, amelyhez általában társul az Excel fejlesztői lapjának használatával. Ez egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a nagy adatkészletekkel való munkát.
Ha 30 000 adatsort tartalmazó táblázattal dolgozik, nehéz lesz egyszerre átnézni a teljes adatkészletet. Egy 1 és 300 közötti számtartományt elfogadó legördülő menü létrehozása lehetővé teszi az adatok gyors felosztását 100 találatos oldalakra.
Az OFFSET funkció horgonyja mindig az adat bal felső cellájához van állítva. A második érv azonban a függőleges eltolás. Ez egyenlő lesz a kiválasztott oldalszámmal, mínusz eggyel és 100-zal. A vízszintes eltolás, a harmadik argumentum 0-ra állítható.
A negyedik argumentum értéke 100, az ötödik argumentum pedig az adatkészlet oszlopainak száma. Ez a módszer megkönnyíti a rendkívül nagy adatdarabok sokkal kezelhetőbb darabokra bontását.
Íme egy példa egy oldalszámozott adatkészletre. Az adatok az egyik lapon 500 érzékelőkészletből rögzített információmintát, a másikon pedig egy oldalszámozott jelentést tartalmaznak.
A jelentés a B1 cellában található adatellenőrzést használja, hogy létrehozzon egy legördülő listát a benne lévő oldalakkal. A következő kifejezés az A3 cellában hozza létre a jelentés törzsét:
=ELTOLÁS(1. lap!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Adatok szeletelése grafikonokhoz
Hozzáadhatunk egy grafikont az értékesítési jelentéshez, amelyet az OFFSET funkció használata előtt készítettünk. A grafikon a lap tetején lévő két legördülő listában kiválasztott adatok alapján változó információkat tud lehívni.
Ha módosítja a lap tetején található értékeket, a grafikon automatikusan megváltozik, hogy tükrözze a kiválasztott heteket, gyors vizuális hivatkozást adva mindenkinek, aki megtekinti a jelentést.
A diagramok és grafikonok eltolási funkcióval való kombinálása sokkal könnyebbé teszi az összetett és változó adatok megjelenítését. Lehetővé teszi egyszerű, Excel-műszerfalak létrehozását is.
5. Információk lehúzása dátumeltolások szerint
Az időbélyegek alapján meghatározott információk keresése nem szokatlan, ha jelentésadatokról vagy automatizált időfolyamatokból származó adatokról beszélünk. Ha egyetlen időszakot veszünk figyelembe, nem nehéz olyan feltételes függvényeket használni, mint például az IF vagy az IFS, hogy csak a szükséges adatokat húzzuk le. Ha napok vagy időpontok tartománya alapján kell adatokat gyűjtenie, túl könnyű beleesni egy hatalmas, egymásba ágyazott feltételes feltételbe.
A COUNTIF és az OFFSET kombinációját használva meglehetősen egyszerű adatokat gyűjteni különböző időpontokból vagy napokból. Használjon egyetlen cellát a kezdő nap ábrázolására. Ezután használjon egy másik cellát annak az időtartamnak a hosszára, amelyből le szeretne húzni.
Az OFFSET funkcióban a magasság vagy a szélesség az adatok elrendezésétől függően egy értékre állítható az Excel COUNTIF függvényének használatával. Ez lehetővé teszi annak meghatározását, hogy hány bejegyzés található a kért tartományon belül, és csak a kapcsolódó adatokat vonja le.
Ebben a példában van egy adatkészletünk, amely több évre vonatkozó bejegyzéseket tartalmaz. A B1 cellába beírt dátumot és a következő függvényt használhatjuk arra, hogy csak azokat a bejegyzéseket vonjuk le, amelyek az adott dátum után történtek:
=OFFSET(1. lap!U2, COUNTIF(1. lap!V2:V501, " és B1), 0, 500 - COUNTIF(1. lap!V2:V501, " és B1), 1)Ez jelentős mértékben hasznosítja a jelentést, lehetővé téve egy bizonyos dátum előtt vagy után érkezett értékek szűrését. Ha ehelyett a COUNTIFS függvényt használja, még egy befejezési dátumot is megadhat, így a végfelhasználó nagyobb változékonyságot biztosít.
6. COUNTIF-fel kombinálva
Az időtartományok kiterjesztése mellett a COUNTIF funkció jól használható minden típusú, jól rendezett adat meghatározott szeletének kihúzására az Excel OFFSET funkciójával. Az OFFSET függvény magassága és szélessége argumentumait a COUNTIF segítségével lehet beállítani. Ezen túlmenően, könnyen módosíthatja a számadatokat egy állítható értékkel valahonnan a lapjáról.
Ha rendelkezik egy nap tranzakcióinak listájával a tranzakciók összege szerint, akkor ezzel a technikával minden tranzakciót egy bizonyos összeg fölé emelhet. Ez egy egyszerű OFFSET funkcióval valósítható meg, például az alábbiak szerint:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Az egyik legfontosabb dolog, amit meg kell jegyeznünk ebben a függvényben, az utolsó előtti argumentum, a COUNTIF(B2:B22, "
Egy másik fontos szempont azok számára, akik így szeretnék használni az OFFSET-et, hogy csak abban az esetben fog működni, ha az Ön által használt adatok rendben vannak. A rendezetlen adatok nem adják vissza a keresett eredményeket. Szerencsére az Excel egy automatikus rendezési eszközcsomagot is tartalmaz az adatok rendezéséhez.
Ezzel műveleteket hajthat végre a termékek ár alapján történő változó szeletelésétől a bizonyos számú alkalommal lefutott, csak lehúzási műveletekig. A lehívott adatok pontos mennyiségének szabályozása lehetővé teszi a táblázatokból előhívott adatok pontos mintájának finom vezérlését. Ez lehetővé teszi különféle részletes, interaktív jelentések készítését.
Az OFFSET funkció valójában erre használható
Végső soron az OFFSET funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nagy pontossággal húzzák ki az információkat a táblázatukból. Ez időt takarít meg, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy több műveletet hajtsanak végre kevesebb funkcióval.
Leegyszerűsíti a szükséges pontos adatok lekérését anélkül, hogy egymásba ágyazott feltételes feltételeket kellene igénybe vennie. Ezenkívül időt és erőfeszítést takarít meg a felhasználóknak az egyéni jelentések, irányítópultok és egyebek Excelben történő létrehozása során.