Miért van szükség termelékenységi tervre, és hogyan készítsünk egyet

A nyüzsgő kultúra mindannyiunkat arra késztet, hogy minden utolsó pillanatunkat munkába kell tennünk, ha el akarjuk érni pénzügyi (vagy önfejlesztési) céljainkat. Nemcsak lelki és testi egészségünkre árt, de kontraproduktív is.

Amikor csak az jár a fejében, hogy „többet csináljon”, akkor gyakran hiányzik a hatékonyság és a pontosság. Annak ellenére, hogy több órát fektet be, nem végez annyi munkát. Ez azért van, mert nem tervezed.

Mindannyian tisztában vagyunk a tervezés fontosságával minden projekt sikere érdekében, de ami a termelékenységet illeti, különösebb gondolkodás nélkül belevágunk. Pontosan ezért gyakran kudarcot vallunk termelékenységi céljaink elérésében.

Mi az a termelékenységi terv, és miért fontos, hogy rendelkezzen vele?

Bár a „termelékenységi terv” kifejezés magától értetődő, létfontosságú, hogy világos és tömör definíciót adjunk neki, hogy pontosan tudjuk, mit is takar:

A termelékenységi terv felvázolja (rövid és hosszú távú) céljait és stratégiai ütemezését napokon, heteken vagy hónapokon keresztül, hogy növelje termelékenységét, miközben felszámolja a legfontosabb akadályokat termelékenység.

Elgondolkozott már azon, hogy miért nem volt eredményes a hatékonysággal kapcsolatos hackelésekről szóló YouTube-videók késő esti megtekintése vagy a termelékenység javításáról szóló cikkek olvasása? Nem azért, mert ezek a cikkek és videók rossz tippeket és stratégiákat tartalmaznak.

Mindannyiunknak más a gondolkodásmódja, céljai és problémái; mindannyiunknak más a munkastílusa, és más-más háttérrel érkezünk. Ezek az internetes cikkek és videók általánosak, és nem foglalkoznak egyedi problémáinkkal és a termelékenységet akadályozó tényezőkkel.

Egy megfelelő termelékenységi tervvel nem kell vaktában ugrálnia egyik feladatról a másikra. Megfelelő napirendje lesz (hét vagy hónap), így jobban összpontosíthat a céljaira, és kevésbé valószínű, hogy eltereli a figyelmét. A termelékenység megtervezése az irányítás érzését ad, így kevésbé érzi magát túlterheltnek vagy stresszesnek.

Hogyan készítsünk termelékenységi tervet

A termelékenység tervezése nem rakétatudomány. Mindössze annyit kell tennie, hogy megfelelő hozzáállást alakítson ki, emlékezzen a céljaira, és nyitott elmével induljon útnak. Ki kell dobnia az ablakon a „hajnali 4-kor ébredés” vagy „hideg zuhanyozás” termelékenységi dogmáját, és meg kell néznie, mi működik az Ön számára.

Mivel a termelékenységi terv egyedi az Ön céljaira, temperamentumára és gondolkodásmódjára, nincsenek szigorú irányelvek a terv elkészítésére. A következő lépések azonban rugalmas ütemtervet biztosítanak a folyamathoz, amelyet használhat:

1. Állítson be SMART célokat

A céltalan séta nem vezet sehova. A célok és feladatok nyilvántartása megkönnyíti az egyik feladatról a másikra való váltást. Ezért fontos SMART célokat kitűzni, mivel ezek segítenek nyomon követni a fejlődést, javítani a motivációt és növelni a termelékenységet.

Ha papírra vetették a céljait, gondoljon át mindent, amit meg kell tennie, hogy elérje azokat. Ez magában foglalhatja a munkájával vagy üzleti céljaival kapcsolatos feladatokat, az önfejlesztés szokásait, a személyes projekteket vagy a napi kötelezettségeket. Kezdje bármivel, ami eszébe jut, akármilyen triviálisnak is tűnik, és csoportosítsa őket releváns célok alá.

2. Kövesse nyomon az időt

Kövesse nyomon, hogyan tölti az idejét a nap folyamán, hogy képet kapjon átlagos napjáról. Hány produktív órát töltesz naponta? Milyen tevékenységek töltik fel az időd nagy részét? Csináld ezt néhány napig, és meg fogsz lepődni, hogy mennyi idő telik el a figyelemelterelésre vagy olyan triviális tevékenységekre, mint például az e-mailek vagy a közösségi média hírcsatornáinak ellenőrzése.

A TimeCamp segítségével automatikusan nyomon követheti a számítógépen töltött időt. Mindössze annyit kell tennie, hogy regisztrál a webhelyükön, és töltse le a számítógépes alkalmazást, és az elkezdi nyomon követni az idejét.

3. Elemezze munkaidő-nyilvántartását, és jegyezze fel a kihívásokat, amelyekkel jelenleg szembe kell néznie

Néhány napos időkövetés után elegendő adat áll majd rendelkezésére ahhoz, hogy értékes betekintést nyerjen. Ha a TimeCampet használta, nyissa meg az időnaplóját, és részletes beszámolót kap a napjairól.

Az időnapló elemzése közben tedd fel magadnak a következő kérdéseket:

• Naponta hány órát dolgozol?
• Mennyi idő telik el a közösségi médiában?
• Milyen tevékenységek veszik el a legtöbb időt?
• Mennyi időbe telt egy adott feladat elvégzése?

E kérdések megválaszolása segít észrevenni azokat az akadályokat, amelyek megakadályozzák, hogy produktívabbá váljon. Ha ismeri a problémákat, elkezdhet gondolkodni a megoldásokon.

Az általános zavaró tényezőkön, például a közösségi médián kívül fel kell jegyeznie más, látszólag irreleváns dolgokat, amelyek megakadályozhatják, hogy produktívabbá váljon. Kérdezd meg magadtól:

• Nehezen dolgozik késő délután?
• Az idő nagy részében letargikusnak érzi magát?
• Nem alszol rendesen?

A kihívások feljegyzése közben hűnek kell maradnia önmagához. Lehetőleg ne keress magadnak kifogásokat terméketlen viselkedésedre.

4. Ütemezés létrehozása és követése

Az elemzésből származó betekintések alapján készítsen ütemtervet, miközben mérlegeli céljait. Bár a Google Naptár remekül használható ütemezéshez, ha nem működik, fontolja meg annak használatát ingyenes Google Naptár alternatívák a nap ütemezéséhez.

Céljaitól és csúcsteljesítmény-óráitól függően rendeljen megfelelő napi vagy heti órákat munkához, fitneszhez, szabadidőhöz, családi vagy személyes projektekhez. Nincs jó vagy rossz; minden az Ön céljaitól és személyes preferenciáitól függ.

Például, ha új vállalkozást szeretne indítani, hetente szánjon néhány órát a vállalkozására. De ha az a cél, hogy nyáriasan jól érezze magát, csökkentse a telefonnal töltött időt, és ütemezzen be több heti edzést az edzőterembe.

Függetlenül attól, hogy mik a céljaid, fontos, hogy tartsa be a reális ütemtervet. Nem akarja beosztani a nap minden utolsó másodpercét. Az ütemezésének elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodjon a hirtelen tervekhez. És ne felejtse el beépíteni a jól megérdemelt szüneteket. A cél nem az elfoglaltság, hanem a termelékenység növelése.

5. Találja meg az ideális termelékenységi stratégiát, és ragaszkodjon hozzá

A termelékenység legtöbbünk számára nem jön magától. A kipróbált és bevált módszerek használata azonban megkönnyítheti a folyamatot. Íme néhány termelékenységi stratégia, amelyeket használhat az ütemezésében:

Az Ivy Lee módszer

Az Ivy Lee módszer egy egyszerű, de hatékony stratégia, amelyet be kell építeni az ütemtervbe. Készíts egy listát 6 feladatból, amelyeket minden nap el kell végezned. Rendezze őket fontossági sorrendbe, és kezdje a legfontosabb feladattal. A cél egyszerre egy feladat befejezése.

Ha végzett az első feladattal, lépjen a következőre, majd a következőre, amíg el nem készül a listával. Ha nem tudja mind a hat feladatot elvégezni, egyszerűen helyezze át őket a következő napra.

Ha többet szeretne megtudni, itt található egy részletes útmutató hogyan alkalmazzuk az Ivy Lee módszert a stresszmentes termelékenység érdekében.

A Pareto-elv

A Pareto-elv, más néven 80/20 szabály, egy híres termelékenységi stratégia, amely a legfontosabb feladatokra összpontosít. A Pareto-elv szerint a (legfontosabb) feladatok 20%-a adja az eredmények 80%-át.

Használja a 80/20-as szabályt a feladatok rangsorolásához, miközben a kívánt eredményekre összpontosít. Határozza meg azokat a kulcsfontosságú feladatokat, amelyek a legtöbb eredményt hozzák, és először ezeknek a feladatoknak a végrehajtására összpontosítson.

A Pomodoro technika

Növelje termelékenységét a Pomodoro módszerrel egyetlen feladatra összpontosítva 25 percig, majd rövid szünetet tartva. A Pomodoro módszer tökéletes nagy, ijesztő feladatok elvégzésére. Sokkal könnyebbé válik az elkötelezettség és a végrehajtás, ha a feladatot több kisebb feladatra bontja (amit 25 perc alatt végezhet el).

6. Elemezze újra teljesítményét és kísérletezzen

A termelékenység tervezése nem egyszeri dolog. Előfordulhat, hogy az első termelékenységi terve nem olyan részletes vagy hatékony, mint reméli. Ezért fontos, hogy áttekintse heti és havi fejlődését.

Tekintse meg, mennyire működik a termelékenységi terve. Határozza meg azokat az akadályokat, amelyeket esetleg elmulasztott, és módosítsa a tervet azok megoldására. Ha egy adott stratégia nem hoz eredményt, próbáljon ki egy másikat, és jegyezze fel az eredményeket.

Növelje termelékenységét termelékenységi tervvel

Ha az internetes termelékenységi tippek nem működnek, ideje személyre szabott termelékenységi tervet készíteni. Tervének kezelnie kell az összes olyan akadályt, amely megakadályozta, hogy elérje maximális potenciálját. A terv létrehozásakor ügyeljen arra, hogy magas prioritású feladatait ütemezze be, hogy kihasználja a csúcsteljesítményű órákat.

Bár a termelékenységi terv biztosan segít, fontos, hogy kövesse azt. Ez azt jelenti, hogy olyan munkakörnyezetet kell létrehozni, amely mentes a zavaró tényezőktől, beleértve a telefont is. De ha fontos, hogy az okostelefon a közelben legyen, kövesse a helyes okostelefon-szokásokat.