A ChatGPT használata nehéz e-mailek írására munkahelyen

A nehéz e-mailek elkerülhetetlenek a karriered egy bizonyos pontján. Függetlenül attól, hogy nemet mondasz további projektek vállalására, vagy szabadságot kérsz, szorongást kelthet, ha megírod az e-mailt, majd meglesz a bátorság és megnyomod a küldés gombot.

A ChatGPT köztudottan segíti az embereket motivációs levelek és önéletrajzok megírásában, ezért felmerülhet a kérdés, hogy segíthet-e nehéz e-mailek írásában is. Ha megfelelő információkkal látja el az AI-t, akkor tartalmat kaphat az e-mailek alapjául. A ChatGPT segíthet az üzenetre összpontosítani, anélkül, hogy az érzelmeket megtapasztalná.

1. lépés: Nyissa meg a ChatGPT-t

Készen áll a kezdésre, ha már rendelkezik fiókkal a ChatGPT-nél. Ha még nem ismeri a ChatGPT-t, létrehozhat fiókot e-mail-címével vagy Google-fiókjával. Ha új fiókot regisztrál, tartsa a közelben mobiltelefonját, mivel a platform SMS-ben küld egy megerősítő kódot a kezdéshez.

2. lépés: Mutassa be magát és a szervezetben betöltött szerepét

Mielőtt felkérné a ChatGPT-t, hogy írjon munkával kapcsolatos e-maileket, mutassa be magát, a munkáját és a platformmal kapcsolatos feladatait. A ChatGPT az Ön által megadott információkat az általa kínált e-mailek elkészítéséhez használja fel.

Amikor elküldi bemutatkozását, a platform válaszol, tájékoztatva Önt a bemutatkozásból szerzett létfontosságú információkról. Ha most először dolgozik a platformmal, értékelni fogja a pozitív visszajelzéseket, amelyeket bemutatkozáskor kap.

Íme egy példa bemutatkozás:

Íme a ChatGPT válasza:

3. lépés: Kérje meg a ChatGPT-t, hogy írja meg a kívánt e-mailt

Miután tájékoztatta a ChatGPT-t a munkájáról és arról, hogy kinek dolgozik, készen áll a kihívást jelentő e-mailek létrehozására, amelyek megírásában segítségre van szüksége. Kellemesen meg fog lepődni, hogy az AI milyen gyorsan hoz létre olyan e-maileket, amelyekkel dolgozni tud.

Lemondási e-mail

Akár izgatott a karrierje következő szakasza előtt, akár azért lép fel, mert elege van jelenlegi körülményeiből, a felmondó e-mail megírása nehéz lehet. Nem akarsz hidakat égetni, ezért pozitívan akarsz távozni.

Ne felejtse el, hogy a jövőben szüksége lehet referenciákra, és biztos szeretne lenni, amikor megadja azoknak a személyeknek a nevét, akikkel együtt dolgozott. A felmondólevele nem alkalmas arra, hogy a menedzsmentről, a szabadságolási szabályzatról beszélgessen, vagy panaszkodjon a munkatársairól; a munkáltató értesítéséről van szó.

Fent egy ChatGPT által generált felmondólevél látható, amely búcsút mond, és tudatja a vezetőséggel, hogy együttműködik velük az átállás lehető legzökkenőmentesebbé tételén. Szeretnél lemondani a munkádról? Itt vannak néhány pénzügyi megfontolás, amelyekre felkészülni kell.

E-mailben értesítse felettesét, hogy nem fogja betartani a határidőt

Ha nehézségei vannak a határidő betartásával, a legjobb, ha a lehető leghamarabb értesíti felettesét vagy vezetőjét. Ha a vezetőség tudatában van annak, hogy nem tudja betartani a határidőt, lehet, hogy olyan módosításokat hajthat végre, amelyek lehetővé teszik a határidő betartását.

Amikor mások vagy a következő lépés attól függ, hogy betartod-e a határidőt, minden leállhat, amíg a feladatod be nem fejeződik. Ha tudatod a rád támaszkodókkal, hogy nem fogod hamarabb kitűzni a határidőt, az segíthet megőrizni a kapcsolataidat a vezetőséggel és a csapatoddal.

E-mail sürgősségi szabadság kérésére

Már most stresszesnek érzi magát a helyzet miatt, amely miatt szükség volt a szabadságkérésre, és az utolsó dolog, ami eszébe jut, hogy egy e-mail megírására összpontosítson. A vészhelyzet kezeléséhez e-mailt kell írnia menedzserének vagy felettesének, amelyben kéri a szabadságot.

Még akkor is, ha már megbeszélte a szabadságot a vezetőjével, lehet, hogy valamit írásban kell benyújtania neki. Legyen reális azzal kapcsolatban, hogy mennyi időre van szüksége, és állítson fel ésszerű elvárásokat munkáltatója felé azzal kapcsolatban, hogy várhatóan mikor tér vissza dolgozni.

Mivel nagy a valószínűsége annak, hogy ez egy utolsó pillanatban érkező kérés, érdemes jeleznie, hogyan érheti el Önt, ha a városon kívül szeretne tartózkodni. Biztosíthatja menedzserét vagy felettesét arról is, hogy rendszeresen ellenőrzi majd e-mailjeit és hangpostaüzeneteit, hogy továbbra is eleget tegyen kötelezettségeinek.

E-mail, hogy mondjon nemet egy projektre

Miközben egy másik projekttel kapcsolatos kérésre válaszolhat egy “Viccelsz velem?”, jobb lehet, ha tapintatosan válaszol. Az e-mailt gyorsan el kell küldenie, különösen, ha hajlamos mindenre igent mondani.

Ha túl sokáig vár az e-mail elküldésével, olyan okokat találhat, amelyek meggyőzik, hogy igent mondjon, még akkor is, ha megérzései szerint ez nem jó ötlet, és már sok minden van a tányéron. Gondoskodnia kell arról, hogy az e-mail ne olyan legyen, mintha egyszerűen nem akarná elvégezni a munkát.

Módosítsa a ChatGPT által generált e-mailt, hogy megfeleljen a szervezet irányelveinek, és megfeleljen a kérelmet benyújtó személynek. A felettesének küldött e-mail hivatalosabb lesz, mint egy munkatársának. Ha ezen kell dolgoznod, érdekelhet a tanulás hogyan mondjon udvariasan „nem”-et a munkahelyén.

E-mail a szervezeti prioritások tisztázásához

Néha túlterhelhetjük a kötelességeinket, és nem tudjuk, hol kezdjük. Ahelyett, hogy önállóan próbálná kitalálni, a legtermékenyebb, amit tehet, ha megkérdezi a menedzserét vagy a felettesét, mire szeretnének összpontosítani.

A segítségkérés ijesztő lehet, hiszen nem akarunk úgy látszani, mintha nem tudnánk, mit csinálunk. Jobb megkérdezni a vezetést, mint feltételezni. Lehet, hogy azt gondolja, hogy valaminek prioritást kell élveznie, de lehet, hogy nem ez a kritikus a szervezet számára.

Ahelyett, hogy egy olyan projektre pazarolná az idejét, amely nem prioritás a szervezet számára, jobb, ha megerősítést kér. Ha segítségre van szüksége a prioritások meghatározásában, érdekelheti a legjobb alkalmazások, amelyek segítségével rangsorolhatja a feladatokat a munkahelyén.

4. lépés: Tekintse át és szerkessze a ChatGPT által létrehozott e-maileket

Miután a ChatGPT létrehoz egy e-mailt az Ön felszólításával, ellenőrizze azt, és végezze el a szükséges módosításokat. Előfordulhat, hogy a tervezetben említettek némelyike ​​nem vonatkozik Önre, és előfordulhat, hogy a mesterséges intelligencia nélkülözi a fontos információkat, amelyeket fel szeretne venni.

5. lépés: Küldje el az e-mailt

Valószínűleg ez a legnehezebb része egy nehéz e-mail megírásának. Ne aggódj a reakció miatt, és küldd el! Mielőtt megnyomja a küldést, érdemes megtanulnia a hibák, amelyek miatt az üzleti e-mailek professzionálisnak tűnnek.

Nehéz e-maileket kell küldeni

A negatív jellegű e-mailek küldése kihívást jelenthet, de meg kell tenni. Az összetett témák elkerülése több problémát okozhat, mint amennyit ezek kezelése okoz. Annak ellenére, hogy egy nehéz e-mail megfogalmazása szorongást válthat ki, jobban érzi magát, ha megnyomja a Küldés gombot.

Lehet, hogy a menedzsere vagy a felettese nem örül az üzenetnek, de értékelni fogják, ha kellő időben elmondja nekik, mi történik. Lehet, hogy nem a konfliktuskezelés a kedvenc dolgod, de fontos, hogy hatékonyan kezeld. A konfliktuskezelés elengedhetetlen készség a szakmai és személyes tanuláshoz.