7 feladatkezelési tipp a termelékenység javításához

A napi feladatai jelentik sikerének alapját, és a személyes és szakmai céljainak eléréséhez szükséges lépésről lépésre történő cselekvéseket jelentik. Más szóval, a látszólag véget nem érő tennivalók listája a győzelemhez vezető útiterv, ezért ezeknek a feladatoknak a hatékony kezelése létfontosságú.

Bár előfordulhat, hogy sietve használja a legjobb termelékenységet növelő alkalmazást napi feladatai megszervezéséhez, ami nem rossz lépés, a feladatkezelési készségek fejlesztése hosszú távon fenntarthatóbb és hatékonyabb. Ez a cikk néhány feladatkezelési tippet tartalmaz a termelékenység javításához.

1. Ismerje meg kronotípusát

Éjjeli bagoly vagy korai madár? Könnyebben koncentrálsz reggel vagy késő este? Mindannyian természetes hajlamunk van elaludni és ébernek lenni a nappal és az éjszaka meghatározott időszakaiban. És bár a populáris kultúra gyakran a korán kelőket produktívabbként ünnepli, a valóság az, hogy egy méret nem felel meg mindenkinek.

Ez az oka kronotípusának ismerete növelheti termelékenységét, mivel lehetővé teszi a feladatok ütemezését akkor, amikor a legproduktívabb. Ebből adódóan, személyre szabott munkarend kialakítása a kronotípusa alapján könnyebbé válik a feladatok csúcsán maradás és a csúcsteljesítmény elérése.

Például, ha Ön éjszakai bagoly, akkor meg kell terveznie, hogy a legnagyobb kihívást jelentő feladatait a este, amikor az energiaszinted a legmagasabb, így a legjobb pozícióba kerülsz a feladatok elvégzéséhez idő.

2. Készítse el saját prioritási listáját

Most, hogy tudja, mikor a legproduktívabb, itt az ideje az Eisenhower-mátrix segítségével rangsorolja a teendők listáján szereplő feladatokat. Ez az időgazdálkodási rendszer segít a feladatok rangsorolásában azáltal, hogy négy kvadránsba sorolja őket: sürgős és fontos, nem sürgős, de fontos, sürgős, de lényegtelen, és nem sürgős és lényegtelen feladatokat.

A teendőlisták e kategóriák alapján történő rendszerezése megkönnyíti annak azonosítását, hogy mely feladatok élvezzenek elsőbbséget, és melyek delegálhatók vagy halaszthatók. Így a legfontosabb és sürgős feladatait akkor ütemezheti be, amikor a legproduktívabb, így a legjobb esélye van arra, hogy időben elvégezze azokat.

Programozóként például beütemezheti kódolási feladatait arra az időpontra, amikor a legéberebb vagy, és válaszolhat az e-mailekre, amikor az energiaszintje alacsony.

3. – Edd meg azt a békát!

Az Eating That Frog a következő feladatkezelési tipp, amely segít növelni termelékenységét! És nem, nem a szó szoros értelmében vett békákról beszélünk! Brian Tracy népszerűsítette ezt a kifejezést az azonos című könyvében, és ez az élénk metafora azt írja le, hogy reggel elsőként meg kell oldania a legnagyobb kihívást jelentő feladatot.

Ez az egyik legjobb módja a halogatás legyőzésének, mivel gyakran stresszesnek vagy túlterheltnek érezheti magát, amikor a legnehezebb feladattal néz szembe. Ha először megeszi azt a legnagyobb békát, ez a rettegés érzése sikerélményé válik, növeli önbizalmát, és motivációt és lendületet ad a hatalomhoz a többi részen keresztül feladatokat.

Használhatja a Az Eat That Frog módszert a Todoist segítségével. Mindazonáltal, bár tanácsos reggel megoldani a legnagyobb kihívást jelentő feladatokat, a legjobb időpont a kronotípusodtól függően eltérő lehet, ahogy azt már megbeszéltük. Ennek ellenére továbbra is használhatja ezt a módszert, ha a legnagyobb kihívást jelentő feladatokat akkor ütemezi be, amikor Ön a leginkább energikus és legproduktívabb.

4. Használja ki a Parkinson-törvényt saját hasznára

A halogatás az egyik leggyakoribb termelékenység-gyilkos, amellyel a legtöbb ember küzd bizonyos pontokon. Az egyik fő oka annak, hogy gyakran az utolsó pillanatra halasztja a feladatokat, hogy nincs sürgősség vagy határidő. Ez azért van, mert ezek a feladatok kibővülhetnek, hogy kitöltsék a rájuk rendelkezésre álló időt – a Parkinson-törvény.

A jó hír az, hogy megteheti termelékenyebbé váljon a Parkinson-törvény alkalmazásával előnyére. Hogyan? Először is mindig bontsa fel a hatalmas vagy összetett projekteket kisebb feladatokra, így azok kevésbé tűnnek nyomasztónak és könnyebben kezelhetők.

Következő lépésként adjon meg minden feladathoz egy szigorú határidőt. Ez sürgősségi érzést kelt, motiválva a feladat határidő előtti elvégzésére, és csökkenti a halogatást. Ez a feltörés segít a feladatok hatékonyabb kezelésében, és biztosítja, hogy ne maradjon le a teendők listájáról.

5. Gyakorold az egyfeladatos munkát

A többfeladatos munkavégzés, pontosabban a kontextusváltás egyike azon szokásoknak, amelyek hatékonynak tűnnek, de valójában nagyon kimerítőek és nem produktívak. Bár a teendők listáján szereplő feladatok túlnyomó száma csábítóvá teheti, hogy egyszerre több feladatot is megpróbáljon elvégezni, csak annyi a fókusza és energiája, amit egy adott feladatra használhat.

Ez növeli a hibák elkövetésének valószínűségét, ami idő- és erőfeszítéspazarláshoz vezet. Másrészről, az egyfeladat elsajátítása javítja a termelékenységet, amely lehetővé teszi, hogy teljes figyelmét egy feladatnak szentelje a befejezésig. Ez minimálisra csökkenti a zavaró tényezőket, segít koncentrálni, és képessé tesz arra, hogy a legjobb munkát végezze.

Az egyfeladatos munka gyakorlásának egyik legjobb módja az, hogy meghatározott időkorlátot állít be a feladatra való összpontosításhoz, majd szünetet tart. Ezt az időgazdálkodási technikát Pomodoro módszernek hívják, és ez egy hatékony módja annak, hogy a legtöbbet hozd ki az idődből.

6. Automatizálja a hétköznapi feladatokat

Tehát mi történik azokkal az alacsony értékű feladatokkal, amelyek nem kerültek a prioritási listája élére? Gondoljon az olyan feladatokra, mint az értekezletek ütemezése vagy a konferenciahívások alatti jegyzőkönyvezés – lefogadom, hogy ezeket még meg kell tennie, igaz?

E feladatok kezelésének legjobb módja az automatizálás. Szerencsére több is van alkalmazások, amelyek segítségével automatizálhatja a hétköznapi feladatokat, mint például az IFTTT vagy a Zapier. Ez időt és energiát szabadít fel értékesebb és időérzékenyebb feladatokra, és segít termelékenyebbé válni.

7. Használja a megfelelő feladatkezelő szoftvert

Célszerű a fent említett feladatkezelési tippek felhasználása, de előfordulhat, hogy továbbra is nehezen tud produktív maradni a feladatok kezelését segítő megfelelő szoftver nélkül. Figyelembe véve a feladatkezelő eszközök sokaságát, amelyek azt ígérik, hogy egyik napról a másikra a termelékenységi erőművé válnak, a megfelelő opció kiválasztása ijesztő lehet.

Szóval, hogyan lehet válassza ki a megfelelő online feladatkezelő eszközt? Az első dolog, hogy felmérje igényeit. Ez függ az Ön szakmájától, munkastílusától és preferenciáitól, a csapat méretétől stb. Az Ön igényeinek felmérése sokkal könnyebbé teszi a különböző feladatkezelő eszközök összehasonlítását, hogy megtalálja az Önnek legmegfelelőbb megoldást.

Ezekkel a tippekkel kevesebb idő alatt többet végezhet

Feladatkezelési készségeinek fejlesztése a kulcsa annak, hogy termelékenységét magasabb szintre emelje. Akár projektmenedzser, akár diák, a megfelelő feladatkezelési technikák használatával kevesebb idő alatt többet érhet el. Ha beépíti ezeket a feladatkezelési tippeket a napi rutinjába, biztos lehet benne, hogy a teendők listáján szereplő összes elemet kijelölheti.