A projekt menedzselése során fontos megbizonyosodni arról, hogy csapata ugyanazon az oldalon van, és hatékonyan dolgozik. Ezt azonban könnyebb mondani, mint megtenni. A csapat termelékenységének ösztönzése kissé ijesztő lehet. Szerencsére az olyan alkalmazások, mint a Microsoft List, kezelhetőbbé tehetik ezt a feladatot.
A Microsoft Lists a Microsoft 365 ökoszisztéma része. Bár a felszínen úgy hangzik, mint egy egyszerű teendőlista-alkalmazás, rugalmas sablonjainak köszönhetően ennél sokkal többet tehet. Megnézzük, mi lehetséges ezzel az alkalmazással, és hogyan növelheti termelékenységét.
1. Tartalom ütemezése
A Microsoft List lehetővé teszi a tartalom közzétételének gyors és egyszerű kezelését több platformon. A tartalomütemező az alkalmazásban elérhető számos sablon egyike. Ütemezhet bejegyzéseket a közösségi médiában, blogokban vagy webhelyeken, és akár nyomon is követheti ezeknek a bejegyzéseknek a teljesítményét.
Ez hasonló ahhoz tartalomütemező létrehozása a Google Naptárban, de itt kapsz egy kész sablont, amelyen könnyen lehet finomítani. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy a kiváló minőségű tartalom létrehozására összpontosítson, és egyszerűsítse a létrehozási/terjesztési folyamatot a naptár megosztásával a csapatával. A lista azt is lehetővé teszi, hogy projekteket rendeljen hozzá a csapat különböző tagjaihoz, és könnyedén nyomon követheti a határidőket.
2. Munka előrehaladásának nyomon követése
A Munkahaladás nyomkövető sablon segítséget nyújt munkája és projektjei megszervezésében és kezelésében. Lehetővé teszi, hogy egy helyen tekintse meg az összes feladatát és projektjét, lehetővé téve a fontossági sorrend meghatározását, és az elvégzendő lépések lépését.
Feladatokat rendelhet csapattagjaihoz, és valós időben ellenőrizheti előrehaladásukat. Ez hasznos annak megítéléséhez is, hogy egy bizonyos feladat általában mennyi ideig tart, így ezt figyelembe veheti a jövőbeli tervezés során. Az alkalmazás megkönnyíti a feladatok kategorizálását, a prioritások beállítását és a kezdési/esedékességi dátum beállítását is.
Ezen funkciók némelyike hasonló a legjobb feladatkezelő alkalmazások, és ez nagy dicséret azért, ami lényegében egy egyszerű táblázatszerű alkalmazás a felszínen.
3. Nyomon követési problémák
Akár egyedül, akár csapatban dolgozik, problémák és problémák merülnek fel a projektekkel kapcsolatban. Ez magában foglalhat szoftverhibákat, műszaki problémákat, tervezési felülvizsgálatokat stb. Szerencsére használhatja a Problémakövető sablont a Microsoft Listán belül a projekt során felmerülő problémák kezelésére.
A sablon az egyes problémákkal kapcsolatos részleteket tartalmaz, például a prioritást, az állapotot és a megoldásért felelős személyt. Ezekkel az információkkal biztosíthatja, hogy a fontos problémákat gyorsan kezeljék, segítve a csapatokat a szervezettség és a munkájuk csúcsán maradásban. Még azt is jelzi, hogy mikor jelentették a problémát, így később visszatérhet hozzá.
4. Újoncok nyomon követése
Ha a munkád során új munkaerő felvételét, interjúzását és felvételét foglalja magában, akkor jól tudja, milyen fárasztó lehet ez az egész megpróbáltatás. A Recruitment Tracker A Microsoft listákon belüli sablon megkönnyíti az újoncok felvételének folyamatát.
Nyomon követheti az egyes jelöltek sajátosságait, például a munkakört, az interjú idejét, a toborzót és egyebeket. Ez a sablon lehetővé teszi az egyes jelöltek LinkedIn-profiljának megtekintését és a folytatást közvetlenül az alkalmazásból. Ezenkívül megkönnyíti az egyes jelentkezők előrehaladásának nyomon követését a teljes felvételi folyamat során
5. Munkafolyamatok javítása
A Microsoft Lists segít a hatékony munkafolyamatok felépítésében is a produktív munkafolyamatokhoz. Ez megkönnyíti a munka irányítását. Ez az eszköz segít azonosítani a szűk keresztmetszetek és a hatékonyság hiányát a jelenlegi folyamatban, és megtalálni a megoldásukat.
Bár nincs kifejezetten erre a célra beállított sablon, jól jöhet a munkafolyamat, a tartalomütemező és az eseményútvonal sablonok kombinációja. Könnyen kitalálhatja, hogy mely feladatok tartanak tovább, így már a tervezési szakaszban kitalálhatja a folyamat egyszerűsítésének módjait.
Minden lista azt is lehetővé teszi, hogy megtekinthesse, hogy egy bizonyos feladat elvégzéséhez mely csapattagoknak van több időbe telik, így gyorsan megoldhatja a termelékenységi/hatékonysági problémákat a csapattal.
6. Követési költségek
A pénzforgalmi menedzsment kulcsfontosságú a pénzügyi sikerhez, és a kiadások nyomon követése minden vállalkozás számára fontos. Szerencsére van erre egy sablon, az úgynevezett Költségkövető a Microsoft listákban. Lehetővé teszi, hogy nyomon követhesse és ellenőrizhesse vállalkozása minden kiadását.
Egyedi kiadásokat a vásárlás vagy kiadás összegének, dátumának és kategóriájának megadásával adhat meg. A kategorizálás meglehetősen leegyszerűsíti ezt a sablont, lehetővé téve a különböző kategóriák gyors válogatását és kezelését.
Még azt is lehetővé teszi, hogy bevételeket adjon hozzá a havi vagy éves pénzáramlás kiszámításához. Ez hasonlóan működik A Notion költségvetési nyomkövetője és segít a projekt költségvetésének kezelésében.
7. Eszközök kezelése
A Vagyonkezelő Az alkalmazáson belüli sablon segítségével nyomon követheti a szervezet összes eszközét. Ezzel a sablonnal könnyen kiderítheti, hogy az eszközöket mikor regisztrálják és küldik vissza. Minden termékhez eszközcímkét rendelhet, és könnyen megtekintheti az egyes eszközök állapotát, modelljét, sorozatszámát és jelenlegi tulajdonosát.
Ezenkívül gyorsan hozzáadhat egy fényképet, a vásárlás dátumát, a vételárat és a rendelési számot minden egyes kivett vagy a rendszerbe bejelentkezett eszközhöz. Sőt megjegyzéseket is hozzáadhat az egyes eszközökhöz tartozó eszköz állapotáról.
A Microsoft listái: Erősen alulértékelt szoftver az Ön munkájának kezelésére
Meglepheti a Microsoft List kínálata. Ha már előfizetett a Microsoft 365-re, akkor a listák használata nem lesz gond az Ön számára. Jól összehasonlítható más termelékenységi alkalmazásokkal is, tekintve, hogy a sablonok egyenrangúak a legjobb Notion sablonokkal.
A Microsoft List-ből csak a jegyzetelés hiányzik. Bár létrehozhat jegyzeteket az alkalmazásban, egy megfelelő sablon ehhez az egyik legjobb hatékonyságnövelő alkalmazássá teszi. Még akkor is hihetetlen, hogy mennyi mindent lehet csinálni ezzel az alkalmazással.