Mint a legtöbb ember, valószínűleg Ön is a következő mondattal írja alá a professzionális e-maileket: „Várom, hogy halljunk felőled.” Bár kényelmes, ugyanazon vonal következetes használata távolinak és általánosnak tűnik.
Próbálja megváltoztatni az e-mailek befejezésének módját. A címzettjei értékelnék, ha jobban átgondolná üzeneteit. Ebben a cikkben tizenegy professzionális, tetszetős jelzést osztunk meg, hogy ne ismételje folyton: „Várom, hogy hallhasson felőled.”
1. „Kérem, küldje el nekem visszajelzését [adja be a dátumot]”
A „Várom, hogy hallani fogok felőled” mondása homályos és szelíd. Túl sok irányítást ad a címzettnek, mivel általában akkor válaszolhat, amikor csak akar. Lehet, hogy a kifejezés nem sürgős problémák esetén működik. De ha dominanciát kell érvényesítenie, és kerülnie kell az oda-vissza e-maileket, irányítsa a beszélgetést egy határidő meghatározásával.
Próbálja meg a következővel zárni: „Kérem, küldje el nekem visszajelzését [ide írja be a dátumot].” A határozott, határozott határidő finoman arra készteti a címzetteket, hogy az Ön ütemtervét kövessék az övék helyett.
2. „Kérem, tartsa meg a [Insert Project/Topic Here]-t”
Ha a „Várom, hogy halljunk felőled” túlságosan izgatottnak tűnsz, próbáld meg tompítani a lelkesedésed. Inkább próbálja meg a „Kérem, értesítsen engem a [projekt/téma ide] témáról”. Nyugodtnak, de mégis hitelesnek hangzik.
Ez a kifejezés azokra az esetekre illik a legjobban, amikor Ön már megtette a részét, és csak kritikus, releváns frissítéseket szeretne kapni. Adja meg, hogy nem szeretné, hogy a redundáns információk zavarják magukat. Csak figyeljen a hangnemére, és ne tűnjön arrogánsnak.
3. “Mindig örülök, ha hallunk felőled”
Bár az üdvözlés, ha azt mondja, hogy „várom a hírét”, néha túl merevnek tűnik. Alkalmi helyzetekben kínosan hangzik. Ha felmelegíti a hideg érdeklődőket, foglalkozik az ügyfelek aggályaival, felveszi a kapcsolatot a potenciális ügyfelekkel, vagy újra felveszi a kapcsolatot régi üzleti ügyfelekkel, akkor kevésbé formális kijelentkezésre lesz szüksége.
Ilyen helyzetekben próbálja ezt mondani: „Mindig örülök, ha hallunk felőled.” Egy lendületes, barátságos hangvételű, amely pozitív választ vált ki anélkül, hogy a professzionalizmust veszélyeztetné. Vegye figyelembe, hogy a túlzott lelkesedés túlságosan ismerősnek tűnik.
4. "Írj hamar!"
A „Várom, hogy hírt adunk felőled” szó talán leghétköznapibb alternatívája az „Írj hamarosan!” Vidám és igénytelen. A listán szereplő többi aláírótól eltérően ez a nyílt végű kifejezés nem igényel azonnali választ.
Használd az „Írj hamar!” amikor társakkal, hideg vezetéssel, barátokkal és rokonokkal beszélget. Csak ügyeljen arra, hogy ne okozzon sürgősséget, így előfordulhat, hogy a legtöbb címzett már nem válaszol az e-mailekre. Készüljön fel erre a sorra a beszélgetés befejezéséhez.
5. „Nagyra értékelem visszajelzését, szóval tudassa velem, mit gondol!”
Ha a közelmúltban fontos üzleti eszközt küldött, írja alá e-mailjét a következővel: „Nagyra értékelem visszajelzését, ossza meg velem véleményét!” Valószínű, hogy a címzett már szerkeszti a munkáját. Ha azonban azt mondod, hogy értékeled a meglátásaikat, az azt a benyomást kelti, hogy büszke vagy a mesterségedre.
Természetesen ne várja el, hogy 100%-ban pozitív megjegyzéseket kapjon. A visszajelzések kérésén kívül azt is tudnia kell hogyan vegyük professzionálisan a rossz teljesítményértékeléseket. Soha ne engedd, hogy az érzelmeid a legjobbat uralják.
„Várom a hírt” – kéri a választ, de nem hangzik mérvadónak. Ha határozott, sürgős kijelentkezésre van szüksége, próbálkozzon a „Várom azonnali válaszát”. Hangsúlyozza az azonnali válasz sürgősségét anélkül, hogy agresszívnek vagy szakszerűtlennek tűnhet.
Ezzel együtt még mindig félelmet kelt. Ha tekintélyes pozícióban van, gondosan válassza ki, mikor használja ezt a kifejezést, különben beosztottjai félreérthetik, hogy sürget az ellenségeskedésre.
7. „Felhíváson keresztül meg kell beszélnünk a [projekt részleteit/témáját ide]. Az [Idő és dátum beszúrása ide] működik az Ön számára?”
Ritkán érkezik határozott válasz arra, hogy „Várom, hogy halljunk felőled”. Az ezzel a vonallal való kijelentkezés gyakran hosszadalmas e-mailes oda-vissza küldéshez vezet. Nem használhatja időérzékeny ügyekre.
Ehelyett fejezze be üzenetét egy javaslattal: „Meg kell beszélnünk a [projekt részleteit/témáját ide] hívás útján. Az [idõ és dátum beírása ide] megfelel Önnek?” Ez egyértelműen meghatározza a célját. Az oda-vissza e-mailek számának további csökkentése érdekében használja találkozó-ütemezési alkalmazások amely lehetővé teszi a címzetteknek, hogy maguk foglalják le a megbeszélések időpontját.
8. „Kérjük, válaszoljon a lehető leghamarabb”
A „Várom, hogy halljunk felőled” kifejezés nem követelőző vagy agresszív. Ha azonban még kevésbé előrejelzést szeretne, próbálja meg ezt mondani: „Kérjük, válaszoljon a lehető leghamarabb.”
Ezt az e-mail-kijelentkezést akkor használhatja, amikor az időzónán kívüli szakemberekkel dolgozni. A címzett megérti a válasz szükségességét, de nem lesz rákényszerítve arra, hogy a helyi hivatali időn túl dolgozzon, hogy eleget tegyen a kérésének.
9. „Ha nem Ön a megfelelő személy ehhez a kéréshez, kapcsolatba hozna valakivel, aki segíthet?”
Kínos, ha rossz kapcsolattartó személynek küldi el a „Várom, hogy hallani fog öntől”. Mindig találja meg a megfelelő érintkezési pontot. Ha kétségei vannak afelől, hogy a megfelelő személynek/osztálynak üzensz, mondd: „Ha nem te vagy a megfelelő személy ehhez a kéréshez, kapcsolatba lépnél valakivel, aki segíthet?”
De ne feledje, hogy ez a kijelentkezés bizonytalanná teszi. Csak akkor használja, ha kimerítette minden erőforrását; ellenkező esetben maga keresse fel a megfelelő kapcsolattartót.
A „várom, hogy halljunk felőled” kifejezés zárkózottan hangzik. Bár választ kér, nem követeli meg a sürgősséget, és nem mutat lelkesedést – lehet, hogy távolinak tűnhet. Felügyelőkkel és kiemelt ügyfelekkel való használata helytelen.
A buzgóságról és buzgóságról tanúskodó aláíráshoz próbálja meg a következőt: „Tudja meg velem, hogy az [ajánlat beszúrása ide] működik-e az Ön számára, hogy azonnal kezdhessem.” Szilárd, professzionális és határozott. Ezenkívül csatoljon egy linket a sajátjához projektmenedzsment szoftver így az ügyfelek azonnal kioszthatják és kipipálhatják a feladatokat, amint meghozzák a döntést.
Használjon különböző e-mail-kijelentkezési kifejezéseket a válaszadási arány növelésére
Ne értsen félre minket – nem kell abbahagynia azzal a mondattal aláírni magát: „Várom, hogy halljunk felőled”. teljesen. Továbbra is használhatod. Csak ügyeljen arra, hogy változtassa meg az e-mailek befejezésének módját, nehogy robotnak és személytelennek tűnjön. Az általános üzenetek végül is ritkán váltanak ki reakciót.
A válaszadási arány további növelése érdekében fontolja meg az üzenetek teljes szerkezetének újraértékelését. A kijelentkezés csak egy része az e-mailnek. Javítania kell a tárgysort, az e-mail címet, az üdvözletet, a bemutatkozást és az e-mail törzsét is.
