Ha a határidők közeledtével felhalmozódnak a feladatai, és túlterheltnek érzi magát, előfordulhat, hogy nem tudja hatékonyan beosztani az idejét.
Legtöbben szörnyű időgazdálkodási hibákat követünk el, amelyek nemcsak értékes óráinkba kerülnek, hanem fokozott szorongáshoz, stresszhez, valamint a munka és a magánélet egyensúlyának megzavarásához is vezetnek.
Nézzünk meg néhányat a leggyakoribb időgazdálkodási hibák közül, és hogyan kerüljük el őket termelékenységünk növelése érdekében:
1. Nem tűz ki célokat
A cél nélküli munkavégzés a motiváció és a termelékenység hiányához vezethet. Könnyen engedsz a zavaró tényezőknek, és nem osztod be jól az idődet.
Hogyan lehet elkerülni?
A célok kitűzése és az irántuk való elkötelezettség irányt ad, és motivál a feladatok elvégzésére. Koncentráltabbá válik, és jobban gazdálkodik az idejével és az erőforrásaival, hogy elérje céljait.
De ne feledje, nem minden cél egyenlő. A SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) célok jobban teljesítenek, mint a nem meghatározott célok. Számos tanulmány támasztja alá ezt az állítást. Egy ilyen tanulmány a Cape Coast Metropolis bankszektorában készült azt találta, hogy a konkrét és kihívást jelentő (mégis elérhető) célok kitűzése elősegítette az alkalmazottak teljesítményének növelését.
Tehát ahelyett, hogy „az első regényem befejezése” lenne a cél, használja annak SMART változatát, azaz „hogy minden hónapban befejezzem az első regényem legalább egy fejezetét”. Ez utóbbi konkrétabb, kihívást jelent, és időkorlátot szab a célnak.
2. Nem rangsorol
Ha nincs teendők listája, amely segítene a feladatellátásban, akkor véletlenül rájuk ugorhat. A nap végén még mindig sok elvégzetlen feladatod és frusztrációd lesz. Nem arról van szó, hogy nincs elég idő, hanem arról, hogy nem gazdálkodsz jól az időddel.
Hogyan lehet elkerülni?
A teendők listája segít a feladatok fontossági sorrendjének meghatározásában és az idő megfelelő beosztásában azáltal, hogy a feladatok fontossága és sürgőssége alapján osztja be az időt. Így kell eljárni:
- Keressen egy alkalmazást a feladatok felsorolásához és rangsorolásához amely megfelel az Ön igényeinek.
- Jegyezze fel az összes feladatot, amelyet egy napon vagy héten el kell végeznie a teendők listájába.
- Rangsorolja őket fontosságuk és sürgősségük alapján egy rangsorolási rendszer segítségével.
- A legfontosabb és sürgős feladatokat a legfelsőbb helyen helyezze el, míg a legkevésbé fontos és sürgős feladatokat az alulra helyezze.
- Kezdje a legfontosabb és sürgős feladatokkal, és lépjen lejjebb a listán.
3. Nem követi az időt
Ha úgy indít el egy projektet, hogy nem értékeli, hogy mennyi időt vesz igénybe, előfordulhat, hogy a szükségesnél több időt vesz igénybe. Vagy túlságosan magabiztossá válhat, és többet vesz fel, mint amennyit elbír anélkül, hogy elég ideje lenne befejezni. Ha kevesebb időt tölt a kezében, nemcsak hogy képtelen lesz betartani a határidőket, de az elvégzett munka valószínűleg elmarad.
Hogyan lehet elkerülni?
Mindig mérje fel, mennyi időt vesz igénybe egy adott projekt, és törekedjen arra, hogy ezen az időkereten belül befejezze a projektet (gondozzon, hogy hagyjon magának több időt a rövid szünetekre). Neked kellene időkövető alkalmazás segítségével nyomon követheti, mennyi időt tölt egy projekttel vagy feladat.
Ha tudja, hogy (átlagosan) mennyi időt vesz igénybe egy adott feladat, hatékonyabban ütemezheti a feladatait. Csináld ezt elégszer, és részletes naplót kapsz az adott napon/héten/hónapon a különböző feladatokra fordított időről.
Ha ez megvan, megtudhatja, mely ismétlődő feladatok igényelik a legtöbb időt, és megoldásokat találhat ezek hatékonyabb elvégzésére, vagy automatizálhatja őket, hogy több időt takaríthasson meg. Az internet hemzseg ingyenes időkövető alkalmazások segítségével nyomon követheti projektjeit a jobb időgazdálkodás érdekében.
4. Halogatás
A halogatás óriási akadálya a munkavégzésnek, különösen akkor, ha nehéz vagy unalmas feladatot kell elvégeznie. Ha ehhez hozzáadja a lenyűgöző figyelemelterelő elemek keverékét, például az okostelefonját, akkor máris megkapja a tökéletes halogatás receptjét.
Lazulni fog, enged a zavaró tényezőknek, és a határidő közeledtéig vesztegeti az idejét. A halogatók mindig szűkösek az időben, lemaradnak a határidőkről, és alig vagy egyáltalán nincs egyensúlyuk a munka és a magánélet között.
Hogyan lehet elkerülni?
A halogatás elkerülésének nagyszerű módja, ha egy hatalmas projektet kisebb, jobban kezelhető feladatokra bont. Például, ha egy 2000 szavas cikket kell írnia, ahelyett, hogy félne a teljes cikk megírásától, részfeladatokra bontva: vázlat, bevezető, 1. alcím, 2. alcím, 3. alcím, ill. következtetés.
Most jelöljön ki magának időt ezekre a kisebb feladatokra, és kötelezze el magát ezek mellett. Motiváltabbnak fogja érezni magát ezeknek a kisebb feladatoknak a végrehajtására, és kisebb valószínűséggel fog halogatni. Egy másik nagyszerű módszer a halogatás leküzdésére a Pomodoro technika használata. A Pomodoro technika hasonló koncepciót követ.
Íme, hogyan teheti meg használja a Pomodoro technikát:
- Bontsa fel a projektet kisebb feladatokra
- Szerezzen be egy időzítőt, és állítsa 25 percre
- Adjon magának 25 percet, és dolgozzon egyetlen részfeladaton
- Tartson 5 perc szünetet, amikor az időzítő csörög (25 perc után)
- Végezzen el négy 25 perces ciklust, majd tartson fél órás szünetet
5. Az ütemezés nem hatékony
Észrevetted, hogy egyes napok nem olyan produktívak, mint mások? Ennek az az oka, hogy az energiaszintünk a hét folyamán változik. Nem csak ez, a különböző emberek különböző energiaszinttel rendelkeznek a nap folyamán.
Ha nem a csúcsteljesítményű óráit veszi figyelembe az ütemezés során, akkor előfordulhat, hogy a legfontosabb feladatok függőben vannak, és kevés idő és energia marad.
Hogyan lehet elkerülni?
Éjjeli bagoly vagy korai madár? Értékelje, hogyan dolgozik, és derítse ki a produktív csúcsidőt. Ha már tudja, hogy melyik óra a legproduktívabb, ütemezze be projektjeit ennek megfelelően.
A legproduktívabb óráit a legfontosabb (és legintenzívebb) feladatokra fordítsa, miközben kevesebbet tart fontos (vagy kevésbé intenzív) feladatok, például e-mailek megválaszolása vagy értekezletek összeállítása a hátralévők számára munkaidő. Számos naptáralkalmazás létezik, amelyek segíthetnek a hatékony ütemezésben; megtalálja az igényeinek leginkább megfelelőt.
6. Engedni a zavaró tényezőknek
A A Statista 2020. júniusi felmérése Felfedte, hogy az otthonról dolgozó emberek 53,7 százaléka gondolta úgy, hogy az okostelefonja a leginkább elterelő ok. Milyen gyakran találta magát azon, hogy dolgozik, és hirtelen zúgni kezd a telefonja? Elterelődik a figyelme, és most kénytelen ellenőrizni telefonját.
Legyen szó egy e-mailről egy ügyféltől, egy üzenetről a kollégájától, vagy egy véletlenszerű értesítésről a Facebookról, Twitterről vagy Instagramról; a figyelemelterelés a munkaidő jó részébe kerülhet.
Hogyan lehet elkerülni?
Minden a hatékony ütemezésen múlik. Határozzon meg időt a munkára, az e-mailek ellenőrzésére, a szabadidőre stb. Amikor dolgozni kell, tegye félre a telefonját (repülő üzemmódba), lehetőleg egy másik szobában, és kezdjen dolgozni.
Mivel a figyelemelterelés legnagyobb forrása már nincs útban, sokkal valószínűbb és könnyebb lesz a munkájára összpontosítani. Mivel minden fókuszát és figyelmét egyetlen feladatra fordítja, kisebb a valószínűsége annak, hogy hibákat követ el, és nagyobb az esélye annak, hogy a feladatot hatékonyan végezze el.
Mi van, ha a telefon repülőgép üzemmódba állítása nem működött? Mi van, ha a gondolataid a közösségi média felé kalandoznak, és kénytelen vagy felvenni a telefont, hogy megnézhesd az e-maileket, vagy lapozgass a Facebook hírfolyamában közvetlenül a laptopodon? Ha te vagy az, próbáld meg a Freedom alkalmazás segítségével megszabadulni a zavaró tényezőktől, győzd le a halogatást és érj el többet.
Szabadítsa fel teljes potenciálját
Miközben arra összpontosítunk, hogyan gazdálkodjunk jobban az idejükkel, könnyen elveszíthetjük a nyomát, hogy miért gazdálkodunk az idejükkel, vagyis hogy több munkát végezzünk.
Értelmetlen napi rendszerességgel navigálni a termelékenységet növelő alkalmazásokban anélkül, hogy több munkát végezne. Tudja meg, mi működik az Ön számára, és ragaszkodjon hozzá anélkül, hogy szem elől tévesztené a nagyobb képet. De ahhoz, hogy megtudja, mi működik az Ön számára, fontos, hogy megértse időgazdálkodási igényeit.
