A Microsoft Outlook mindenki kedvenc levelezőprogramja. Könnyen használható, rengeteg, vállalati környezetben rendszeresen használt termelékenységnövelő funkcióval. Gyakran ismétlődő műveleteket hajt végre a nap folyamán az Outlookban.
Szerencsére a Microsoft beépített egy remek termelékenységnövelő funkciót, a Quick Steps-t, hogy segítsen automatizálni egy sor lépést. Olvasson tovább, miközben elmondjuk, mi az a Quick Steps, és hogyan hozhatja ki a legtöbbet abból, hogy hatékonyabb legyen az Outlookban.
Mik azok a gyors lépések a Microsoft Outlookban?
A Quick Steps egy egyszerűen használható termelékenységi funkció, amely az Outlook 2013-ban és újabb verziókban érhető el. Lehetővé teszi több ismétlődő művelet sorozatának gyors automatizálását. Ezeknek a feladatoknak az automatizálása azzal a további előnnyel jár, hogy könnyebben kezelhető több postafiók egyszerre, ugyanakkor értékes időt takaríthat meg naponta.
A Gyors lépések funkciót különböző forgatókönyvekhez használhatja. A mindennapi használat során előfordulhat, hogy egy e-mailt egyidejűleg automatikusan áthelyeznek egy adott mappába
e-mail továbbítása egy kollégának és egyetlen kattintással jelölje meg kulcsfontosságúként.Alapértelmezés szerint a Microsoft Outlook néhány gyakran használt gyorsműveletet biztosít. Használhatja őket úgy, ahogy vannak, vagy testreszabhatja az alapértelmezett Gyors lépéseket igényei szerint. Ha ez nem elég, létrehozhat egy egyéni Gyors lépést a rutin munkafolyamat javítása érdekében.
A Microsoft Outlook alapértelmezett gyors lépéseinek használata
A Microsoft Outlook alkalmazásban menet közben is könnyedén használhatja az alapértelmezett Quick Steps funkciót. Négy előre meghatározott gyors lépés található az Outlookban (az Office 365 részeként): Áthelyezés ide, Menedzserhez, Csapat e-mail, és Válasz és törlés.
Az első használat előtt konfigurálnia kell ezeket a megfelelő címzett e-mail címekkel és preferált mappákkal. Használatához a Költözik Gyors lépés, kövesse az alábbi lépéseket:
- Tól itthon fület, kattintson rá Költözik tól Gyors lépések szakasz.
- Ban,-ben Első beállítás párbeszédpanelen válassza ki azt a mappát, amelybe át szeretné helyezni az e-maileket, és szükség esetén nevezze át a Gyors lépést.
- Kattintson Megment, és készen áll az e-mailek gyors áthelyezésére.
- Válassza ki azt az e-mailt, amelyet át szeretne helyezni egy másik mappába, és kattintson a mentett Gyors lépésre a mappában itthon lapon. Az Outlook közvetlenül áthelyezi az e-mailt a konfigurált mappába.
Hasonló módon konfigurálhatja a többi alapértelmezett Gyors lépést is. Érdekelheti a tanulás is hogyan archiválhatja e-mailjeit a számítógépén lévő Microsoft Outlook alkalmazásban.
Egyéni gyorslépés létrehozása a Microsoft Outlookban
Ha úgy találja, hogy az alapértelmezett Quick Steps nem illeszkedik a munkafolyamathoz, könnyen létrehozhat egyéni gyorslépést. Ez lehet egy egyszerű művelet, például egy e-mail törlése vagy továbbítása, vagy műveletek sorozata, például egy e-mail továbbítása egy munkatársnak, majd áthelyezése egy dedikált mappába.
A beállítást követően egyetlen kattintással automatizálhatja ezeket a szigorú feladatokat. Ebben a példában létrehozunk egy egyéni Gyors lépést a Microsoft Outlookban, amely:
- Egy e-mailt egy másik mappába helyez át
- Az e-mailt olvasatlanként jelöli meg
- Továbbítja az e-mailt egy munkatársának
- Fontosként jelöli meg az e-mailt
Így állítjuk be:
- Válaszd ki a Újat készíteni opció a Gyors lépések alatti lapcsoport itthon.
- Adja meg a Quick Step nevet a alatt Név mezőben (nevezzük Demó).
- alatti legördülő menüből Akciók szakaszban először válassza ki Áthelyezés mappába és kiválasztja a célmappát.
- Kattints a Művelet hozzáadása elemre gombot, és válassza ki megjelölés olvasatlanként.
- Még egyszer kattintson Művelet hozzáadása elemre az e-mail-továbbítás beállításához, és válassza ki Előre.
- Ban,-ben Nak nek… mezőbe írja be az e-mail címet, amelyre továbbítani szeretné az e-mailt, vagy válasszon egyet a címjegyzékből.
- Végül rákattintunk Művelet hozzáadása elemre hogy tartalmazza a zászló állapotát.
- Opcionálisan beállíthat a Gyorsbillentyű a legördülő menüből.
- Ha készen áll, kattintson a gombra Befejez.
- Használhatja az egyéni Quick Step-t a Gyors lépések szakaszt vagy a konfigurált gyorsbillentyűt.
A Microsoft Outlook ugyanolyan produktív, mint valaha
A Microsoft Outlook gyors lépései az Outlook professzionális e-mail kliens hírnevéről tanúskodnak, amely megkönnyíti a rutinmunkát. Ha valaha is azon gondolkodik, hogy váltson a Microsoft Outlookról, kellemesen meglepheti más e-mail kliensek szolgáltatásai.
