Kétféleképpen lehet elfelejteni egy feladatot. Az első mód, hogy nem írod le, de végül pontosan rossz pillanatban emlékszel. A másik, a feladat teljesen magára hagy, amíg valaki felelősségre nem vonja. Egyik helyzet sem szórakoztató.
Ezért ideális párosítani a tennivalók listáját egy elmaradással. Az is hasznos, ha elérhető helyen tartja, például a Google Táblázatokban. Szóval, hogyan hozhat létre hátralékot, és hogyan használhatja fel a teendők listájával együtt a Google Táblázatokban? Olvasson tovább, hogy megtudja.
Mi az a lemaradás, és miért használnád?
Ha egyszerűen egyetlen futólistán tartasz mindent, amit meg kell tenned, soha nem fogod úgy érezni, hogy bármit is elértél. A lemaradás segítségével leparkolhatja az összes olyan teendőjét, amely jelenleg nem prioritást élvez máshol, és teljes hangsúlyt fektethet a napi listájára. Bár az elmaradt feladatok továbbra is fontosak, egyelőre csak várakoznak, amíg készen állsz a megoldásukra.
Például már van egy listája azokról a dolgokról, amelyeken dolgozol, és egy munkatársa megkéri, hogy olvassa le a prezentációját. Felteheti a lemaradásaira, hogy ne felejtse el munkatársa kérését, és ez emlékeztesse Önt a következő lista írásakor.
A lemaradás tartása ideális, mert megakadályozza, hogy a feladatok a repedések közé essenek. Segít abban is, hogy a jelenlegi listára összpontosítson, ahelyett, hogy új projektekbe vagy kérésekbe merülne, ahogy felmerülnek. Ahogy leírod, elismered, hogy később visszatérsz rá, így most nem kell aggódnod miatta.
Teendőlista készítése a Google Táblázatok lemaradáskövetésével
tudsz készítsen egy egyszerű teendőlistát a Google Táblázatokban az alábbi lépéseket követve:
- Adjon címet a munkalap B: 1 cellájához, és adjon színt a felső sornak.
- Jelöljön ki 1–10 cellát a munkalap első oszlopában, ha rákattint a fejlécére – függetlenül attól, hogy hány feladaton dolgozik általában naponta.
- Menj Beszúrás a felső menüben.
- Válassza ki Jelölőnégyzet.
Most lesz egy egyszerű ellenőrző lista.
Ezután kattintson a plusz jelre (+) a bal alsó sarokban új lap létrehozásához és elnevezéséhez Hátralék– és az aktuális listáddal rendelkező Csinálni ha még nem tetted meg. A Lemaradás lapon adjon hozzá címet és színt a felső sorhoz.
Ha nem szereti az összes feladatot egy általános helyen tartani, megtarthatja a projekthez tartozó elemeket, vagy akár külön is tarthat, ha több oszlophoz ad címeket. Néhány példa lehet az otthoni lemaradás, a munkahátralék, a felújítási lemaradás, a kreatív lemaradás stb.
Egy másik lehetőség, hogy külön lapokat vagy dokumentumokat tartson munkahelyi, iskolai vagy otthoni használatra. Valójában ez az, ami a legjobban működik az Ön számára, de biztosítani szeretné, hogy listái elérhetőek legyenek, és naponta használhassa őket. Egyesek számára az egyik megtartása lehet az ideális megközelítés.
Ha elkészült a felső sor, itt az ideje, hogy leltárt készítsen mindenről, amit tennie kell. Kerülje ennek túlgondolását. Add hozzá a listához, ha értelmes, és nem valami magától jön, például napi szokás. Szánjon rá egy percet a listán szereplő elemek áttekintésére.
Ellenőrizze, hogy vannak-e olyan feladatok, amelyeket el tud engedni. Például szeretnél megtanulni festeni, de a folyamatot most úgy érzi, mint egy házimunka. Törölje ezt a leckét a lemaradásából, vagy ha valamikor valóban meg szeretné tenni, hozzon létre egy harmadikat Látogassa meg újra fület, és egyelőre helyezze át őket oda. Ott nem nyaggathat, miközben más dolgokon dolgozol.
A feladatok áthelyezése a lemaradásból a Google Táblázatokban
A napi teendők listájának írásakor kezdje azzal, hogy minden befejezetlen feladatot át kell vinnie. Ezután ellenőrizze lemaradásában azokat a tételeket, amelyeknek prioritást szeretne adni aznap.
Ha egyik lapról a másikra szeretné áthelyezni őket, vágja ki a cellát, és illessze be a napi listába. Ha átmásolás helyett kivágja, törli a lemaradásából. Látni fogja, hogy a cella üres, így a jobb gombbal kattintva törölheti, vagy kitöltheti valami újjal.
A lemaradásban lévő tételek rangsorolásának elősegítése érdekében létrehozhat egy rangsorolási rendszert, amely értékeli a feladat nehézségét, hosszát vagy fontosságát. Például használhatja az 1-3 számokat egy másik oszlopban egy feladat mellett, hogy becslést adjon magának arról, hogy a lemaradásában lévő tétel mennyire adózik. Így elkerülheti, hogy egyszerre túl sok kihívást jelentő feladatot jelöljön ki magának.
Ha valamilyen színkóddal szeretné hozzáadni rangsorolási rendszerét, megteheti használat Feltételes formázásalatt található Formátum menü. Ha a rangsoroló oszlopot kiválasztotta, válassza a lehetőséget A szöveg tartalmaz alatt Formázza a cellákat, ha..., adja hozzá a számot a mezőhöz, és válassza ki a megfelelő háttérszínt.
Tippek a lemaradás megőrzéséhez a Google Táblázatokban
- Kerülje a napi szokások hozzáadását a teendők listájához és a lemaradásokhoz. Ez csak összezavarja őket, és további lépéseket ad a folyamathoz.
- Adjon hozzá feladatokat, amint eszébe jut vagy megtudja őket.
- Bontsa fel a nagyobb feladatokat vagy projekteket kisebb tevékenységekre, hogy kevésbé legyen túlterhelt.
- Gyakran ellenőrizze, hogy vannak-e irreleváns vagy elavult elemek, hogy elkerülje a lemaradás zsúfoltságát.
- Ügyeljen arra, hogy egyensúlyban legyen a munkateher, amikor áthelyezi az elemeket. Kerülje el, hogy a napot kihívásokkal teli és hosszadalmas feladatokkal töltse. Vegyünk néhány gyorsat is, hogy megőrizzük a lendületünket.
- Ha újra fontossági sorrendbe kell állítania a napi listát, tegye vissza a befejezetlen feladatokat a lemaradásába.
- Ha egy elem rajta marad, vagy folyamatosan visszatér a lemaradáshoz, ez annak a jele lehet, hogy nem prioritás, vagy fel kell tennie a lista elejére, és egyszerűen el kell távolítania az útból.
- Az elvégzett feladatok archiválásához hozzon létre egy újat Archívum lapon adja hozzá a hét dátumtartományát az oszlop tetejére, majd vágja ki és illessze be ide a kipipált feladatokat az új lista elkészítése előtt. Ellenkező esetben törölje őket.
- Csoporthátralék létrehozásával ossza meg a munkaterhelést másokkal. Így együtt kezelheti a feladatokat, miközben elkerüli az átfedéseket. Ezenkívül nem kell elmondania nekik, mit kell tenniük, és fordítva.
A Google Táblázatok elmaradásával akadályozza meg, hogy a feladatok a repedések közé esjenek
Ha gyakran van szüksége emlékeztetőkre a feladatokhoz, vagy teljesen elfelejti azokat, a lemaradás segít abban, hogy a feladatokkal kapcsolatban maradjon. Segít abban is, hogy prioritást állítson fel napi teendőinek listájában, és eldöntse, mikor rakja le a kevésbé jelentős feladatokat. A Google Táblázatoknak köszönhetően az első lépések nagyon egyszerűek, és több eszközről is elérheti.