Nem titok, hogy az álláskeresőknek kommunikációs készségekre van szükségük. Valójában a kommunikációs készségek következetesen az egyik legkívánatosabb tulajdonság, amelyet a munkaerő-felvételi menedzserek keresnek a jelölteknél. Az egész foglalkoztatási folyamat kommunikációs készségeket igényel: az önéletrajz elkészítése az állásinterjúig, a tényleges munkavégzés, és végül a felmondás (vagy kirúgás).
Most, hogy a távmunka egyre növekszik; a kommunikációs készségek még fontosabbá váltak a karrier sikerében. Ha félreértések fordulhatnak elő a személyes találkozások során, mi más, ha a legtöbb interakció online történik? Itt vannak a legfontosabb kommunikációs készségek, amelyekre szükséged van a távoli munkád sikeréhez.
1. Jegyzetelés
A jegyzetelés fontos készség a digitális világban, ahol túlterheltek vagyunk információkkal. A Pew Research Center cikke A digitális élet negatív hatásairól egy válaszadó ezt idézi:
„A digitális élet egyik fő hatása a rövid távú memória általános csökkenése, és… mi volt a kérdés?” - névtelen válaszoló, Pew Research Center
A túlzott kapcsolat megnehezítette a munkában maradást, ami problémát jelent a munkaadók és a távoli munkavállalók számára. Mint Valóban azt mondja, a munkaadók olyan csapattagokra vágynak, akik képesek értelmezni az utasításokat, és hatékonyan közvetíteni ezt mások felé. Ezt biztosan nem fogod tudni megtenni, ha olyan vagy, mint az a névtelen válaszoló.
Ha folyamatosan elfelejti a feladatait, használjon jegyzetkészítő alkalmazásokat. Rengeteg online eszköz használható, a nagyon egyszerű alkalmazásoktól kezdve, mint pl Microsoft Sticky Notes a bonyolultabbakra Obszidián (a szteroidokat szedő kifinomult jegyzetelőknek) a népszerű Todoist, amely az első kettő között egy édes helyet foglal el.
2. Fogékonyság
A fizikai munkahelyen az emberek könnyen elbeszélgethetnek veled a fülkédben vagy ebédidőben, és azonnali választ kapnak. A virtuális munkahelyen könnyen figyelmen kívül hagyhatja vagy elfelejtheti válaszolni az e-mailekre, hívásokra vagy azonnali üzenetekre.
Ha nem akarja, hogy az emberek azt higgyék, hogy laza a munkája, tegyen meg mindent, hogy reagáljon (hacsak nem vészhelyzetben vagy szabadságon van). Könnyen elveszítheti csapata vagy ügyfele bizalmát, ha nem válaszol a legfontosabb üzenetekre. Próbálja ki az alábbi bevált módszereket, hogy ne maradjon le egyetlen fontos kommunikációról sem:
- Állítson be ütemezést az üzenetek napközbeni ellenőrzéséhez (egyesek inkább délután teszik ezt, és a legtermékenyebb délelőtti órákat a mélymunkára tartják fenn).
- Értesítések kezelése okosóráján. Egyes okosórák lehetővé teszik az értesítések ideiglenes kikapcsolását, ha koncentrált munkát kell végeznie.
- Kerülje el a dupla foglalást és a fontos találkozók elmaradását a legjobb ingyenes online naptárak.
- Tájékoztassa csapatát a munkaidejéről, ha különböző időzónákban dolgozik, vagy eltérő időbeosztásban dolgozik.
- Állítson be ismétlődő nyaralási automatikus választ a Gmailben.
- Automatikus válasz szöveges üzenetekre Androidon.
- Automatizált szöveges üzenetek küldése iPhone-on.
Ha esetleg lemaradsz valamiről, kérj gyorsan bocsánatot és jóvátesz.
3. Online bemutató
Az online prezentáció nagyon különbözik a személyes prezentációtól. Általában elő kell készítenie saját műszaki felszerelését, vagy egyeztetnie kell egy másik személlyel, aki egy másik helyen tartózkodik. A közönséggel való kapcsolattartás a szemkontaktustól, a gesztusoktól és a mozgástól is függ, amelyek nagy része elveszik az interneten.
Ennek ellenére ügyeljen arra, hogy jó felszerelésekbe és online eszközökbe fektessen be, hogy professzionális és professzionális legyen jól néz ki webkamerán. Gyakoroljon a prezentációval – talán még rögzítheti is magát Szövőszék képernyőrögzítő – amíg nem biztos a hangjában, hangerejében, diákjaiban és megjelenésében.
Mivel a közönség az idő nagy részében interakcióba lép a diákjaival, kerülje az unalmas diabemutatók használatát. Lebilincselő sablonokat tölthet le olyan webhelyekről, mint a 24 Diák és Powerpointify. Vagy megpróbálhatod Canva előadásai, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy együttműködjenek egy prezentáció elkészítésében, a közönség kérdéseket tehet fel, és több előadó is vezérelheti a diákat.
4. Konstruktív visszajelzés fogadása és adása
Nehezebb kitalálni, hogy az ügyfelek és a munkáltatók mit akarnak Öntől személyes kapcsolat nélkül. Az is nagyobb kihívást jelent, hogy távoli munkakörülmények között jelentést készítsen a munka előrehaladásáról és az elvárásokról. Még csak nonverbális jelzései sincsenek, és nem igazán tudod "értelmezni" a hangot egy e-mail alapján.
Állítsa be munkafolyamatát úgy, hogy konstruktív visszajelzési rendszert is tartalmazzon, amely lehetőséget ad a csapat tagjainak, hogy őszintén értékeljék egymást. Ezt a következő módon teheti meg:
- Visszajelzési űrlapok: Javasoljuk egy visszajelzési űrlap használatát a szerkeszthető sablonok használatával Formstack vagy 123FormBuilder.
- Azonnali üzenetküldés: Tegyen fel tisztázó kérdéseket ügyfele/főnöke által preferált azonnali üzenetküldő csatornán keresztül. Felteheti a kérdést: "Tehát a legutóbbi e-mailje alapján azt szeretné, hogy…" vagy "Megemlítette, hogy szükségem volt... ez helyes?"
- Email: Készítsen és küldjön cselekvési tervet, ha olyan visszajelzést kap, amely arra kéri, hogy javítsa munkáját.
5. Professzionális írás
Jelenleg a digitális kommunikáció nagy része írásban történik, különösen olyan csapatok esetében, amelyek hátat fordítottak a hosszú és eredménytelen videomegbeszéléseknek. Csevegünk, e-mailt küldünk és hivatalos dokumentumokat küldünk, amelyek mindegyikéhez világosan írnunk kell.
Az íráskészség nem képes teljes mértékben megragadni a személyes kommunikáció jellemzőit, de hatékonyan tájékoztat, meggyőz, motivál vagy leegyszerűsíti a komplexumot, ha jól csinálják. A jó írás intim tereket is teremthet, és a közvetlenség benyomását keltheti (ha kellő időben kommunikálsz).
Íróképességének fokozása érdekében mindig szerkessze és olvassa le a munkáját. Olyan egyszerű telepíteni egy nyelvtani ellenőrzőt, mint pl Nyelvtanilag vagy Hemingway, és egy online tezaurusz segítségével hibamentes dokumentumokat hozhat létre. A stílus és a hang megtanulásához letölthet Kindle könyveket, vagy csatlakozhat a legjobb online közösségek írók számára.
6. Különféle kommunikációs csatornák használata
Mivel ma nagyon sok kommunikációs eszköz áll rendelkezésre, fontos tudni, melyiket kell a legmegfelelőbb használni. E-mailt kell küldenie vagy azonnali üzenetküldést kell használnia? A Slack vagy a Microsoft Teams jobb? Az e-mail általában jobb a részletes információk küldésére, és néhányan a Slack felhasználói élményét részesítik előnyben, de a munkáltatók és az ügyfelek másként gondolhatják.
A legjobb módja ennek az, hogy megkérdezzük, mit szeretnek. Míg mások régimódinak tekintik a Skype-ot, egyes ügyfelek továbbra is ezt preferálják. Talán még a telefonálást is választanák a videohívásokkal szemben.
Amint ismeri a preferált kommunikációs csatornát, próbálja ki ezeket a csatornákat saját maga. Olvassa el a GYIK-et, és nézzen online oktatóanyagokat, ha a platform bonyolultnak tűnik. Egy kis türelemmel elsajátíthatja az új eszközöket, és nagyobb önbizalomra tehet szert.
A képzett kommunikátorok jobb távmunkásokat tesznek lehetővé
A képzett kommunikátornak meg kell tanulnia hatékonyan írni, jegyzetelni, reagálni, online prezentációt tartani, visszajelzést adni és fogadni, valamint különféle kommunikációs csatornákat használni. Ismerniük kell a legjobb digitális kommunikációs eszközöket is, amelyeket a helyzettől vagy a munkáltató preferenciáitól függően használhatnak.
Sajátítsa el ezeket a fontos kommunikációs készségeket, hogy elnyerje munkáltatója vagy ügyfele bizalmát, és sikeres legyen a távmunkában. Állást keres, vagy azt reméli, hogy fejlesztheti egyéb munkaképességét? Érdemes elsajátítani az álláshoz szükséges készségeket.
