3 módszer az álláskeresés megszervezésére Excel-táblázatokkal

Az álláskeresés a mai piacon gyakran összetett folyamat. A megfelelő szervezeti stratégiák nélkül az álláskeresés gyorsan bonyolult zűrzavarrá válhat. A több ezer állás eredményének több webhelyen való összefésülése és több száz önéletrajz e-mailben történő elküldése gyorsan zavaróvá válhat.

A szervezett álláskeresés fenntartása elengedhetetlen azon álláskeresők számára, akik új karrierlehetőséget keresnek. A potenciális munkák kategória szerinti rendszerezése, a weben szűrhető találati lista létrehozása, valamint az e-mailek automatizálása leegyszerűsítheti a folyamatot. Szerencsére az Excel számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segíthetik a vadászatot és az alkalmazások rendben tartását.

1. Állások kategóriák szerinti rendezése Excelben

Ha álláskeresése megköveteli, hogy egynél több iparágban keressen, feltétlenül kategóriák szerint rendezze őket. Ha rossz önéletrajzot küld egy megnyitóra, az azt jelentheti, hogy elmulasztja az interjút.

Minden egyes pozícióhoz, amelyre jelentkezik, adja hozzá a folyamatban lévő listához egy Excel-táblázatban. Sorolja fel a pozíció megnevezését, a céget, a munkakör kategóriáját és a kapcsolattartó pontját a vállalaton belül, ha van ilyen.

A kategorizált pozíciókkal több dolgot is megtehet annak érdekében, hogy ne kövessen el félrelépéseket a további jelentkezésekkel. Ha egynél több típusú állásra kell jelentkezni, mindegyikhez önéletrajzot és kísérőlevelet kell készítenie.

Előre létrehozhatja őket, és másolatokat kérhet kiküldésre, vagy megteheti használja az Excel SUBSTITUTE funkcióját hogy automatikusan generálja őket.

Ha az önéletrajzából és a kísérőleveléből több példányban is van előre elkészítve, akkor egyszerűvé teheti a megfelelő hozzáférést a megfelelő időben. Néhány beágyazott IF függvény vagy egy egyszerű SWITCH funkció biztosíthatja, hogy ne küldje ki a rossz másolatokat.

=KAPCSOLÓ(F2, "hálózatépítés", ResumeList! A1, "Fejlesztés", ResumeList! A2, "Támogatás", ResumeList! A3, "Általános IT", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

A fentihez hasonló függvény használatával hivatkozásokat húzhat egy másik lapon tárolt önéletrajzokhoz. Az Excel azonban egyszerűvé teszi egyetlen sablon elkészítését, majd az Excel SUBSTITUTE funkciójának használatát a nehéz emelés elvégzéséhez.

Ha több SUBSTITUTE függvényt egyetlen képletbe ágyaz be, akkor gyorsan és egyszerűen hozhat létre űrlapkommunikációt. Több SUBSTITUTES és IF vagy SWITCH feltétel láncolásával egy sablon vagy sablonok sorozata bevezető vagy követő e-mailekké alakítható.

Az Excel az alábbihoz hasonló sablonok sorozatát is képes átvenni, és teljes, küldésre kész e-maillé konvertálni.

Egy gyors funkció segítségével ezeket a sablonokat egyetlen, összefüggő kísérőlevélben egyesítheti.

Minden cella egy sor egyszerű helyettesítést használ, mint például az alábbi G2-ből a szöveg létrehozásához:

=SUBSTITUTE(Sheet4!A1, "{ kapcsolattartó neve }", C2)

Itt a pozícióhoz tartozó kapcsolattartó neve a C2-ben tárolódik. Feltételes feltételeket is használhat különböző sablonok keverésére az egyes pozíciók kategóriájától vagy a szerep címében szereplő konkrét szavaktól függően.

A végtermék formázása a CHAR(10) függvény segítségével érhető el sortörések létrehozására. Az összes bekezdést CONCAT függvénybe csomagolhatja egy kész e-mail létrehozásához:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), 4. lap!A6)

2. Az Excel használata a kimásolt webes adatok elemzéséhez

A legtöbb álláshely lehetővé teszi a pozíciók szűrését néhány alapvető beállítással, például beosztás, hely és képességek alapján. Ha extra szűrőket alkalmaz ezekre az eredményekre, akkor minden alkalmazásból a legtöbbet hozhatja ki.

Az Excel funkciói megkönnyítik a speciális szűrések alkalmazását a lehetséges munkaeredmények listáján. Automatikusan eltávolíthat minden olyan állást, amelynek fizetése egy adott küszöbérték alatt van, vagy csak olyan munkákat vehet fel, amelyek meghatározott készségeket igényelnek. Az Excel lehetővé teszi, hogy annyi szűrőt alkalmazzon egy adatkészletre, amennyit csak szeretne, hogy a legrelevánsabb eredményeket kapja.

Az első dolog, amire szüksége lesz, egy listára az állásokról a különböző webhelyekről, amelyeken keresni próbál. A lista leggyorsabb módja az a webkaparó Google Chrome bővítmény vagy alkalmazás. Rengeteg nagyszerű lehetőség áll rendelkezésre az interneten, amelyek gyorsan beállíthatók és felhasználóbarátak.

Ha ingyenes lehetőséget keres, a Google Táblázatok beépített IMPORTXML funkciót kínál, amellyel webes adatok kaparhatók le.

Miután lehúzott egy adatkészletet, importálnia kell azt az Excelbe. Az Excel tartalmaz egy beépített XML-importőrt, amely egyszerűvé teheti a nagy kimásolt adatkészletek beolvasását. Használja az ezt követően elérhető importálási funkciót feloldotta ezt a rejtett Fejlesztői lapot a szalagon.

Az importálás során a rendszer felkéri az új adatkészlet beállítására. A legjobb eredmény érdekében próbálja meg normalizálni adatait az importálás során. Győződjön meg arról, hogy minden webhelyről ugyanazok az adatok ugyanabba az oszlopba kerülnek, lehetőleg azonos formátumban.

Az adatok teljes importálása után az Excel szűrőfunkciójával gyorsan rendezheti a potenciális ügyfelek listáját. Ez lehetővé teszi a keresési eredmények pontos szabályozását, így csak a legrelevánsabb pozíciókra jelentkezhet.

3. Kommunikáció automatikus küldése Excelből

A mai munkaerőpiacon lehetetlen úgy elhelyezkedni, hogy ne tudjunk több száz e-mailt kiküldeni. A folyamat automatizálása elengedhetetlen. Az űrlapkommunikáció létrehozása nagyszerű első lépés. A legjobb megoldás azonban az, ha közvetlenül az Excelből küldi ki az e-maileket.

Ezt kétféleképpen lehet Excelben megvalósítani. A bonyolultabb módszer VBA használatával olyan makrót hozzon létre, amely képes e-maileket küldeni az Excelből. Ennek legegyszerűbb módja azonban az Excel beépített HYPERLINK funkciójának használata.

A HYPERLINK lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy hivatkozásokat hozzanak létre, amelyek megnyitják az alapértelmezett levelezőalkalmazásukat, és előre kitöltik az üzenetet. A funkció kitöltheti a küldendő e-mailt, a tárgyat, az e-mail törzsét, és szükség esetén az e-mail CC-jét.

Egy automatikus e-mail hivatkozás létrehozása könnyen megvalósítható az alábbi funkcióval:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?tárgy=" & E2 & "&body=" & F2, "Küldjön e-mailt")

A függvény lesz hozzon létre egy hivatkozást Excelben amelyre rákattintva megnyílik az e-mail kliens, a teljes elküldendő e-mail már feltöltve. Nem kell mást tennie, mint a küldés gombra kattintani.

A HYPERLINK funkció és a felülről automatikusan generált levelezés segítségével könnyedén küldhet tömeges e-maileket.

Az Excel az ideális módja annak, hogy szervezetten tartsa álláskeresését

Az Excel eszközei szervezetten tarthatják az álláskeresést, és növelhetik annak esélyét, hogy alkalmazásai a megfelelő kezekbe kerüljenek. Az űrlapon belüli kommunikációk gyors testreszabásától az egyes pozíciókhoz az automatikus e-mailek kiküldéséig az Excel könnyedén segíthet az álláskeresésben.

Rendszerezheti a jelentkezéseket, és kiszűrheti a lehetséges álláslehetőségeket, hogy Ön csak a legmegfelelőbb pozíciókra jelentkezzen önéletrajzának leginkább célzott változatával.