Szabadúszó karrierje előrehaladtával számos feladattal kell zsonglőrködnie. Igen, többet fogsz keresni, ha többet dolgozol. És bár nagyszerű érzés lenne elérni a jövedelmi céljait, a túl sok felelősség elhanyagolható eredményt hoz. Csak a végén kimerülsz.
Elfoglaltsága felszabadítása érdekében nézzük meg, mely feladatokat töltheti át az automatizálási eszközökre. Így több ideje és energiája lesz szabadúszó vállalkozása kritikus területeire koncentrálni.
1. E-mail kezelése
Mint a legtöbb dolgozó felnőtt, valószínűleg Ön is rendszeresen több száz e-mailt kap. Az üzenetek olvasása és megválaszolása nem igényel intenzív összpontosítást, de a munkanapja egy részét elfoglalják. An Adobe jelentés még azt is kijelenti, hogy az emberek naponta több mint öt órát töltenek az e-mailek ellenőrzésével.
Ezenkívül nem hagyhatja abba az e-mailekre való válaszadást. Különféle felek – a nemzetközi szabadúszó ügyfelektől a szövetségi ügynökségekig – megkeresik Önt e-mailben. Egyes esetekben akár gyorsan is kell reagálnia.
Ahelyett, hogy válogatás nélkül figyelmen kívül hagyná e-mailjeit, fontolja meg a befektetést robusztus e-mail-kezelő eszközök. Találja meg az igényeinek megfelelő platformot. Vagy a beérkező levelek rendszerezésére vagy a tömeges e-mailek kézbesítésének egyszerűsítésére szakosodnak. A Help Scout például nagyszerű munkát végez a vállalati szintű bejelentések küldésében, míg a SaneBox pontosan rendezi a bejövő üzeneteket.
2. Közösségi média bejegyzések ütemezése
A közösségi médiában való közzététel kulcsfontosságú a digitális marketing sikeréhez. Az ügyfelekkel és távoli munkatársakkal való rendszeres kapcsolattartás segít szilárd online jelenlét kialakításában szabadúszóként.
Az e-mail-kezeléshez hasonlóan a közösségi médiában történő közzététel sem kognitív igényes. Ütemezett tartalmat tölthet fel, válaszolhat a megjegyzésekre, és elolvashatja a közvetlen üzeneteket anélkül, hogy túl sok erőfeszítést tenne.
A legtöbben sekélyes munkának minősítik a közösségi médiában való közzétételt. Ez azonban még mindig sok időt vesz igénybe, különösen, ha a követők száma növekszik. Órákat fog tölteni azzal, hogy csak a postaládáját nézi.
Ha csökkenteni szeretné a közösségi média fiókjainak kezelésével töltött időt, fontolja meg különböző funkciók automatizálását. Próbáljon ki különböző eszközöket, amelyek megfelelhetnek az Ön igényeinek. Például, tartalomnaptár alkalmazások lehetővé teszi a bejegyzések idő előtti ütemezését, míg az elemző eszközök számszerűsítik a közösségi médiában elért általános teljesítményét.
3. Client Onboarding
A kliens beépítése megadja az alaphangot minden szabadúszó projekthez. Ebben a szakaszban Ön és ügyfele ütemezi a határidőket, újraértékeli az elvárásokat, osztja ki a feladatokat és hangsúlyozza a célokat. A folyamat siettetése homályos, megvalósíthatatlan célokat teremt. Alternatív megoldásként a triviális részletek túlzott elemzése és ugyanazon kérdések ismételt megválaszolása akadályozza a termelékenységet.
A leghatékonyabb, időtakarékos megközelítés az, ha automatizálja az ügyfél-beépítési folyamat több területét. Tegyük fel, hogy hasonló kérdéseket tesz fel új ügyfeleinek. Ahelyett, hogy minden ülésen végignézné őket, létrehozhat egy kérdőívet, vagy rögzíthet egy rövid magyarázó videót. Csak győződjön meg arról, hogy ezt követően teljesen megérti ügyfele igényeit.
4. Ügyfelek keresése
Sok szabadúszó nem szeret új ügyfeleket keresni. A potenciális ügyfelek megszólítása és a kezdeti konzultációkon való részvétel között könnyedén hetente több tucat órát tölthet kutatással. A legrosszabb az egészben, hogy még csak nem is konvertálja az összes leadet. A vadászattal és telefonálással töltött idő nagy része nem fizetett munkának minősül, ami időt és pénzt pazarol.
A hatékonyabb megközelítés érdekében használjon automatizálási eszközöket. Javasoljuk, hogy próbáljon ki különböző programokat az alapján, hogy mely kutatási feladatokat szeretné automatizálni. Tegyük fel, hogy író vagy. Az e-mail-kereső eszközök nyomon követhetik a tartalomírókkal és vendégbloggerekkel dolgozó különböző webhelyek szerkesztőit és adminisztrátorait.
5. Időpont foglalás
Sok szabadúszó ugyanannyi időt tölt a találkozók tervezésével, mint azokon való részvétellel. Az Ön és ügyfele időzónái közötti különbségtől függően előfordulhat, hogy több napig is üzeneteket küld oda-vissza.
Ezzel együtt az e-mailek elküldése mindössze néhány kattintással történik. Egy-két óránál többet szánni a találkozók ütemezésére ésszerűtlen és eredménytelen.
A folyamat egyszerűsítéséhez használjon időpontfoglalási alkalmazást. Az olyan platformok, mint a Google Calendar és a Calendly, lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy gyorsan ütemezzenek megbeszéléseket, és testreszabott naptárakból válassza ki a kívánt dátumokat, amelyeket a házigazdák módosíthatnak. Egyszerűen küldje el a résztvevőknek a meghívó linkjét, és várja meg válaszukat.
6. Munkafolyamat-kezelés
A szabadúszók gyakran alábecsülik a projekt befejezéséhez szükséges időt. Tegyük fel, hogy tartalomíró vagy. Még ha óránként 500-600 szót is tud írni, nem valószínű, hogy 10 órás műszakban 5000 szót fejezne be. Végül is témakutatást és vázlatszerkesztést kell végeznie.
A munkaprojektek mindig percvezetési feladatokkal járnak. Bár a legtöbb esetben csak néhány percet vesz igénybe, akkor is meg kell kerülnie őket, és ennek megfelelően módosítania kell az ütemtervet.
A mélyreható munkafolyamat-kezelés időt emészt fel. Ehelyett automatizálja egy projektmenedzsment eszközzel. Az olyan népszerű alkalmazások, mint az Asana vagy a Trello, segíthetnek a folyamat szinte minden vonatkozásában, a megvalósítható határidők meghatározásától a projekt részleteinek véglegesítéséig. Így több ideje és energiája lesz arra, hogy az alapvető feladataira összpontosítson.
7. Szerződés készítés
Szabadúszóként az ügyfelek elvárják, hogy projektszerződéseket adjon. Valószínűleg fel kell vázolnia díjait, garanciáit, felelősségét és céljait, valamint az ügyfél megrendelésével kapcsolatos minden kikötést.
A szerződéskötés a nulláról általában néhány órát vesz igénybe. A sablonokat online is letöltheti, de még mindig szánjon egy-két órát a szerkesztésre. Végtére is, az általános megállapodások csak veszélyeztetik a szabadúszó vállalkozását.
A véletlenszerű szerződéstervezetek másolása és beillesztése helyett több időt takaríthat meg, ha átrakja a folyamatot egy automatizálási eszközre. Több is van testreszabott szerződéstervezeteket készítő alkalmazások. Tetszetős szerződéseket hozhatnak létre, amelyek perceken belül elmagyarázzák a szabadúszó projektek hatókörét, korlátait és jogi követelményeit.
8. Alapvető pénzügyi követés
Pénzügyeinek nyomon követése egyre nagyobb kihívást jelent, ahogy szabadúszó vállalkozása növekszik. Minden ügyféltől származó összes kifizetést rögzítenie kell. A megrendelés mennyiségétől függően az egyszerű pénzügykezelés is több órát vehet igénybe.
Sok szakember könyvelőt alkalmaz pénzügyei intézésére. Bár dolgozhat pénzügyi szakemberrel is, először fontolja meg az automatizálási eszközök használatát. Nem is kell fizetnie semmit. Egy gyors Google-keresés több dolgot is feltár egyszerű, ingyenes személyes pénzügyek Excel-táblázatsablonok testreszabhatja.
Legyen termelékenyebb szabadúszó a feladatok automatizálásával
A feladatautomatizálás a következő szintre emeli szabadúszó karrierjét. Azonban ne érezze magát késztetésnek arra, hogy egy teljesen működőképes, hatékony automatizált rendszert hozzon létre a kezdetektől fogva. A munkafolyamat automatizálása időt vesz igénybe. Először szüntesse meg az apró, fárasztó feladatokat, majd fokozatosan haladjon a kritikusabb adminisztrációs feladatok automatizálása felé.
Ezenkívül ne vásároljon véletlenül prémium automatizálási eszközöket. Számos ingyenes szoftver és mobilalkalmazás van a piacon. A megfelelő stratégiával máris felhasználhatja őket szabadúszó vállalkozása számos napi funkciójának automatizálására.
