A legtöbb munkakörnyezetben a munkafolyamatok általában már készen állnak, hogy Ön követhesse. Szabadúszóként azonban ezt neked kell kidolgoznod és megvalósítanod. Ez eleinte megfélemlítő lehet, de némi kísérletezés után a saját munkafolyamat-dokumentáció kiválasztásának rugalmassága felhatalmazást adhat.
Miért bajlódna a munkafolyamat folyamatának dokumentálásával?
Várj – ha senki sem kötelezi Önt a munkafolyamat dokumentálására, akkor minek? Nem erről szól a „saját főnöknek lenni”?
Ez igaz: szabadúszóként dönthet úgy, hogy nem dokumentál sok mindent, ha nem akar. De dokumentálni a munkafolyamat folyamatát segíthet az idő költségvetésében, jobb kapcsolatok fenntartásában az ügyfelekkel, és számlázhatja munkáját.
Megpróbálhatja dokumentálás nélkül is csinálni egy ideig. De ahogy szabadúszó karrierje folytatódik, valószínűleg egyre többet fog dokumentálni. Ez hosszú és fájdalmas folyamat lehet. Ha szán egy kis időt a dokumentáció összeállítására, az egyértelműen a könnyebb és lágyabb módszer.
Az Ön munkafolyamatának elképzelése
A munkafolyamat folyamatának dokumentálása meglehetősen elvontnak és zavarosnak tűnhet, ha nem szokott hozzá. Ezenkívül meglehetősen eltérően nézhet ki attól függően, hogy milyen munkát végez. Érdemes lehet követni ezt a cikket egy már befejezett projekttel. Ez segíthet megérteni, hogyan bomlik le egy projekt.
1. Bontsa le a feladatát
Az első lépés a feladat részekre bontása. Íróként vagy szerkesztőként ez lehet egy könyv vagy cikk vázlata. Ha Ön művész, ezek a végső darab különböző síkjai vagy összetevői lehetnek. Bármit is csinál, a feladatnak általában számszerűsíthető lépésekre kell bontania, amelyek együttesen létrehozzák a végső projektet.
A feladat részekre bontása több okból is fontos. Először is, ez alkotja a munkafolyamat-dokumentáció alapvető mozgó részeit. Ezenkívül pszichológiailag is segíthet. Még ha nem is foglalkozik a dokumentálással, egy feladat részekre bontása segíthet abban, hogy egy nagy projekt jobban kezelhető legyen.
2. Hozzon létre egy ellenőrzőlistát és egy vizuális folyamatábrát
Miután lebontotta a feladatot, alakítsa át az egyes részeket egy elemmé az ellenőrzőlistán. A feladat lebontásához hasonlóan az ellenőrzőlista létrehozása is két célt szolgál: segít nyomon követni saját fejlődését, és segít előrehaladását kommunikálni az ügyfelekkel. Hasznos lehet az is, ha az ellenőrzőlistát vizuális folyamatábrává alakítja.
Ez különösen hasznos, ha a projekt több lépésből áll. Ha például egy könyvet szerkeszt, előfordulhat, hogy minden fejezetet fel kell vázolni, meg kell fogalmazni, idézni és szerkeszteni kell. Az ehhez hasonló dolgok papíralapú ellenőrzőlistán való részletezése zavaró lenne, különösen akkor, ha egyszerre több feladattal dolgozik, vagy a feladatok előre-hátra mozoghatnak a lépéseken keresztül.
Az ilyen típusú beállításhoz használt megoldás attól függhet, hogy mennyire önálló. Ha többé-kevésbé légüres térben dolgozik (ahogy egyes szabadúszók teszik), a vizuális folyamatábra öntapadó cetlik lehet egy táblán. Ha szorosan együttműködik ügyfelével vagy más vállalkozókkal, akkor lehetséges használjon megosztható munkafolyamat-platformot, például a Trellót.
3. Határozza meg a célokat és a célkitűzéseket
Ez a lépés kissé szükségtelennek tűnhet. Miért van szükséged célokra és célkitűzésekre, ha már van ellenőrző lista?
Még egy ellenőrző lista esetén sem tudja egyszerre elvégezni az egész projektet. Még mindig el kell döntenie, hogy projektje mennyi részét szeretné elvégezni egy nap vagy egy hét alatt, vagy csak az ügyfelekkel való bejelentkezések között.
Visszatérve a könyvpéldához, szeretné felvázolni az összes fejezetet, mielőtt bármelyik fejezetet megfogalmazná? Szeretné elkezdeni egy fejezet megfogalmazását, amikor az előző fejezetet még szerkeszteni kell? Ezek olyan kérdések, amelyekre csak te tudsz válaszolni. Ha azonban előzetesen válaszol rájuk, az segíthet a szervezettség megőrzésében.
Ismételten elmondható, hogy a világos célok és célkitűzések megtarthatják a projektje csúcsán, de segíthetnek is kommunikáljon ügyfelével arról, hogy a projekt hogyan halad – és hogyan várja, hogy ez megvalósuljon mentén.
4. Költségvetés és követési idő
Ha elhatároztad a céljaidat és a kitűzött célokat, ideje elkezdeni a költségvetést.
Mennyi időd van a teljes projekt végrehajtására? Mennyi időt kell erre a projektre fordítania ezen az időkereten belül? Ebből az időből mennyit kell az egyes célokra fordítani? Megvan-e minden időd a világon, vagy kell prioritást állítson fel, és talán minden extra nélkül megy betartani a határidőket?
Ha óránként fizetik, akkor természetesen nyomon követi az idejét. Ne felejtse el megjegyezni, hogy mennyi idő ment el a projekt egyes lépéseihez. Így jobb elképzelése lesz arról, hogy mennyi időre lesz szüksége mind a projekt előrehaladása során, mind a jövőbeli projektek költségvetésében.
Ha a fizetését projekt vagy szállítmány alapján kapja, ahogy egyes szabadúszók teszik, csábító lehet, hogy egyáltalán nem követi az időt. Azonban ismét, ha megérti, hogyan használja fel az idejét, az segíthet abban, hogy jobb és hatékonyabb szabadúszóvá váljon. Tehát fontolja meg az idő nyomon követését és költségvetését – még akkor is, ha senki nem kényszerít rá.
Tekintse át, figyelje és optimalizálja
Az egyes projektek során és minden projekt után szánjon időt a munkafolyamat-dokumentáció átgondolására. Voltak olyan dolgok, amikben egyre jobban összetörtél, ahogy haladtál? Több vagy kevesebb időt vett igénybe néhány feladat, mint amire számított? Túl nagyok voltak a céljai ahhoz, hogy reálisak legyenek, vagy túl kicsik ahhoz, hogy hasznosak legyenek?
A projekt során végzett ilyen jellegű munka elősegítheti, hogy a projekt hátralévő részében a lehető leghatékonyabban dolgozzon. A projektek közötti ilyen jellegű munka segít abban, hogy pontosabb árajánlatokat adjon leendő ügyfelei számára, valamint saját idejét kezelhető és hatékony módon tervezze meg.
Megérdemli a munkát
A legtöbb ügyfél nem kér kifejezetten munkafolyamat-dokumentációt. Könnyű lehet a „szabadúszó alagútlátás” megszerzése, ami azt jelenti, hogy ne tegyünk semmit azon túl, amit az ügyfél kifejezetten kér. Ha azonban többletmunkát végez az ütemezés finomhangolásával, akkor hatékonyabb szabadúszóvá válhat. És ez mindenkinek jó.