A mai virtuális munkakörnyezet és a digitalizált folyamatok megismerése során fontos átgondolni, hogyan lehet a legjobban kezelni a munkahelyi dokumentációt. A hatékony digitális dokumentációs stratégia kulcsfontosságú az összetartó munkaerő fenntartásához. Ez még fontosabbá válik, ha földrajzilag szétszórt csapatok vannak, ahogy ez gyakran a távoli munkaerő esetében.
Munkatársai többé nem hagyatkozhatnak iratszekrényekre és papíralapú dokumentációra a munkahelyi információk eléréséhez és nyomon követéséhez. Ez a cikk bemutatja a hatékony digitális dokumentáció bevált gyakorlatait és eszközeit távoli munkahelyén.
1. Írj tömören
Az olvasók nagy kincsnek tartják a tömör írásokat, még inkább egy távoli munkahelyen, ahol az emberek nem ugorhatnak át magyarázatot kérni. Ez azt jelenti, hogy létfontosságú, hogy megfelelően rendszerezze gondolatait, és a lehető legtisztább legyen a dokumentációban. Munkahelyi dokumentumok írásakor kerülje a felesleges kifejezéseket, a hosszú mondatokat és a felesleges zsargont.
Használjon felsorolásjeles listákat a kulcsfontosságú információk kiemelésére, és a nagy szövegrészek bekezdésekre való szétválasztására. Ez különösen akkor hasznos, ha nagy mennyiségű információt szeretne közölni, mivel emészthető falatokra bontja a szöveget, és megkönnyíti a beolvasást. Ezenkívül olyan szavakat szeretne használni, amelyeket a munkahelyén mindenki megért, függetlenül a műszaki szakértelemtől. Végül mindig saját maga szerkesztheti munkáját az írás javítása érdekében mielőtt kiküldi; egy extra szempár is segíthet a hibák felderítésében.
2. Tárolja a digitális dokumentumokat központi helyen
A munkahelyi dokumentumokhoz való könnyű hozzáférés kritikus fontosságú a távoli munkaerő számára. Senki sem akarja vesztegetni az idejét a Slack üzenetek vagy a régi e-mailek közötti keresgélésre, hogy létfontosságú információkat találjon. tudsz létrehoz egy belső wikit vagy használjon tudásbázis szoftvert a kihívás leküzdésére. Egy belső wiki központosított, kereshető tárhelyet biztosít az összes munkahelyi dokumentációhoz, beleértve a vállalati szabályzatokat, az értekezlet-jegyzeteket, a használati útmutatókat és a bevezető dokumentumokat, hogy csak néhányat említsünk.
Belső wiki eszközök, mint pl Tettra lehetővé teszi dokumentumok létrehozását, szerkesztését és tárolását egy helyen, és néhány kattintással megoszthatja őket csapatával. Alternatív megoldásként, ha szervezete folyamatosan kapcsolatba lép az ügyfelekkel – és szeretné a belső és külső dokumentációt ugyanazon a helyen tartani – tudásbázis eszköz mint 360. dokumentum lehet jobb megoldás. A tudásbázis alapvetően belső dokumentumok és ügyfélszolgálati források, például GYIK, felhasználói kézikönyvek és termékinformációk online könyvtára.
3. Hozzáférés-vezérlési házirendek érvényesítése
Bár elengedhetetlen a munkahelyi dokumentumok központi tárháza, azt is szeretné kezelni, hogy ki férhet hozzá és kik módosíthatják a dokumentumokat. Előfordulhat, hogy vannak olyan dokumentumai, amelyek csak bizonyos részlegekre vonatkoznak, vagy olyan bizalmas fájlokat, amelyekhez csak a rendszergazdák férhetnek hozzá. Ez segít megőrizni a dokumentumok biztonságát, és megakadályozza a véletlen vagy jogosulatlan módosításokat. Tehát a munkahelyi dokumentációs eszköz kiválasztásakor válasszon egyet, amely támogatja ezt a funkciót, és testreszabhatja a hozzáférés-vezérlési beállításokat a szervezeti igényeknek megfelelően.
Például a Document360 több fiókot biztosít, amelyek segítségével eldöntheti, hogy az egyes felhasználók milyen szintű hozzáféréssel rendelkeznek a dokumentációhoz. A Tettra tartalmaz egy engedélyrendszert is, amely lehetővé teszi annak szabályozását, hogy ki szerkeszthet, tekinthet meg vagy publikálhat bizonyos dokumentumokat.
4. Vegye figyelembe az online biztonság bevált gyakorlatait
A hozzáférés-szabályozási házirendek betartatása segít, de ez nem elég ahhoz, hogy megvédje munkahelyi dokumentumait a biztonsági fenyegetésektől. Ahogy egyre több vállalkozás költözik az internetre, egyre nő a kiberbűnözés, ezért további óvintézkedéseket kell tennie annak biztosítása érdekében, hogy digitális dokumentációja biztonságban legyen a hackerekkel szemben.
Ha a biztonságot szem előtt tartva hatékony digitális dokumentációs stratégiát szeretne létrehozni, el kell kerülni a gyakori távmunka biztonsági hibái például személyes eszközök használata munkahelyi feladatokhoz, jelszavak megosztása és a biztonsági frissítések telepítésének elhanyagolása. Ezenkívül az erős jelszavak létrehozása mellett gondoskodnia kell arról, hogy rendszeresen módosítsa azokat, hogy csökkentse a feltörés kockázatát. Ezenkívül titkosíthatja munkahelyi dokumentumait, hogy további védelmet biztosítson. Végül pedig ne felejtsen el VPN-t használni adatai biztonságának megőrzése érdekében, különösen, ha nyilvános Wi-Fi hálózaton dolgozik.
5. Tartson biztonsági másolatot
Minden erőfeszítése ellenére mindig fennáll annak esélye, hogy munkahelyi dokumentumai elvesznek vagy megsérülnek. Bár a tudásbázis-eszközök elsődleges tárolási megoldásként való használata segít csökkenteni az adatvesztés kockázatát, továbbra is érdemes biztonsági másolatot készíteni arra az esetre, ha valami baj történne. Ennek az az oka, hogy ezeknél a megoldásoknál az Ön hatáskörén kívül eső műszaki problémák is előfordulhatnak, ami legalább azt jelenti, hogy ezalatt az időszak alatt nem fog hozzáférni dokumentumaihoz.
A biztonság kedvéért fontolóra veheti az olyan kiegészítő biztonsági mentési megoldásokat, mint a Google Drive és a helyi tárolóeszközök. Természetesen nem szeretné, hogy ugyanannak a dokumentumnak több példányát kelljen nyomon követnie, ezért a munkahelyi dokumentációs eszközök használata előtt alakítson ki egy világos biztonsági mentési stratégiát. Így biztos lehet benne, hogy dokumentumai mindig rendelkezésre állnak, amikor szüksége van rájuk.
6. Digitalizálja papírdokumentumait
Ha továbbra is a papíralapú dokumentációra támaszkodik, itt az ideje, hogy áttérjen a digitális másolatokra, vagy legalábbis készítsen digitális másolatokat. Ez nemcsak a nagy mennyiségű fájl kezelését könnyíti meg, hanem javítja a hozzáférhetőséget, az együttműködést és a biztonságot is.
A papíralapú dokumentumok digitalizálására lapolvasót használhat. Miután megvan a dokumentumok digitális másolata, feltöltheti azokat választott munkahelyi dokumentációs eszközébe az egyszerű hozzáférés és az együttműködés érdekében.
7. Használja az egyértelmű indexelést a gyors azonosításhoz
Ha sok dokumentummal rendelkezik, nehéz lehet nyomon követni őket. Ezért elengedhetetlen, hogy egyértelmű indexelési rendszert használjon a munkahelyi dokumentumokhoz. Így könnyedén megtalálhatja a szükséges fájlokat – amikor szüksége van rájuk. A dokumentumok indexelésének néhány különböző módja van; például kezdheti azzal, hogy típus, dátum vagy projekt szerint kategorizálja őket. Ez megkönnyíti a konkrét dokumentumok megtalálását, amikor szüksége van rájuk.
Egy másik lehetőség a kulcsszavak használata a munkahelyi dokumentumok indexeléséhez. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha sok fájlja van, és gyorsan meg kell keresnie őket. Bármilyen indexelési rendszert is használ, győződjön meg arról, hogy az egységes és könnyen érthető.
A távoli csapatoknak intelligens dokumentációs stratégiára van szükségük
A távoli munkahelyi dokumentáció elengedhetetlen a szervezet zökkenőmentes működéséhez. Hatékony digitális dokumentációs stratégia létrehozásával biztosíthatja, hogy csapatai gyorsan hozzáférjenek a szükséges információkhoz, és eredményesek maradjanak.
