Az olyan szoftverek használatának előnye, mint a ClickUp vagy az Asana, az azonnali projekttáblák, amelyek minimális testreszabást igényelnek. De ha Ön a Notion felhasználója, vagy szeretne az lenni, használhatja azt Projektek és feladatok sablon, hogy gyorsan tervezhessen.
Nem tudja, hogyan működik? Íme egy gyors kezdési útmutató, amely segít elindulni.
Feladatok sablon magyarázataként
A Notion feladatsablonja lényegében egy projektenként rendezett teendőlista. A projektek csoportokként jelennek meg az adatbázison belül, a csoporton belül látható sorok vagy oldalak pedig feladatok.
A feladatok és a projektoldalak között itt kell elvégeznie a munka nagy részét. Amikor új csoportokat és feladatokat ad hozzá, azok megjelennek a projektek oldalán, az aktuális adatokon és tulajdonságokon végzett bármilyen módosítással együtt.
A feladatoldal alapértelmezett tulajdonságai a következők:
A feladat neve, Állapot, Hozzárendelni, Esedékes, és Projekt. Íme egy gyors összefoglaló arról, hogy mindegyik mit csinál:A feladat neve
A feladat neve segít a feladatok gyors azonosításában, ezért érdemes egy kicsit leíró jellegűnek lenni, és egyedivé tenni őket. A feladat nevére kattintva is megtekintheti vagy hozzáadhatja a releváns információkat. Ha nem szeretné, hogy osztott képernyőn nyíljon meg, megteheti módosítsa az oldal betekintési módját mellette lévő adatbázis elrendezési beállításaiban Nyissa meg az oldalakat. Ezt az adatbázis jobb felső sarkában található három pontra kattintva találhatja meg.
Állapot
Állapot gyors áttekintést ad az előrehaladásról. Számos állapotlehetőség létezik, amelyek kategóriákba sorolhatók Csinálni, Folyamatban, és teljes. Végezze el a feladatokat, mint pl Kész és Archívum kitölti a folyamatjelző sávot a projektek oldalán.
Hozzárendelés és esedékesség
Hozzárendelni megmutatja, kié a feladat. Esedékes határidőket közöl, és lehetővé teszi állítson be emlékeztetőket. Ezek határozott őrzők, ha másokkal együttműködnek, feladatokat delegálnak, vagy nyitott feladattáblát hoznak létre.
Projekt
Projekt egy relációs tulajdonság, amely a feladatot a megfelelő projekthez kapcsolja. Egy feladat csak egy projekthez kapcsolódhat. Ha úgy találja, hogy ez az oszlop irreleváns, mivel csoportosította projektjeit, kattintson a címére, és válassza ki Elrejteni a kilátásban hogy eldugjam. A törlés megszakítja az oldalak közötti kommunikációt.
A Notion feladatsablon nézetei
A feladatok adatbázisának tetején, a címe alatt láthatja a nézeteket Projekt szerint, Enyém, és Emberek. Alapértelmezés szerint a projekt nézetben van, amelyben projektenként rendezheti a feladatokat.
A Enyém nézet létrehoz egy teendőlistát az összes feladatról, ellenőrzőlistába rendezve azokat. Az egyetlen tulajdonság, amely látszólag itt nem tükröződik Állapot, de ha a jelölőnégyzet oszlopa fölé néz, észre fogja venni, hogy ugyanazt a szimbólumot használja, mint a másik nézet állapotoszlopa. És ha itt lejelöl valamit, mindenhol máshol készként jelöli meg.
A Emberek nézet gyors áttekintést nyújt azokról a feladatokról, amelyeken Ön és csapattársai dolgoznak. Ez egy kiváló eszköz arra, hogy bejelentkezzenek egymáshoz, és megbizonyosodjanak arról, hogy valakinek a terhelése nem túl nagy.
A feladatok rendezésének másik módja a szűrők használata. Ezeket megtalálhatja az adatbázis tetején lévő nézetbeállítások alatt, és használhatja őket a tulajdonságok szerinti rendezéshez. Például mindent megtekintve a Nem kezdődött állapot vagy csak bizonyos személyekhez rendelt feladatok.
Projektsablon magyarázatban
A projektsablon az összes projekt gyors áttekintését tartalmazza. Vizuálisabb táblaelrendezést használ, ahol áthúzhatja az elemeket az állapotok között.
Első pillantásra láthatja az aktív projektek specifikációit és előrehaladását azok tulajdonságainak köszönhetően. Ha ezeket kitölti, megjelennek a táblán.
Ha nem talál olyan ingatlant, amelyre szüksége van, kattintson a táblára, hogy megnyissa az oldalát, és a cím alatt találja a tulajdonságait. Itt módosíthatja az állapotát, hozzáadhat személyeket a projekthez, megtekintheti a folyamatjelző sávot, valamint hozzáadhatja vagy szerkesztheti az idővonalat.
A projekt oldalon megjelenik a feladatcsoportja is, ahol további, a projekttel kapcsolatos információkat és adatokat adhat hozzá.
A Feladatok és projektek sablon testreszabása
Természetesen szeretné személyre szabni a sablont, és sajátossá tenni. Így teheti meg.
Tulajdonságok hozzáadása a feladatoldalon
Ha tulajdonságokat szeretne hozzáadni a feladatoldalhoz, kattintson a csoport jobb felső sarkában található hozzáadás szimbólumra. Ezzel egy listát hoz létre, amelyből választhat, és onnan kattintson arra, amelyet fel szeretne venni. Miután bekerült az adatbázisba, kattintson a címére a kívánt név megadásához.
Állapotok módosítása a Feladat oldalon
Az állapotoszlop szerkesztéséhez vagy további opciók hozzáadásához kattintson a feladat állapotára a menü előhívásához, és válassza ki Tulajdonság szerkesztése az alján. Ban,-ben Tulajdonság szerkesztése menüben az állapotok három kategóriája jelenik meg: Teendő, Folyamatban és Befejezett. Kattintson az aktuális beállításokra a név és a szín szerkesztéséhez, vagy válassza ki a kategória címe melletti hozzáadás szimbólumot új hozzáadásához.
Tulajdonságok hozzáadása a projektoldalon
A leggyorsabb módja annak, hogy tulajdonságokat adjon a projekt oldalához, ha rákattint az egyik táblára. Az oldal tetején látni fogja a lehetőséget # további ingatlan. Kattintson erre, és az opcióra Adjon hozzá egy tulajdonságot meg fog jelenni. Miután hozzáadott egy ingatlant egy projekthez, látni fogja az összes többi projektben is.
Állapotok módosítása a Projekt oldalon
Technikailag a tulajdonság oszlop elrejtőzik a projekt oldalán, így előfordulhat, hogy nem világos, hogyan kell ezeket szerkeszteni. De ha már tudod, hol kell keresni, akkor ez egy csapásra.
Kattintson a három pontra az adatbázis jobb felső sarkában, és válassza ki Tulajdonságok, és válasszon Állapot. Most benne leszel Tulajdonság szerkesztése menüben, ahol a jelenlegi beállításokra kattintva szerkesztheti őket, és a hozzáadás szimbólumra kattintva újakat hozhat létre.
Szervezze feladatait és projektjeit ötletekkel
Bár elsőre bonyolultnak tűnhet, amikor lebontja a fogalmakat Projektek és feladatok kisebb részekre bontva és dolgozni vele, pillanatok alatt pontosan tudni fogja, mit csinál. A legjobb kiindulópont az, ha megismeri a sablont, és később extrákat ad hozzá.