3 hatékony módszer a ChatGPT használatára az Excelben

Az Excel egy hihetetlenül hasznos eszköz a nagy mennyiségű adat kezeléséhez. A megfelelő képletek megtalálása és megvalósítása azonban néha bonyolult és frusztráló élmény lehet. Szerencsére a ChatGPT kiváló forrás lehet ezeknek a kihívásoknak a leküzdésében.

Az AI nyelvi modell segítségével segítséget kérhet az Excellel kapcsolatos problémák megoldásában, képleteket hozhat létre, és valós idejű válaszokat kaphat, hogy a legtöbbet hozza ki az Excelből. Ebben a cikkben megvizsgálunk néhány hatékony módszert a ChatGPT Excelben való használatára, és megtudjuk, hogyan javíthatja az adatelemzési élményt.

1. Használja a ChatGPT-t képletek létrehozásához és megvalósításához

A megfelelő Excel-képletek létrehozása vagy megtalálása megfélemlítő és időigényes lehet. Sőt, ha a képlet hibát tartalmaz, az hibás eredményeket produkálhat, aminek javítása még bonyolultabb lehet.

A gondok elkerülése érdekében megkérheti a ChatGPT-t, hogy hozzon létre képleteket az Ön számára, annak konkrét részletei alapján, hogy mit szeretne tenni a képletével. Megkérheti a chatbotot, hogy javasoljon képleteket az adott feladatok alapján, vagy kérhet útmutatást egy már meglévő képlethez.

A kezdéshez sorolja fel a képletre vonatkozó alapvető követelményeket. Ez tartalmazhat egy mintát a táblázatból és az elvégzendő feladat leírását. Ha ez megtörtént, megkérheti a ChatGPT-t a képlet létrehozására. Ez magában foglalhatja a képlet-/függvénykészítő használatát, vagy a képlet manuális hozzáadását a táblázathoz.

Íme egy példa: Volt egy táblázatunk, amely a különböző termékek különböző városokban történő értékesítésének adatait tartalmazza, és ki akartuk számolni az egyes termékek összértékesítését. Minden szükséges adatot megadtunk a ChatGPT-ben, és megkértük, hogy számítsa ki az A termék eladásait.

Íme, hogyan reagált:

Pontosan követtük az Excel táblázatunkban szereplő lépéseket, és a képlet pontosan kiszámította az összértékesítést.

Amikor arra kéri a ChatGPT-t, hogy hozzon létre képleteket az Ön számára, néhány dolgot tartson szem előtt:

• Minél több információt adsz meg, annál jobb. Ügyeljen arra, hogy az utasítások világosak és konkrétak legyenek. Ha a táblázat nem túl hosszú, kimásolhatja a tartalmát, és megadhatja a chatbotnak a pontosabb válasz érdekében. Arról is beszéltünk hogyan írhat hatékony ChatGPT-kéréseket a legjobb válaszokért korábbi útmutatónkban, amelyre erre a célra hivatkozhat.
• Ellenőrizze még egyszer a ChatGPT által létrehozott képletek formázását és szintaxisát. Ha ezek közül bármelyik helytelen, az Excel hibát ad vissza.
• Mindig ellenőrizze az eredményeket a pontosság érdekében. Bár a ChatGPT képes képleteket létrehozni az Ön számára, bizonyos korlátai is vannak. A legjobb, ha a képletet kis adatmintán teszteli, hogy megbizonyosodjon arról, hogy pontos eredményeket ad.

Ezeket a szempontokat szem előtt tartva hatékonyabban és magabiztosabban használhatja a chatbotot, hogy leküzdje a táblázatokkal való munkával kapcsolatos félelmeit.

2. Használja a ChatGPT-t makrók létrehozásához

A makrók olyan utasítások halmaza, amelyek arra utasítják az Excelt, hogy bizonyos feladatokat meghatározott sorrendben hajtson végre. Ez azt jelenti, hogy a makrók lehetővé teszik egy adott műveletsor rögzítését, majd későbbi végrehajtását egyetlen kattintással anélkül, hogy minden alkalommal manuálisan meg kellene írnia a kódot.

A makrók Excelben való létrehozása azonban kissé ijesztő lehet, különösen, ha nem ismeri a programozást vagy a VBA-t. Szerencsére a ChatGPT segíthet Önnek ebben a folyamatban hasznos útmutatásokkal és tanácsokkal.

Nézzünk egy példát. Van egy táblázatunk az értékesítési adatokról a következő oszlopokkal:

• Alkalmazott Neve
• Vidék
• Negyed
• Összes értékesítés

Olyan szűrőt szeretnénk létrehozni, amely megjeleníti az első negyedévben az északi régió teljes értékesítését. Ezt leírtuk a ChatGPT-nek, és létrehoztunk egy makrót ehhez az alábbiak szerint:

Ha megvan a szükséges makró, implementáljuk és futtassuk:

1. megnyomni a Alt + F11 gombokat a billentyűzeten a Visual Basic Editor megnyitásához.
2. A következő ablakban navigáljon ide Beszúrás > Modul.
3. Ide írja be a ChatGPT-ből korábban másolt kódot.
4. Zárja be a párbeszédpanelt, és kattintson a gombra Fájl > Mentés másként.
5. Bontsa ki a Mentés típusaként legördülő menüt, és válassza ki Excel makró-kompatibilis munkafüzet.
6. Kattintson Megment a makrófájl mentéséhez.
7. Most térjen vissza a munkalaphoz, és menjen a Fejlesztő lapon.
8. Kattintson Makrók és válassz FilterData a listáról.
9. Végül üss Fuss.

Ez a makró most úgy szűri az adatokat, hogy csak a megcélzott régió eladásait jelenítse meg.

3. Használja a ChatGPT-t az e-mailek küldésének automatizálására

Nagy csapat menedzselésekor az olyan feladatok automatizálása, mint az e-mailek küldése, életmentő lehet. Az Excel különféle módszereket kínál az e-mailek küldésének automatizálására, ami különösen hasznos, ha rendszeresen leveleznek hasonló adatokkal rendelkező emberek csoportjának. Ezenkívül a ChatGPT beépítése tovább racionalizálhatja az e-mail automatizálási folyamatot a maximális hatékonyság érdekében.

Ennek legegyszerűbb módja, ha megkéri a ChatGPT-t, hogy hozzon létre egy releváns VBA-makrót. Ez a módszer nagyon hasonlít a fentebb már leírt lépésekhez. Nézzünk gyorsan egy példát.

Tegyük fel, hogy van egy listánk a cégünk felső vezetése e-mail címeiről, és el kell küldenünk nekik az első negyedév bevételi jelentését e-mailben. Így fogjuk megkérni a ChatGPT-t, hogy hozzon létre egy VBA-makrót.

Ha megvan a makró, elmentjük a modult, és a fent leírt lépések szerint futtatjuk. Ilyen egyszerű az egész! A ChatGPT Excelben való használatához felsorolt ​​három módszeren kívül használhatja a chatbot segítségével elemezheti és megjelenítheti az adatokat Excelben olyan eszközök segítségével, mint a diagramok és az adatelemzés Toolpak. Megkérheti a ChatGPT-t, hogy magyarázza el, hogyan kell ezeket az eszközöket hatékonyan használni.

Ezenkívül a ChatGPT segítségével elháríthatja a problémákat az Excelben, megadva a felmerült hiba részleteit. Miközben számos olyan dolgok, amelyeket a ChatGPT nem tud megtenni az Excelben mégis nagyszerű eszköz, amely segíthet abban, hogy profi legyen a táblázatkezelő.

ChatGPT a mentéshez

A ChatGPT értékes erőforrás, amellyel a legtöbbet hozhatja ki az Excelből. Használhatja új képletek létrehozására, segítséget kérhet a táblázathibák esetén, és akár új készségeket is elsajátíthat, ha megkéri, hogy magyarázza el bizonyos funkciók működését. Ha helyesen használja, akkor maximalizálhatja az Excel termelékenységét, és leküzdheti a táblázatkezeléssel kapcsolatos félelmeket.