A Microsoft Forms enyhe felhasználói felülettel és elegáns élménnyel rendelkezik. Kicsi az esélye, hogy kidobja, ha először próbálja ki. Bár a felhasználói felület átfogó, még mindig szüksége van néhány profi tippre a Microsoft Forms produktívabb használatához.
Íme kiváló módszerek a Microsoft Forms alkalmazásának felmérésére és üzleti igényeire.
1. Ossza meg űrlapját
Az űrlap megosztása a felmérés végső célja. Ez könnyű:
- Kattintson Válasz gyűjtése az űrlap jobb felső sarkában.
- Válassza ki a címzett csoport preferenciáját a lehetőség kiválasztásával Bárki válaszolhat, Csak a szervezetemhez tartozó személyek válaszolhatnak, vagy A szervezetemben meghatározott személyek válaszolhatnak.
- Kattints a URL rövidítése jelölőnégyzet rövidebb URL-címhez (nem kötelező). Ezután kattintson a Másolás gombra a felmérés megosztásához a cél résztvevőkkel.
Oszd meg bizonyos emberekkel egyéni meghívók segítségével
Az űrlap megosztása közben egyéni meghívó üzenettel is biztonsági másolatot készíthet róla, hogy professzionálisabb legyen:
- Kattints a Válasz gyűjtése lapon az űrlap jobb felső sarkában.
- Válassza ki a címzett preferenciáját.
- Írja be a címzett e-mail címét, nevét vagy csoportját a kapcsolattartó mezőbe. Több címzettet is megadhat.
- Töltse ki a szövegmezőt egyéni üzenetével.
- Végül kattintson Küld. A résztvevők mostantól egyéni üzenetet kapnak, amely az űrlapoldalra vezeti őket.
2. Tekintse meg a választ Excelben valós időben
A Microsoft Forms-válaszok összevetésekor általában le kell töltenie az adatok Excel-példányát. A letöltött adatok nem frissülnek az új beadványokkal. Ezért előfordulhat, hogy időközönként meg kell ismételnie a letöltést a helyi meghajtó meglévő adatainak frissítéséhez.
A többszöri időközönkénti letöltések elkerülése érdekében megvárhatja, amíg a válaszadók kitöltik a kérdőívet, mielőtt exportálnák válaszaikat az Excelbe.
Néha azonban szeretné látni, hogyan reagálnak az emberek valós időben – különösen, ha a felmérés kiterjedt. Könnyű; egy Microsoft 365 Business fiók lehetővé teszi tekintse meg a Microsoft Forms válaszait valós időben az Excelben. Ezt közvetlenül elérheti a beépített Forms for Excel használatával vagy a Power Automate segítségével.
3. Megakadályozza a duplikált űrlapválaszokat
A Microsoft Forms alapértelmezés szerint lehetővé teszi, hogy valaki többször válaszoljon. Az űrlapon beállíthatja, hogy személyenként csak egy választ engedélyezzen.
Amikor te megtiltja az embereknek, hogy többször küldjenek be, be kell jelentkezniük a Microsoft-fiókjukba, hogy válaszoljanak a felmérésére. Így az űrlap megakadályozza, hogy ugyanaz a fiók kétszer is hozzáférjen a felméréshez.
4. A Microsoft Forms iFrame beágyazása webhelyére
Ha azt szeretné, hogy az emberek bejelentkezzenek a webhelyére, hogy kitöltsenek egy kérdőívet, ehelyett beillesztheti az űrlapot keretként a webhelyére. Mindössze annyit kell tennie, hogy másolja az elkészített űrlap iFrame-másolatát, és illessze be webhelye HTML-kódjába. Ehhez tegye a következőket:
- Lépjen az űrlapra, és kattintson Gyűjtsd össze a válaszokat a jobb felső sarokban.
- Kattintson a megnyílt oldalsáv jobb alsó sarkában található kód ikonra.
- Kattintson a beágyazási kód másolására Másolat.
- Illessze be a kimásolt kódot webhelye HTML-fájljába.
5. Használjon QR-kódot az űrlapok megosztásához
Az űrlap QR-kódját is letöltheti és elküldheti válaszadóinak. Ez egy alternatív módja a felmérés URL-jének megosztásának egy fókuszcsoporttal. A Microsoft űrlap QR-kódjának letöltéséhez:
- Menj a Gyűjtsd össze a válaszokat érintse meg a jobb felső sarokban.
- Kattintson a QR-kód ikonra az oldalsáv alján (a kód ikontól balra).
- Kattintson Letöltés a QR-kód kép mentéséhez a helyi meghajtóra.
- A letöltött QR-képet mostantól megoszthatja célcsoportjával.
6. Állítsa be az űrlap kitöltésének időtartamát
Előfordulhat, hogy nem futtat egy kvízt, de továbbra is azt szeretné, hogy a válaszadók meghatározott időtartamon belül töltsék ki az űrlapot. Például azt szeretné, hogy az álláspályázók egy adott dátum előtt válaszoljanak egy jelentkezési űrlapra. Válaszukat határidőhöz kötheti.
Ezt az űrlapbeállítások módosításával teheti meg:
- Kattintson a három vízszintes menüpontra a jobb felső sarokban.
- Menj Beállítások.
- Kattintson Kezdő dátum. Ezután kattintson Adatok vége hogy összefoglaljuk a felmérés időtartamát.
- Az űrlapot a kattintással is időzítheti Állítsa be az időtartamot; ez elindít egy időzítőt, amint valaki elkezdi kitölteni az űrlapot.
Ha időzítette a felmérést, a válaszadók a kezdés előtt értesítést kapnak arról, hogy ez egy időzített felmérés.
7. Kvízek létrehozása és testreszabása a Microsoft Forms alkalmazásban
A Google Űrlapokhoz hasonlóan a Microsoft Forms-ban is készíthet kvízeket. Szerencsére a kvízeket ugyanolyan egyszerű elkészíteni, mint a hagyományos űrlapokat. Kvíz létrehozása a Microsoft Forms programban:
- Kattintson Új kvíz a Microsoft Forms irányítópultjáról.
- Töltse ki a cím mezőt a kvíz nevével. Ezután írja be az opcionális leírást a mező alá, ha rendelkezik ilyennel.
- Kattintson Új hozzáadása.
- A megjelenített sávban láthatja a rendelkezésre álló kvízbeállításokat. Például választhat Választás több lehetőséggel kapcsolatos kérdésekhez.
- Kattintson Új hozzáadása új kérdés hozzáadásához.
Állítsa be a kvíz eredményének láthatóságát
Azt is meg szeretné akadályozni, hogy a résztvevők lássák a teszteredményeket a beküldés után:
- Kattintson a három vízszintes menüsorra a jobb felső sarokban.
- Menj Beállítások.
- Kapcsolja ki Az eredmények automatikus megjelenítése.
8. Töltse fel és testreszabja az űrlap témáját
A felhasználói felületen kívül a Microsoft Forms segítségével meghatározhatja, hogy a válaszadók milyen felhasználói felületet látnak, amikor megnyitják a felmérést. Ez egy kiváló módja annak, hogy megmutassa professzionalizmusát. Míg a Microsoft Forms beépített témákat biztosít, egyéni témát is tervezhet és feltölthet.
- Az űrlapon kattintson a gombra Téma a jobb felső sarokban.
- Válasszon a felsorolt témák közül.
- Egyéni téma feltöltéséhez kattintson a kereszt jelre (+) a témasáv jobb alsó sarkában.
- Kattintson a kép ikonjára a következő menüben.
- Ezután töltsön fel egy témát a Bingből vagy a OneDrive-ból. Vagy kattinthat Feltöltés hogy válasszon témát a helyi meghajtóról.
9. Engedélyezze másoknak az űrlapsablon használatát
Ha készített egy szép témát átfogó és releváns felmérési kérdésekkel, megengedheti másoknak, hogy használják. Ha megengedi másoknak, hogy használhassák a sablont, akkor helyette annak másolatát osztja meg. Ezért a válaszadók sablonként használhatják felméréseikhez.
Lépjen be az űrlapba, és kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson a három vízszintes menüpontra a jobb felső sarokban.
- Kattintson Együttműködés vagy másolás.
- A Megosztás sablonként részben kattintson a gombra Szerezzen be egy linket a sokszorosításhoz.
- Másolja ki a létrehozott linket, és ossza meg résztvevőivel. Bár továbbra is ki tudják tölteni és beküldhetik az űrlapot, lemásolhatják, és sablonként használhatják felméréseikhez, ha rendelkeznek Microsoft 365-fiókkal.
10. A búcsúüzenet testreszabása
Azt is megköszönheti résztvevőinek, hogy időt szánnak a felmérés megválaszolására. Ez az üzenet akkor jelenik meg, amikor elküldik az űrlapot.
Egy ilyen üzenet sokat segíthet a résztvevőkkel való kapcsolat kialakításában. Használhatja ezt a lehetőséget például arra, hogy emlékeztesse válaszadóit arra, hogy egy adott időpontban válaszolni fog a bemeneteikre. A búcsúüzenet testreszabása:
- Kattintson a három vízszintes menüpontra az űrlap jobb felső sarkában.
- Menj Beállítások.
- Kattints a A köszönő üzenet testreszabása jelölőnégyzetet.
- Ezután töltse ki a mezőt üzenetével.
Az űrlap elküldése után az emberek mostantól megkapják üzenetét.
11. Minden válaszról e-mailben értesítjük
E-mail értesítést kaphat minden alkalommal, amikor valaki válaszol a felmérésére. Bár ez nem feltétlenül kívánatos gyakorlat kiterjedt felmérésekben, segít a válaszok nyomon követésében – különösen, ha kevesebb a résztvevője. Ehhez tegye a következőket:
- Kattintson a három vízszintes menüsorra a tetején. Akkor menj ide Beállítások.
- Kattints a Minden válaszról e-mail értesítést kap jelölőnégyzetet.
12. Készítsen másolatot az előző űrlapokról
Míg egy korábbi űrlap szerkesztésével és egy másik felméréshez való felhasználásával gyorsabbá válik a munka, a végén felülírja annak tartalmát. Másolja meg azt az űrlapot, amelyre építeni szeretne, és ehelyett szerkessze a másodikat:
- Nyissa meg a Microsoft Forms irányítópultját.
- Miután megtalálta az előző űrlapot, amelyre építeni szeretne, kattintson a három vízszintes pontra a szalaghirdetés jobb alsó sarkában.
- Válassza ki Másolat megkettőzni. Most már szerkesztheti az extrát.
Ossza meg felméréseit professzionálisan
Az olyan online felmérési eszközök, mint a Microsoft és a Google Forms, megkönnyítik az életet. Miközben azonban kihasználhatja egyszerűségüket a lokalizált és kiterjedt felmérésekhez, a professzionális felhasználási eseteik körüljárása tovább egyszerűsíti azokat.
Noha ebből a cikkből megismerte a Microsoft Forms használatára vonatkozó tippeket és trükköket, érdemes lehet a Google Űrlapok professzionális használatára is tekinteni.
