A teendőlista összeállítása hatékony termelékenységi hack, amely segít a figyelmet a fontos dolgokra irányítani. A termelékenység javítása érdekében azonban fontolóra veheti, hogy kiegészítse ezt egy nem teendők listájával.
A nem-teendők listájának olyan csekély értékű feladatokat és szokásokat kell tartalmaznia, amelyekre tudatosan ritkán gondol, és amelyek elvesztegetik az idejét és energiáját. Ennek a listának a létrehozása és ezen szokások elkerülése több kielégítő feladatnak ad helyet. Bár a nem-teendők listája végső soron rajtad múlik, ez a cikk néhány gyakori példát mutat be a kezdéshez.
1. Egész nap ellenőrzi e-mailjeit
Ha nem szeret olvasatlan vagy megválaszolt üzeneteket hagyni, valószínűleg megszokta, hogy munkanapja során folyamatosan ellenőrzi e-mailjeit. A beérkező levelek között eltöltött sok idő produktív szokásnak tűnhet, de nem az, hacsak nem ezt követeli meg a munkája.
Ezzel a szokással az egyik fő probléma az, hogy reaktív módba helyezi Önt, mivel hagyja, hogy a beérkező levelek határozzák meg az aznapi feladatait, ahelyett, hogy saját feladatait rangsorolná. Ez elveszi azt az időt és összpontosítást, amelyet értelmesebb tevékenységekbe kell fektetnie.
Ennek ellenére meg kell fontolnia, hogy proaktívabb legyen az idővel és a postafiókkal az e-mail-tevékenységek csoportosításával. Feladat kötegelés magában foglalja a hasonló feladatok csoportosítását és egy menetben történő feldolgozását, például az e-mailek ellenőrzését és megválaszolását a nap meghatározott szakaszaiban, a többi időt a produktív feladatokra hagyva.
2. Többfeladatos
Egy másik szokás, amely termelékenységi hackként álcázza magát, a multitasking. Bár ellentmondásosnak tűnhet, többfeladatos, vagy pontosabban kontextusváltás, időigényes és hatástalan lehet. Ennek az az oka, hogy az egyszerre több dologgal való próbálkozás arra kényszeríti az agyat, hogy folyamatosan váltson a feladatok között, ami kimerítő lehet, és csökkenti a hatékonyságot és a pontosságot.
Az egyfeladatos munka viszont lehetővé teszi, hogy egyetlen feladatra összpontosítson, és minden energiáját annak elvégzésére fordítsa. Ez minimalizálja a zavaró tényezőket, javítja a koncentrációt, és segít gyorsabban és jobb eredménnyel végrehajtani az egyes feladatokat.
3. Igent mondani a szükségtelen találkozókra
A következő szokás a nem-teendők listájához az, hogy igent mond a szükségtelen találkozókra. Ha elfogad minden találkozót, amely az Ön útjába kerül, az gyorsan kitölti az ütemtervét, így kevés ideje marad a dolgok elvégzésére.
Először próbálja megkérdőjelezni az egyes találkozók célját, és derítse ki, hogy nélkülözhetetlen-e. Egyes értekezletek helyettesíthetők gyorshívásokkal, e-mailekkel vagy csevegőüzenetekkel. Ha az ülés szükséges, gondoskodjon arról, hogy világos napirendje és ütemezése legyen, és próbálja meg a lehető legrövidebbre tartani. Ha szelektíven választja meg az elfogadott megbeszéléseket, az időt szabadít fel a napra, és lehetővé teszi, hogy értelmesebb feladatokra összpontosítson.
A közösségi média nagyszerű eszköz a társaival való kapcsolattartásra és a tájékozottságra, de ez is lehetséges mérsékelje termelékenységét, ha folyamatosan a végtelen nyúlüregekben találja magát hírcsatornák. Ezt a szokást nehéz leszokni, ha figyelembe vesszük, hogy csak néhány óra elteltével veszi észre, hogy ezt csinálja.
Nak nek leküzdeni az esztelen görgetési szokásodat, fel kell ismernie és el kell távolítania azt, ami kiváltja. A leggyakoribb bűnösök az értesítések és a hiányérzet. Miután azonosította és eltávolította a triggereket, olyan eszközöket használhat, amelyek minimalizálhatják a közösségi média alkalmazásokban töltött időt, mint pl. Képernyőidő az iPhone használatának csökkentésére vagy Fókusz mód Androidon.
5. Időpazarlás hétköznapi/ismétlődő feladatokra
A hétköznapi feladatok értékes időt és erőforrásokat igényelnek, amelyeket más, fontosabb feladatokra fordíthat, és ezek jelentik a következő bejegyzést a nem-teendők listáján. Ezek a feladatok könnyen kicsúszhatnak a radar alól, de gyorsan összeadódnak, és nagy időpazarlást jelenthetnek. Néhány példa a hétköznapi feladatokra: adatbevitel, videomegbeszélések átírásaés a közösségi média bejegyzéseinek manuális ütemezése, hogy csak néhányat említsünk.
Számos módja van annak, hogy csökkentse a hétköznapi feladatokra fordított időt, beleértve a feladatok átruházását valaki másra, kiszervezést egy harmadik féltől származó szolgáltatáshoz vagy automatizálási eszközök az ismétlődő feladatok megoldásához. Ezen stratégiák közül egy vagy több időt takaríthat meg, és energiát szabadíthat fel nagyobb hatású feladatok elvégzésére.
6. A telefon használata az ágyban
Bár nem hangzik túl rosszul, a telefon használata az ágyban a okostelefon-szokás, amely akadályozhatja a termelékenységet. Az okostelefon első reggel vagy utoljára éjszakai használata számos káros hatással járhat.
Például a telefon által kibocsátott kék fény megzavarhatja a melatonin termelődését, amely hormon segít szabályozni az alvási ciklusokat. Ezen túlmenően, ha reggel először megnézi a híreket vagy a közösségi médiát, negatív hangot adhat a nap további részére.
Ezt szem előtt tartva elengedhetetlen egy telefonmentes zóna kialakítása hálószobájában. Ez segít az alvás minőségének javításában, és lehetővé teszi, hogy eredményesebben kezdje a napot. Más tevékenységekhez is folyamodhat, mint például egy fizikai könyv olvasása, lefekvés előtti napló írása, vagy egy régimódi ébresztőóra használata az ébresztéshez.
7. A feladatok rangsorolásának elmulasztása
Nem árt, ha úgy tervezed a napod, hogy felírod a teendőid közé a feladatokat, de ha nem rangsorolod őket, nagy eséllyel nem érsz el időben a legfontosabbakhoz. Ideális esetben arra kell törekednie, hogy a legproduktívabb óráit a legnagyobb kihívást jelentő és legfontosabb feladataival töltse. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a legtöbbet hozza ki a napjából, és ne hagyjon ki egyetlen fontos határidőt sem.
Az egyik legjobb módja annak elkészíti a teendők listáját az Eisenhower mátrix segítségével. Ez az egyszerű keret segít meghatározni, hogy mely feladatokat részesítse előnyben sürgősségük és fontosságuk alapján. Miután meghatározta a legfontosabb prioritásokat, először ezek megoldására koncentrálhat, és a többi feladata következhet.
Automatizálja az alacsony értékű feladatokat és szüntesse meg a terméketlen szokásokat a termelékenység növelése érdekében
A személyre szabott nem-teendők listája hatékony stratégia, amely segíthet a legfontosabb feladataira összpontosítani, és növelheti termelékenységét.
Az alacsony értékű feladatok delegálásával, kiszervezésével vagy automatizálásával, valamint az improduktív szokások elhagyásával több helyet biztosíthat az Ön számára legfontosabb dolgoknak, és a legtöbbet hozhatja ki a napjából. Használhatja ezt a listát inspirációként a nem-teendők listájának elkészítéséhez, és elkezdheti eltávolítani az időpazarlást a napi rutinból.
