Kapott már rosszul megírt e-mailt a postaládájába? Lehet, hogy elgondolkodott azon, hogy miről szól ez az e-mail, és hogyan válaszoljon rá. Ha szeretné elkerülni, hogy maga küldjön rossz e-maileket, tekintse át a munkahelyi e-mailekben előforduló gyakori hibák listáját.
1. Hiányzó tárgysor
A munkahelyi e-mailek írásának egyik gyakori hibája a tárgysor hiánya. A tárgysorok listája az első, amit az emberek látnak, amikor megnyitják e-mail fiókjukat. Ha valaki rengeteg e-mailt kap, a leíró és megfelelő tárgysor nélküli e-maileket valószínűleg figyelmen kívül hagyják.
HubSpot blogkutatás megmutatja, hogy a hatékony tárgysoroknak kíváncsiságot kell kelteni, és személyre szabottaknak kell lenniük. A tárgysoron keresztül tájékoztassa a címzettet, hogy miért fontos az e-mailje. A „Hírlevél 1” tárgysor homályos, és senkit sem érdekel. A „Hírlevél 1: E hónap legjobb előadói” azonban valószínűleg több megtekintést kap majd.
2. Rossz hangszín használata
Az e-mail hangszíne tükrözheti azt, ahogyan azt szeretné, hogy észleljenek. A választott szavak pozitív vagy negatív hangot tükröznek. Például annak megjegyzése, hogy valakinek az ötlete „furcsa”, más konnotációja van, mint annak, hogy az ötlet „egyedi”. Tanuljon meg különbséget tenni a jelentésárnyalatok között, és válassza ki a megfelelő szavakat.
A munkahelyi e-maileknek professzionális hangzásúaknak kell lenniük. A formalitás mértéke a munkakultúrától és a címzetthez fűződő szakmai kapcsolatától függ. Ha barátságos a munkakultúra, vagy már régóta munkatárs vagy valakivel, a munkahelyi e-mailt a „Szia John." De ha olyan valakit keres meg egy másik cégnél, akit nem ismer, biztonságosabb, ha a "Tisztelt Mr. Kovács."
Ha kétségei vannak a szavak megválasztásában, forduljon egy online tezauruszhoz vagy szótárhoz. A Grammarly online gépelési asszisztens tartalmazza a írási hang detektor jellemzőiben. A beállításokban módosíthatja a hangszínt, hogy magabiztosan és professzionálisan szóljon.
3. Hiányzó részletek és mellékletek
Bosszantó olyan munkahelyi e-mailt kapni, amely hiányos adatokat tartalmaz. Az oda-vissza e-mailezés információszerzés céljából hatalmas időpazarlás. Ennek elkerülése érdekében vázoljon fel minden alapvet: ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan. A következő formátumot követheti:
- Első bekezdés: Üdvözlet és az e-mail lényege.
- Második bekezdés: Minden lényeges részlet, amelyet a címzettnek tudnia kell a témáról.
- Harmadik bekezdés: Cselekvésre ösztönzés (pl. válaszolniuk kell-e, linket kell-e létrehozniuk stb.).
- Negyedik bekezdés: Köszönöm.
Ne felejtsen el csatolni minden olyan fájlt, amelyre a címzettnek szüksége van. Az egyik gyakori hiba az, hogy azt mondják, hogy anélkül csatolt fájlt! Ezt elkerülheti, ha elolvassa az e-mailt, mielőtt elküldi.
4. A szerkesztés és a lektorálás elhanyagolása
Egy nyelvtani és mondathibákkal teli e-mail professzionálisan hangzik. A címzett azt gondolhatja, hogy nem gondolta át alaposan a kommunikációját. A hibák általában akkor történnek, ha sietsz, vagy gyorsabban gondolkodsz, mint ahogy gépelsz. De vannak módok ennek elkerülésére vagy csökkentésére.
Kezdheti egy vázlattal, mielőtt minden részletet megadna. Miután elkészítette e-mailjét, szánjon időt annak áttekintésére, mielőtt megnyomja a küldés gombot. Mivel íróként nehezebb észrevenni a hibákat, használjon online eszközöket. Ha nem szeret alkalmazásokat és bővítményeket letölteni, keressen rá a a legjobb letöltés nélküli helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrző.
5. Szakszerűtlen e-mail cím
Képzelje el, hogyan reagálna egy ügyfél vagy kolléga, ha e-mailt kapna a [email protected] címről. A nem professzionális e-mail címek miatt úgy nézel ki, nos, nem professzionális. Ennek elkerülése érdekében használja a munkahelyi e-mailt.
Ha nincs céges e-mail címe, olvasson tovább hogyan lehet egyéni e-mail címet használni a Gmaillel professzionális e-mailekhez. Tegyük fel, hogy a Gmail nem az Ön csésze teája. Megtekintheti az egyéni e-mail beállítási lehetőségeket a a legnépszerűbb e-mail szolgáltatók, jobbak, mint a Gmail és a Yahoo Mail.
6. Nincs aláírási blokk
Tekintse az aláírásblokkot névjegykártyájának. Ez az elem az aláírása után kerül elhelyezésre, és tartalmazza az Ön teljes nevét és elérhetőségeit. Az aláírásblokk segít a címzettnek azonosítani a cégét és az Ön által betöltött pozíciót. Lehetővé teszi a címzettek számára, hogy gyorsan megtalálják az Ön adatait, ha az e-mailen kívüli csatornákon keresztül kell elérniük Önt.
Kérdezze meg cégét, hogy rendelkezik-e az aláírási blokk szükséges formátumával. Ha nem, akkor a következő elemeket adhatja hozzá:
- Teljes név
- Szerep
- Csapat/Osztály
- Cégnév
- Elérhetőség
- Cég honlapja
- Vállalati közösségi média fiókok
Az aláírásblokkot testreszabhatja az e-mail beállításaiban. Ne felejtse el szerkeszteni és lektorálni ezt a részt is. Mentés után az aláírásblokk szerepelni fog a kimenő e-mailekben.
7. Nem ismeri a különbséget a másolat és a titkos másolat között
Cc és Titkos másolat után a mezők vannak Nak nek adag. Az egyik gyakori hiba, hogy nem tudjuk, mikor kell használni őket. A cc a másolatot jelenti. Amikor hozzáadja valaki e-mail címét a Cc:
- Az e-mail másolatát is megkapják
- E-mail címük látható az elsődleges címzett számára a Címzett mezőben.
- Tájékoztatást kapnak a kommunikációról, de nem kötelesek cselekedni vagy válaszolni az e-mailre.
Használod Cc hogy az elsődleges címzett tudja, hogy másokat is a hurok alatt tart. Arra is használja, hogy a személyt a Cc tájékozott. Például tudatni szeretné a menedzserével, hogyan halad a csapat projektje. Tehát a csapattársaid címének szerepelnie kell a Nak nek, míg a menedzsere címének szerepelnie kell a Cc.
A Bcc a vakmásolat rövidítése. Amikor hozzáadja valaki e-mail címét a Titkos másolat:
- Megkapják az e-mail másolatát.
- Az e-mail-címüket nem láthatják más címzettek.
Használod Titkos másolat nehogy túlcsorduljanak az emberek postaládái. Ha valaki a Nak nek vagy Cc mezők találatai Válasz mindenkinek, a címzettek a Titkos másolat nem kap e-mailt. Használhatod is Titkos másolat hogy a többi címzett ne tudja meg, hogy valaki más is szerepel az e-mailben. Például, ha ugyanazt a hírlevelet küldi el minden ügyfelének, akkor nem szeretné kitenni egymásnak az e-mail címeiket.
8. E-mail küldés munkaidőn túl
Könnyen elragad egy új projekt izgalma, és hajnali kettőkor e-mailt küld főnökének vagy kollégáinak. Ez azonban problémát jelenthet. Főnöke vagy társai azt gondolhatják, hogy nem tiszteli az idejüket.
Ha az e-mail nem vészhelyzet, küldje el munkaidőn belül, és hagyjon elegendő időt másoknak a válaszadásra. Ezenkívül, ha a problémája sürgős, jobb, ha SMS-t küld, telefonál vagy azonnali üzenetet küld. Jó megoldás az e-mailek ütemezése. A legjobb e-mail ütemezési eszközök, amelyeket érdemes kipróbálni segít e-mailjeinek a beérkező levelek között landolni a nap megfelelő szakaszában.
9. Későn válaszol
Ha későn válaszol az e-mailekre, az a munkája iránti elkötelezettség hiányát jelezheti. Egyszerű ökölszabály, hogy 24 órán belül vagy a feladó megadott időkeretén belül válaszoljon. Ha több időre van szüksége a válasz elkészítéséhez, azonnal és egyértelműen kommunikáljon.
Jó gyakorlat az, ha engedélyezi az e-mail automatikus válasz funkcióit, ha elfoglalt vagy nincs az irodában. Például ellenőrizheti hogyan állíthat be egy ismétlődő nyaralási választ a Gmailben. Az e-mail platformon sablonok is találhatók, amelyek lehetővé teszik az előre megírt válaszok mentését.
Kerülje el a gyakori e-mailezési hibákat, és hagyjon jó benyomást
E-mailjei pozitív vagy negatív benyomást hagyhatnak kollégáiban. A professzionális e-mail etikett javítása érdekében kerülje el ezeket a gyakori hibákat a munkahelyi e-mailekben. És ne feledje, ha kétségei vannak, ne küldje el!
Ha további segítségre van szüksége az e-mailek létrehozásához, próbálkozzon e-mail sablonok használatával. A sablonok használata biztosítja, hogy kommunikációja professzionálisan hangzik és néz ki. Kezdje el felfedezni azokat a platformokat, amelyek segítségével ingyenes sabloncsomagokat tölthet le, amelyeket az e-mail alkalmazásban használhat.