Az alkalmazottak annyira hozzászoktak a munkahelyi alkalmazások közötti váltáshoz, hogy hosszú távú izommemóriát fejlesztettek ki hozzá. Bár kényelmesek, ezek az eszközök csak bizonyos mértékig segítenek.
A lapok váltása csak másodperceket vesz igénybe, de több program egyidejű futtatása esetén hetente több órát is igénybe vehet. És a legtöbb dolgozó észre sem veszi, hogy időt veszteget. A munkafolyamat egyszerűsítése érdekében elmagyarázzuk a túl sok irodai szoftver alkalmazásának veszélyeit.
Mi okozza az alkalmazások közötti váltást munka közben?
A technológia leegyszerűsíti az üzleti folyamatokat azáltal különböző munkafeladatok automatizálása. A projektmenedzsment eszközök megszervezik a csapat feladatait, az időkövetők figyelik az alkalmazottak tevékenységét, az ütemező eszközök pedig beállítják a találkozókat.
Ezzel együtt a szoftverprogramok még mindig nem tudják teljesen helyettesíteni az emberi erőfeszítést. Az automatizálásba való túlzott befektetés, amit sok munkáltató tesz, arra kényszeríti a felhasználókat, hogy több alkalmazással zsonglőrködjenek. Egy longitudinális tanulmány
Okta, Inc. még azt is mutatja, hogy az amerikai vállalkozások 10%-a több mint 199 szoftvert telepít munkához. A legtöbb ember nem tud gyorsan feldolgozni ennyi platformot.6 A túl sok munkaalkalmazás közötti váltás negatív hatásai
Egyesek azt állítják, hogy a lapok közötti váltás csekély ár az automatizálásért és a kényelemért. A digitális bennszülötteknek végül is alkalmazkodniuk kell a változásokhoz. Bár a vállalkozások csak meghatározott funkciókat tudnak konszolidálni, a túl sok munkaalkalmazás átvétele számos hátránnyal jár a munkavállalók számára.
1. A platformok közötti váltás időt pazarol
A vállalatok időt takarítanak meg munkaeszközökbe. Remélik, hogy az olyan alkalmazottak, mint Ön, többet teljesítenek majd napi feladataik egy részének tehermentesítése után. Igen, az irodai szoftverek felgyorsítják a munkafolyamatokat. Beépítheti őket a rutinjába, és minimálisra csökkentheti a munkaterhelését, de a túlzott függőség az ellenkező eredményt eredményezi.
A több alkalmazás közötti gyakori váltás túl sok időt pazarol. Ahelyett, hogy minden felkapott platformot megszerezne, azonosítsa magát mely munkaalkalmazások kezelik a legrosszabb időpazarlókat a munkahelyén. Tanácsolja feletteseinek, hogy korlátozzák magukat az alapvető eszközökre. A szoftverprogramok túlvásárlása csak pazarolja a vállalat erőforrásait, és felesleges stresszt okoz a dolgozóknak.
2. Az információk több platformon való tárolása veszélyezteti a biztonságot
A vagyonfelügyelet döntő szerepet játszik a kiberbiztonságban. A külső és belső támadások megelőzésének legjobb módja, ha figyelemmel kíséri azokat a felhasználókat, akik hozzáférnek, megtekintenek és szerkesztenek fájlokat. Senki sem tudja megmondani, mikor következik be adatszivárgás. Az informatikai vezetőknek valós idejű hozzáféréssel kell rendelkezniük bármely vállalati adathoz a hét minden napján, 24 órában.
Több szoftver használata azonban kihívást jelent a megfigyelés számára. A különböző platformok nyomon követése hatalmas erőforrásokba kerül, így a legtöbb vállalat inkább figyelmen kívül hagyja az alacsony prioritású alkalmazásokat.
Felhívjuk figyelmét, hogy ez a megközelítés veszélyezteti a vállalat általános biztonsági rendszerét. A kiberbűnözők manapság rendelkeznek azokkal a készségekkel és technológiai erőforrásokkal, amelyek még a régi, elavult személyazonosításra alkalmas adatokkal (PII) is visszaélnek. Ne helyezzen át vállalati fájlokat olyan alkalmazásba, amelyet nem tud rendszeresen figyelni.
3. Az alkalmazások közötti váltás megzavarja az ember gondolatmenetét
Az új információk feldolgozása megakadályozza az áramlási állapot elérését. Ha naponta többször ugrál a különböző platformok között, akkor olyan megerőltető feladatokkal kell megküzdenie, amelyek több percnyi összpontosítást igényelnek.
A lapok váltása minimális erőfeszítést igényel, de a különböző feladatokra ugrás jelentős kognitív stresszt okoz. Az alkalmazottak nem olyan gépek, amelyek automatikusan feldolgozzák az új információkat. Beszámoló Psychreg.org azt mutatja, hogy a rövid távú memóriacsatornák csak körülbelül hét elemet képesek tárolni 10-60 másodpercig.
A legjobb megoldás az, ha korlátozzuk a feladatokonként használt rendszereket. Tegyük fel, hogy blogot írsz. Ahelyett, hogy a platformok és a lapok között ugrálna, hogy információkat gyűjtsön írás közben, kutasson és gyűjtse össze a legkritikusabb pontokat előzetesen.
4. Túl sok háttéralkalmazás futtatása rontja az eszköz működését
Túl sok háttérfolyamat futtatása lelassítja az eszközt. Az olyan könnyű alkalmazások, mint az azonnali üzenetküldő platformok és a projektmenedzsment eszközök, nem fogyasztanak sok RAM-ot. A nehéz rendszerek, például fotószerkesztők, webhelykészítők és videokonferencia-alkalmazások egyidejű futtatása azonban némi késést okozhat.
Ismernie kell az eszköz korlátait. Zárja le azokat a feladatokat, amelyek nagy RAM-ot igénylő alkalmazásokat igényelnek, így bizonyos háttérfolyamatokat megszüntethet ebben az időszakban. Nemcsak megvédi a modulját, de gyorsabban is fog dolgozni. A külső zavarok, például a lassan betöltődő oldalak és a lefagyott képernyők megnehezítik a fókuszálást, különösen akkor, ha folyamatosan újraindítja az összeomlott alkalmazásokat.
5. Több platform bevezetése az új alkalmazottakhoz időbe telik
Az új alkalmazottak megtanítása több eszköz egyidejű elsajátítására meghosszabbítja a betanítási folyamatot. Az új rendszerek bevezetése időt vesz igénybe. Több hét ismétlésre lesz szüksége ahhoz, hogy a különböző eszközöket hatékonyan beépítse a munkafolyamatba.
A bevezetőnek az akklimatizációra kell összpontosítania. A az újoncok fogadásának legjobb módjai tartalmazzon csapatbemutatókat, mélyreható képzést és forrásmagyarázatot. De ha az oktató ideje nagy részét az irodai eszközök tanításával tölti, előfordulhat, hogy véletlenül figyelmen kívül hagyja ezeket a tevékenységeket.
6. A dolgozók túl sok platformra emlékezhetnek
A lapok közötti váltás egy dolog, de a naponta használt különböző platformok elsajátítása egy másik dolog. Nem minden eszköz egyformán készült. Bár gyorsan elsajátíthatja az üzenetküldő platformokat és a jegyzetkészítő alkalmazásokat, a projektmenedzsment platformok, a webhelykészítők és a videószerkesztők – egyéb összetett erőforrások mellett – sok képzést igényel.
A túl sok platform tanulmányozása kognitív szempontból kimerítő. Ha órákat tölt az irodai eszközök elsajátításával, nem marad energiája és szellemi ereje a tényleges munkához, így rontja a teljesítményt.
Mit tehet az alkalmazások közötti váltás szükségességének minimalizálása érdekében?
Jobban irányíthatja a munkafolyamatait, ha önálló vállalkozó. Mérje fel a a szabadúszó feladatok automatizálására használt eszközök és nézze meg, hogy melyek illeszkednek jól egymáshoz. A legtöbb felügyeleti eszköz ugyanabban az ökoszisztémában alkalmazza a harmadik féltől származó alkalmazásokat.
Alternatív megoldásként szüksége lesz a felettese támogatására, ha magáncégnek dolgozik. Kérje meg a csapat tevékenységi jelentéseinek áttekintését a munkafolyamat szűk keresztmetszete miatt. Távolítsa el a redundáns eszközöket, ellenőrizze, mely rendszerek működhetnek egyetlen licencelt platformon, és próbáljon ki hatékony fájlmigrációs stratégiákat. Ha van egy alapos érve, küldje el a megfelelő osztálynak.
Szüntesse meg az apró rossz szokásokat, amelyek akadályozzák a munkafolyamat hatékonyságát
Bár a szoftverprogramok bizonyos feladatokat automatizálhatnak, több lehetőség hirtelen elfogadása gátolja a munkafolyamat termelékenységét. Ne túlterheld magad az eszközökkel. A különböző alkalmazások közötti váltáson kívül időt veszíthet olyan esztelen feladatokra is, mint például új oldalak betöltése, programok indítása és fájlok áttelepítése.
A termelékenység további növelése érdekében folytassa annak felmérését, hogy mely apró rossz szokások okoznak szűk keresztmetszeteket a munkafolyamatban. Javasoljuk, hogy kövesse nyomon munkatevékenységét. A feladatok számszerűsítése segít észrevenni az olyan finom, de veszélyes termelékenység-gyilkosokat, mint a halogatás, a közösségi média és a perfekcionizmus.
