Ha küszködik a határidőkkel, hajlamos sokat halogatni, vagy könnyen eltereli a figyelmét egy véletlenszerű értesítés; esetleg a Parkinson-törvény áldozata lehetsz. A Parkinson-törvény kifejti, hogy minél több időt kapunk egy adott feladatra, annál több időbe telik annak elvégzése.
Ez az oka annak, hogy a halogatás olyan elterjedt. De hogyan lehet legyőzni? Mielőtt a Parkinson-törvény leküzdéséről beszélhetnénk, fontos megértenünk annak természetét és azt, hogy miért terjedt el.
Mi a Parkinson-törvény?
A Parkinson-törvény egy közmondás, amelyet híresen alkotott meg Cyril Northcote Parkinson, a brit haditengerészet történésze. Azt állítja:
Általános megfigyelés, hogy a munka úgy bővül, hogy kitöltse a befejezésére rendelkezésre álló időt.
A fogalom megértéséhez vegye figyelembe azt a személyt, aki 48 órás határidőn belül esszét ír. A személy az első napon összegyűjti a releváns adatokat a kutatáshoz, és vázlatot alkot. A következőn nekilátnak a munkának, és megírják az esszé első vázlatát.
A határidő közeledtével, néhány óra hátralévő részében szerkesztik, lektorálják, és végül benyújtják a tervezetet. Mi van akkor, ha az illető 24 órás határidőt kap? Teljesen lehetséges, hogy az illető könnyedén megírta volna a rábízott esszét 24 órán belül, anélkül, hogy a minőség feláldozna.
Most gondold át, milyen gyakran találkoztál hasonló körülményekkel. Valószínűleg több olyan eset is eszébe juthat, amikor hosszabb határidővel kapott feladatot. De ahelyett, hogy a feladatot a feladat elvégzéséhez szükséges időn belül elvégezte volna, minden rendelkezésre álló időt (a határidőnek megfelelően) a feladat elvégzésére fordított.
A Parkinson-törvény alkalmazása a termelékenység maximalizálására
Bár a Parkinson-törvény elterjedt és látszólag elkerülhetetlen, előnyére fordíthatja, ha szabályozza az időtöltést. Íme néhány stratégia, amellyel leküzdheti a Parkinson-kórt, és hatékonyabbá válhat:
1. Állítson be SMART célokat
Az emberek hajlamosak lazítani és többet halogatni, ha nem érzik, hogy a munkájuk fontos. A halogatás másik fő oka a következő lépésekkel kapcsolatos bizonytalanság. Ha nem tudja, mit fog tenni egy projekt befejezése után, valószínűleg késlelteti a befejezését.
Ezért fontos, hogy SMART célokat tűzz ki hogy legyőzze a Parkinson-törvényt. Ha egy konkrét és időhöz kötött célt tart szem előtt, lelkesebben dolgozik azon, és tudatosabban használja fel idejét és egyéb erőforrásait.
2. Hatékony ütemezés
Mindannyian tudjuk az ütemezés fontosságát. Segít abban, hogy tisztában maradjunk azzal, hogyan töltjük az időnket, minimalizálva a Parkinson-törvény negatív hatását. A hatékony ütemezéshez és tervezéshez használhatja naptáralkalmazások a feladatok ütemezéséhez.
Mindazonáltal mindig szerepeltetnie kell egy határidőt az ütemtervében. Egy meghatározott (napi) határidő sürgősséget ad, és kénytelen az aznapi feladatait ezen az időkereten belül elvégezni.
Ha nincs beállított határideje, úgy érzi, több ideje van, és valószínűleg eltereli a figyelmét, vagy lassan fog dolgozni. Azt mondod magadnak, hogy pótolni fogod az éjszakai órák hozzáadásával, "kibővítve a munkát".
A Parkinson-törvény akkor sújt a legjobban, ha egy hatalmas projektet hajt végre hosszú határidővel. A hosszabb határidő azt jelenti, hogy több ideje marad a kikapcsolódásra és a figyelem elterelésére. Ennek elkerülése érdekében a projektet kisebb feladatokra kell bontani. Most állítson be közbenső határidőket az egyes kisebb feladatokhoz, és ütemezze őket ennek megfelelően.
Egy nagy projekt kisebb feladatokra bontása kevésbé ijesztővé és megvalósíthatóbbá teszi; így kevésbé valószínű, hogy halogatod. Ráadásul azzal, hogy rövidebb és közvetlenebb határidőket adsz magadnak, nem adsz magadnak sok időt. Mivel nincs sok szabadidő, sürgősséget érzel, ami motivál a feladatok elvégzésére.
4. Nyomon követési idő
Valószínű, hogy kezdetben pontatlanok lesznek a becslései. Adhat magának 3 órát egy projektre. De miközben dolgozol rajta, rájössz, hogy további 2 órára lesz szükséged a befejezéshez. Ha ez megtörténik, egyszerűen módosítsa az ütemtervet, és adjon magának több időt. A projektek pontos határidőinek meghatározása segít a hatékony tervezésben. Ehhez elkezdheti nyomon követni az egyes projektek befejezéséhez szükséges időt.
Több is van nagyszerű időkövető alkalmazások ott, amelyek segítségével nyomon követheti, hogy egy adott projekt mennyi időt vesz igénybe. Időkövető alkalmazás használatakor hozzáférhet az időnaplóhoz, és megnézheti, mennyi időbe telt a különböző projektek befejezése. Ez segít jobb becslések készítésében és reálisabb határidők meghatározásában projektjei számára, és megakadályozza, hogy időt pazaroljon.
5. A Timeboxing használata
Amikor valamit el kell végeznünk, nem gondolunk arra, hogy mennyi időbe telik a projekt befejezése. Ehelyett arra gondolunk, hogy mennyi időt kapunk a projektre. Itt lép életbe a Parkinson-törvény. Ha a feladatra adott idő meghaladja a szükséges időt, hajlamosak vagyunk az utolsó pillanatra elhalasztani a feladatot.
Ennek elkerülése érdekében használja a timeboxot. Az időkeret azt jelenti, hogy egy adott projektnek mennyi időbe telik egy feladat elvégzése, a feladat elvégzéséhez szükséges időnek megfelelő önszabott határidő (timebox) kitűzése, betartása azt.
Tegyük fel, hogy három napja van egy projekt elvégzésére. Az értékelés során úgy találja, hogy ez három órán belül elvégezhető. Állítson be 3 órás határidőt a projektnek, és törekedjen a határidőn belüli befejezésre. A timeboxing segítségével jobban tudatában lesz annak, hogyan és hol használja az idejét. Ha egy közelgő határidő jár a fejedben, kevésbé valószínű, hogy halogatod.
6. Használja a Pomodoro technikát
A timeboxhoz hasonlóan megteheted használja a Pomodoro módszert, hogy termelékenyebbé váljon és legyőzni a Parkinson-törvényt. A Pomodoro módszer rövid, de intenzív munkameneteket foglal magában, köztük rövid szünetekkel.
A Pomodoro-módszer használatakor nem a feladat tényleges határidejére gondolsz, hanem arra a 25 percre, amelyet magadnak tűztél ki. Ezzel megszűnik a Parkinson-törvény cselekvésének lehetősége. Így használhatja a Pomodoro technikát:
- Jegyezze fel a teendők listáját fontossági sorrendben.
- Állítsa be az időzítőt 25 percre.
- Kezdjen el dolgozni a legmagasabb prioritású feladaton, amíg az időzítő ki nem kapcsol.
- Tartson 5 perc szünetet.
- Ismételje meg négy 25 perces ülést.
- Tartson 30 perces szünetet.
Bár használhat időzítőt a telefonon vagy laptopon, vannak dedikált alkalmazások a Pomodoro technikához amelyek sokkal könnyebbé és hatékonyabbá teszik.
Többet készíthet kevesebb idő alatt
Nem kell az első naptól kezdve mindezekkel a stratégiákkal kezdenie; kiválaszthat egyet vagy kettőt, és a lehető leghatékonyabban végezheti el őket. A trükk az, hogy tudatosítsd, hogyan használod fel az idődet, és megakadályozd, hogy a Parkinson-törvény „kiterjessze a munkáját”.
Ha már rájött a dologra, több ilyen stratégiát beépíthet a rutinjába. De ne csak itt álljunk meg! Megtudhatja, hogyan növelheti termelékenységét, és többet érhet el kevesebb idő alatt.